Автоматизовані форми ведення бухгалтерського обліку

Використання обчислювальної техніки для ведення обліку і складання звітності на сучасному етапі організації автоматизова­ної форми обліку грунтується на застосуванні діалогового режи­му (форми) роботи. При цьому ведення обліку характеризується повною автоматизацією оброблення й узагальнення облікової інформації. Дані будь-якого рівня систематизації можна отримати безпосередньо після введення господарської операції до бази да­них. Діалогова форма обліку забезпечує обмежений доступ як до первинної, так і до систематизованої інформації шляхом введення паролів для перевірки повноважень на доступ до інформації. Діалогова форма ведення бухгалтерського обліку характеризується:

- автоматизацією документування

- автоматизованою фіксацією облікової інформації на ма­шинних носіях;

- систематизацією, узагальненням і відображенням даних обліку;

- відображення даних у вигляді відеограм та друкованому вигляді;

- автоматичним контролем вихідної інформації;

- забезпеченням розшифрування результатних показників з наведенням методики використаних розрахунків та вхідних даних тощо.

Найпопулярніші програмні продукти для автоматизації бух­галтерського обліку в Україні:

1) "Парус" - призначений для підготовки та обліку фінансо­во-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських ра­хунках, формування внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства. Використання даної системи дає можли­вість: готувати платіжні документи; виписувати рахунки на оплату і накладні на відпуск товарів; вести облік основ­них засобів, запасів, дебіторської і кредиторської заборго­ваності, грошових коштів тощо; одержувати щомісячну звітність щодо руху засобів за відповідними рахунками складати баланс та інші форми фінансової звітності;

2) "1С - Бухгалтерія" дає можливість: вести синтетичний аналітичний облік адаптовано до інформаційних потреб підприємства; одержувати необхідну звітність за рахунка ми синтетичного та аналітичного обліку; доповнювати змінювати робочий план рахунків бухгалтерського обліку систему проводок, ведення аналітичного обліку, форми первинних документів та звітності; автоматично друкувати первинні документи.

При заповненні облікових регістрів можуть виникати помил­ки. Помилки бувають локальні - перекручування інформації тіль­ки в одному обліковому регістрі і транзитні - якщо помилка ав­томатично проходить через декілька облікових регістрів. Якщо помилки трапляються в тексті операцій, тоді вони призводять до неправильної кореспонденції рахунків. Помилки при записах сум контролюються методом подвійного запису.

Порядок виправлення помилок залежить від їхнього характе­ру і часу виявлення. Положенням про документальне забезпечен­ня записів у бухгалтерському обліку передбачено виправлення помилок такими способами:

1) коректурним - полягає в закресленні неправильного запи­су (описки або арифметичної помилки) однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, і записом правиль­ної суми чи тексту. Може застосовуватися до складання бухгалтерських проводок і звітів;

2)"червоним сторно" - полягає в повторній кореспонденції рахунків неправильного бухгалтерського запису червоним кольором, що означає від'ємне число. Суми, записані чер­воним, віднімаються (анулюються). Одночасно звичайним чорнилом роблять правильний запис суми і кореспонденції
рахунків. Використовують для виправлення помилок у ко­респонденції рахунків або якщо записана сума господарсь­кої операції більша, ніж її фактична величина;

3)додаткових записів - застосовується, якщо кореспонденція рахунків складена правильно, але в меншій сумі, ніж фак­тично виконана господарська операція. Реалізується шляхом додаткового проведення на суму різниці між правиль­ною і відображеною в обліку величиною.