Создание базы данных на Microsoft Access-2010

Окно Microsoft Access-2010 имеет вид, показанный на рисунке 6, если в меню активизирован любой вкладыш кроме Файл.

В области Навигация (в левой части рабочей области) появляется область «Все объекты Access». Здесь указывается группированный список объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули) Access, появляющихся при создании базы данных или во время работы с ним. Щелкнув дважды по любому из готовых объектов можно открыть ее.

Для того чтобы изменить формат готового объекта, нужно выделить название объекта в списке объектов базы данных, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду «Конструктор».

Любой объект (таблица, форма, запрос, отчет) можно создать вручную в режиме конструктора или с помощью Мастера.

Для начинающих пользователей MS Access рекомендуется:

- таблицы и запросы создавать с помощью конструктора;

- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

При создании объектов нужно иметь в виду что, форма и отчет создается на базе одной таблицы (запроса), а запрос может быть создан на база одной или нескольких таблиц (запросов). Поэтому при создании запроса система просит выбрать одну или несколько уже существующих таблиц в этой базе данных.

Для таблиц, к ним относятся и классификаторы, сначала создаются макеты, которые потом заполняются с помощью форм.

3.1. Создание макета таблицы.

а) Составление таблицы в режиме «Таблица». При запуске MS Access программа предлагает создать макет таблицы в режиме таблицы и дает наименование первому полю «Код» и сделать его ключевым полем. Чтобы изменить название поля нужно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду «Переименовать» и ввести новое имя. Чтобы создать следующее поле нужно щелкнуть по ячейке под сообщением «Щелкните для добавления» и после выбора типа данных для этого поля (рис 7) можно ввести имя поля. При создании макета таблиц в этом режиме размеры данных устанавливаются по умолчанию для данных типа: «Счетчик» и «Числовой» – длинное целое, «Текстовый» - 255 символ, «Дата и время» – краткий формат. Для того чтобы сохранить готовый макет таблицы, нужно щелкнуть по значку закрыть х в правой части, строки с надписью «Таблица1», затем на запрос «Сохранить изменения макета или структуры таблицы ‘Таблица1’?» ответить «Да» и в диалоговом окне «Сохранение» в поле «Имя таблицы» вписать имя таблицы и щелкнуть по кнопке «OК». Таблица сохраниться данным именем и это имя появится в области «Все объекты Access» и появляется в группе «Таблицы».

В целях экономичного использования памяти и информационный объем базы данных нужно щелкнуть правой кнопкой и выбрать команду «Конструктор» и установить для каждого поля в соответствии с типом данных выбрать минимально допустимый размер данных. Эти размеры данных устанавливаются в поле «Свойства поля» в нижней части окна запроса в поле «Размер поля» или «Формат поля». Свойства вводимые в поля «Размер поля» и «Формат поля», изменяющиеся в зависимости от типа данных выбираются из списка свойств (рис 9). Для этого нужно щелкнуть по стрелке в ячейке справа от поля «Размер поля» или «Формат поля» и из списка выбрать нужное свойство (рис 8). На рисунке 7-ші для типа данных выбран «Числовой», а на рисунке 8 для свойства поля выбран «длинное целое».

б) Создание макета таблицы в режиме «Конструктор». Щелкнув по значку х «Закрыть» в правой части надписи «Таблица1», выйти из предлагаемой по умолчанию режима «Таблица» и активизировать в меню вкладыш «Создание». Щелчок по команде «Конструктор таблиц» группы «Таблицы» в рабочей области появляется окно «Таблицы1», где есть обязательно заполняемые поля «Имя поля» и «Тип данных» (рис 10). Заполнение третьего поля «Описание» не обязательно. В ячейку поля «Имя поля» создаваемой таблицы в соответствии поставленной задачи имя поля набирается с клавиатуры. Вводимые в ячейки поля «Тип данных» данные выбирается из списка данных, появляющейся при щелчке по стрелке в ячейке.

В нижней части рабочей области находится область бланка «Свойства поля» (рис 8, 9), заполнение которой рассмотрен в создании таблицы в режиме «Таблица».

После заполнении всех имен полей, типа данных и свойств поля обязательно нужно указать ключевое поле. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке или выделить строку с именем поля, который должен стать ключевым полем и щелкнуть по команде «Ключевое поле» группы «Сервис» вкладыша «Работа с таблицами Конструктор». Перед именем поля появляется значок ключа. Для сохранения макета таблицы нужно закрыть окно таблицы щелкнув по кнопке х в правой части строки с надписью «Таблица1» (цифры могут быть другими), затем подтвердит необходимость сохранение нажав кнопку «Да». После этого в диалоговом окне «Сохранение» в поле «Имя таблицы» набрать имя таблицы и нажать кнопку «ОК». Имя созданной таблицы появится в области «Все объекты Access» в группе «Таблицы».

Для изменения макета таблицы нужно выполнить следующие действия:

а) Щелкнуть правой кнопкой в группе «Таблицы» в области «Все объекты Access» по названию таблицы макет которой подвергается изменению;

б) контекстном меню щелкнуть по команде “Конструктор”;

в) выделить строку или ячейку строку с изображение ключа;

г) щелкнуть по команде «Ключевое поле» группы сервис вкладыша «Работа с таблицами Конструктор» и убрать изображения ключа перед названием поля;

д) после этого можно производить необходимые изменения;

е) после завершения изменении в макете таблицы, снова установитьключевое поле и сохранить макет таблицы с изменениями.