Создание формы и заполнение формы

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для него одну или несколько форм. Форма – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна записью таблицы. По структуре форма похожа на окно диалога. Для создания формы можно воспользоваться как услугами конструктора или Мастера. Форма создается для конкретной таблицы или запроса.

Для создания формы нужно выполнить серию стандартных шагов:

1) Активизировать в меню БД вкладыш «Создание» и щелкнуть по команде «Мастер форм» группы «Формы» (рис 3);

2) В диалоговом окне «Создание форм» (рис 10 А) щелкнуть по стрелке в поле «Таблицы и запросы» и выделить название таблицы для которой создается форма;

3) Щелкнуть поочередно, каждый раз сопровождая нажатием кнопки >, по названиям нужных для составления формы полей из списка в поле «Доступные поля» (рис 10 Б) или нажать кнопку >> если нужны все поля. В результате указанные названия полей перейдут в поле «Выбранные поля» (рис 10, В);

4) Щелкнуть по кнопке «Далее» и щелкнув по команде «в один столбец» выбрать форму в виде ячеек в один столбец,

5) Щелкнуть по кнопке «Далее» вписать в поле «Задайте имя формы» название формы, желательно согласится названием предложенным программой и нажат кнопку «Готово». После этого форма готов к вводу первой записи.

В нижней части окна формы правее записи «Записи» имеются значки (рис 11): - кнопка перехода к первой записи; - кнопка перехода к предыдущей записи; - первое число порядковый номер текущей записи, второе число количество введенных записей; - кнопка перехода к следующей записи; - кнопка перехода к последней записи; - кнопка добавления новой пустой записи.

При заполнении формы необходимо иметь в виду:

1) в ключевом поле не должно быть повторяющихся данных, а в других полях данные могут повторяться;

2) если в ячейке стоит знак №,это означает, что тип данных «Счетчик» и ячейка будет заполнятся самостоятельно (рис 11).

3) После заполнения одной записи (заполнения текущей страницы формы) для ввода следующей записи нужно щелкнуть по кнопке перехода к следующей записи, в результате появится новая пустая страница формы.

4) После заполнения формы, нужно щелкнуть по кнопке х расположенной правее в строке названия формы и закрыть форму. Все данные введенные в форму перейдут в таблицу для которой эта форма была создана. Заполнение таблицы можно увидеть дважды щелкнув по ее имени в области «Все объекты Access» в группе «Таблицы».