Складання та оформлення посадової інструкції

Мета роботи: навчитися складати посадові інструкції, набути практичні навички

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал, Word 2003

Завдання: Створити посадову інструкцію секретаря

Теоретичні відомості:

Інструкція належить до організаційних документів.

Всі інструкції можна поділити на дві основні групи:

♦ регламентуючий порядок здійснення якого-небудь про-цесу кількома виконавцями (підрозділами або посадовими особами), наприклад: “Інструкція про порядок ведення трудо-вих книжок на підприємствах, в установах і організаціях”, “Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обме-ження доступу”, “Інструкція про роботу з листами і заявами громадян”, “Інструкція про порядок добору і передачі секрет-них документів на архівне зберігання ” і т.д.;

♦ посадові.

Готують інструкцію не менше ніж у двох екземплярах (на другому екземплярі оформляють реквізити погодження) на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

Реквізити інструкції:

♦ назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);

♦ дата (відзначають дату підписання);

♦ індекс;

♦ місце складання або видання;

♦ гриф затвердження;

♦ заголовок до тексту (може чітко визначати коло питань, об’єктів і осіб, на які поширюються вимоги інструкції, і може входити в назву виду документа, наприклад, ' ПО-САДОВА ІНСТРУКЦІЯ інспектора з обліку і реєстрації листів громадян”, "ІНСТРУКЦІЯ з діловодства”;

♦ текст;

♦ відмітка про те, що дана інструкція є додатком до роз-порядницького документа (оформляють у разі потре-би);

♦ підпис (підписує керівник підрозділу-розроблювача);

♦ гриф узгодження (оформляють у разі потреби);

♦ візи (оформляють у разі потреби);

♦ відмітка про виконавця (оформляють у разі потреби).
Текст інструкції викладають у логічній послідовності і

групують за розділами, кожний з яких може складати завер-шену частину документа. Текст може бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція — не документ, що призна-чається для постійного користування), директивного характе-ру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулю-вання зі словами: “ повинен”, “отже”, “необхідно”, “не допус-кається” і т.п.

Інструктивний характер мають також рекомендації, мето-дичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні доку-менти.

У комплексі організаційних документів підприємств (ор-ганізацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) з працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів або інший фахівець, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затверд-ження керівнику підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов’язково повинні бути такі розділи:

1. Загальні положення (визначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду і звільнення з неї, порядок заміщення працівника у разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підпо-рядкованість працівника, коло посадових осіб, які підпорядко-вуються даному працівнику. Наводиться також перелік нор-мативних документів, якими працівник повинен керуватися у своїй роботі).

2. Функції.

3. Посадові обов’язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у якому регулюються трудові відно-сини між посадовими особами (визначається коло службових зв’язків, порядок подання звітної інформації і т.п.).

Посадові інструкції зберігаються протягом трьох років після введення нових.

Практична робота №13