Повна інформація 5 страница

1. ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань

проблем екології при

Кабінеті Міністрів України

2. Про внесення необхідних доповнень та змін до Закону про …

ПОСТАНОВА

Текст від заголовка пишеться через 1-3 інтервали. Заголовок розміщується посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід ставити в документі заголовок на останньому рядку сторінки. Якщо немає місця для тексту, то заголовок разом з текстом краще перенести на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова. Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком повинна складати 1-2 інтервали, а від підзаголовка до тексту дорівнює 3-4. Якщо підзаголовок складається з кількох рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки оформлюються однаково:

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА УКЛАДАННЯ КАРТОТЕКИ

Частини та елементи картотеки

або біля лівого поля:

ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ

Ілюстрації, написи, підписи, текст

Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2010 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік (17.06.10). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Документи колегіальних органів датуються днем, коли відбувалася документована подія.

Адресат як реквізит максимально може складатися з таких складників: 1) назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку без прийменника); 2) назва посади особи-адресата (у давальному відмінку); 3) прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку); 4) поштова адреса. Кожна зі складових пишеться з нового рядка від єдиного положення. Розділові знаки між частинами не ставляться. В особових офіційних документах адресат розташовується праворуч у верхній частині сторінки.

Адреси адресата й адресанта зазначаються в такій послідовності:

1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій – найменування підприємства, організації, установи);

2) вулиця, номер будинку, квартири;

3) населений пункт; номер відділення зв’язку;

4) район і область (у разі потреби);

5) країна.

На поштових відправленнях, адресованих “До запитання”, на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.

Підпис – обов’язковий реквізит будь-якого документа і один з найважливіших способів його посвідчення. Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

– зазначення посади (ліворуч);

– ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); розшифрування підпису в дужки не береться.

– підпис (посередині).

На документах колегіальних органів ставляться підписи голови і секретаря. Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні:

Директор СЗШ № 277

(підпис)

Л.С. Семенова Директор СЗШ № 282

(підпис)

Ю.Ю. Некрасов

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок з місця роботи тощо.

8.3. Вимоги до бланків документів

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов’язковим додержанням таких правил:

– встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

– реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

– бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, доні док, наказів, протоколів, листів.

8.4. Оформлення сторінки

Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліворуч – 35 мм; праворуч – не менше 8 мм; зверху – 20 мм; знизу – 19 мм (для А4) та 16 мм (для А5).

За нині чинними вимогами перша сторінка документа друкується на бланку, друга, третя й наступні – на чистих аркушах паперу.

Існують такі правила щодо розміщення підпису на документі. Так, якщо текст документа більший, ніж одна сторінка, то на другій сторінці повинен бути не тільки підпис, а й фрагмент тексту (не менше двох рядків). Слід враховувати, що в документах не повинен:

1) відриватися один рядок або слово від попереднього абзаца;

2) починатися один рядок нового абзаца на сторінці, що закінчується (краще розпочати новий абзац повністю на наступній сторінці);

3) ставитися перенос у слові на межі сторінок (слово слід перенести на нову сторінку).

У документах, що оформлюються на двох, трьох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої і продовжується далі. У випадках друкування тексту документа з одного боку аркуша номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю сторінки. Слово “сторінка” або його скорочення не пишеться, біля цифр не ставляться ніякі позначки. При друкуванні тексту з обох боків аркуша непарні сторінки позначаються в правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

8.5. Вимоги до тексту документа

Під час набору текстів потрібно врахувати численні типографічні традиції, які утвердилися задовго до появи комп’ютерів.

Пробіл обов’язково потрібно ставити:

– після коми, крапки, двокрапки, крапки з комою, тире, знака оклику, знака питання, три крапки, закриваючої дужки та лапок;

– до відкриваючої дужки, лапок і три крапки на початку речення;

– до і після довгого тире.

Не ставиться пробіл між дужкою чи лапками та будь-якими розділовими знаками, крім довгого тире.

Нерозривний пробіл ставиться:

– між ініціалами та прізвищем;

– після географічних скорочень (м. Київ);

– між знаками номера і параграфа, а також числами, які до них відносяться;

– усередині таких скорочень: і т. д., і т. п.;

– між внутрішньотекстовими пунктами і інформацією, яка йде після них, – наприклад: 1) підручник з морфології;

– між числами і одиницями виміру, датами тощо;

– між класами багатозначних чисел, починаючи з п’ятизначних.

Виділенням називають зміну графічного оформлення невеликого уривка тексту (слова, словосполучення, речення чи кількох речень) стосовно основного тексту. Вони допомагають зробити логічний наголос на окремих словах чи групах слів, у тому числі термінах, привернути увагу до головного компонента повідомлення. Виділення поділяються на шрифтові та нешрифтові. До шрифтових належать такі способи:

1. ВЕЛИКІ ЛІТЕРИ (ПРОПИСНІ) – виділяють окремі слова;

2. Розрядка, ущільнення – оформлюються окремі слова і короткі фрази.

3. Підкреслення – виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою і закінчують під останньою літерою слова, включаючи лапки і дужки; розділовий знак, що стоїть після підкреслюваного фрагмента, не підкреслюють. Ціле речення підкреслюється суцільною рискою, починаючи від першого слова й закінчуючи останньою літерою речення.

4. Курсивне, товсте, товсте курсивне накреслення – виділяють слова, речення, частини тексту.

5. Більший або менший від основного кегль.

6. Колір.

Нешрифтові виконуються відступами (зверху, знизу, лівосторонні, правосторонні, комбіновані), лінійками, рамками, кольоровим фоном.

Значна кількість документів містить уніфіковані, формалізовані тексти. Для них характерним є встановлення раціональної одноманітності, причому основна маса такого роду текстів функціонує у сфері управління.

Уніфікація текстів документів має давню історію і багаті традиції. Перший досвід уніфікації текстів офіційних документів належить ще до періоду існування давніх держав Межиріччя, до І-ІІ тис. до н.е. Вже тоді поступове зростання числа документів потребувало використання їхньої єдиної структури. Зокрема, текст купчої будувався за такою схемою: назва об’єкта, ім’я суб’єкта та позначення дії суб’єкта. При цьому писарі орієнтувалися на спеціальний методичний посібник, створений ще в ХVШ-ХІХ ст. до н.е., який містив найбільш часто використовувані, типові фрази і звороти мови.

Основна мета уніфікації – удосконалення управлінської документації, прискорення прийняття оптимальних управлінських рішень, а значить, підвищення в цілому ефективності всього процесу управління.

Існують передумови, необхідні для уніфікації текстів документів:

1. Значна кількість однотипних виробничих і управлінських операцій. Процес управління складається з однотипних функцій, документування яких супроводжується появою безлічі однотипних документів, які у свою чергу породжують стійкі, повторювані мовні конструкції. У результаті число мовних засобів управлінських документів обмежене (дві третини слів і висловів у них повторюються).

2. Лексика управлінських документів залежить від законодавчих і нормативних актів органів влади та управління і пов’язана з необхідністю перенесення в документи точних юридичних формулювань.

3. Офіційні, службові документи насичені спеціальною термінологією.

4. Характерна нейтральна лексика.

5. Тексти окремих груп документів мають типову структуру.

Основним методом уніфікації текстів службових документів є виділення постійної і змінної інформації. До постійної належить та, що містить сутність управлінської ситуації, є загальною темою документа, відомою автору і адресату. Змінна інформація конкретизує тему, позначену постійною частиною документа. Сам метод має два різновиди – уніфікацію змісту і формальну уніфікацію.

Сьогодні існують такі типи уніфікованих текстів:

Трафарет – форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію і пробіли, призначені для заповнення їх змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію.

Анкета – форма представлення уніфікованого тексту, що дає характеристику одного об’єкта за певними ознаками.

Таблиця – форма представлення уніфікованого тексту, яка містить інформацію, що є характеристикою декількох об’єктів за низкою ознак.

Зв’язний типовий текст (типовий зразок) – текст, зміст якого незмінно повторюється в низці документів, що виключає можливість виділення в ньому постійної і змінної інформації (службові листи, правила, положення, статути, розпорядчі документи).

Поєднання форм представлення уніфікованих текстів – зв’язний текст з таблицею чи анкетою.

9. ДОКУМЕНТАЦІЯ З КАДРОВО-КОНТРАКТНИХ ПИТАНЬ

До документації з кадрово-контрактних питань належать: резюме, характеристика, рекомендаційний лист, заява, автобіографія, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка, контракт, трудова угода, трудовий договір.

9.1. Резюме

Резюме – документ щодо особового складу, адресований роботодавцеві, у якому в стислій формі подаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, що бажає зайняти певну вакансію.

Особа, яка пише резюме, повинна донести до роботодавця інформацію про свої здібності, знання та практичні навички і переконати його у своїй перспективності. Здійснити це можливо через мережу кадрових агентств з найму робочої сили або самостійно, розсилаючи резюме на підприємства та в організації різної форми власності, а також розмістивши його на спеціалізованих сайтах в Інтернеті та зробивши доступним для вільного доступу керівникам кадрових відділів підприємств.

Резюме має відповідати певним нормам оформлення. На перегляд резюме роботодавець витрачає дуже мало часу, тому в тексті повинні впадати в око ключові слова: здібності, досягнення і досвід, а в оформленні – рівні поля, наявність абзаців. Резюме потрібно обов’язково скласти на комп’ютері і видрукувати на якісному білому папері. Важливо розмістити резюме на одній сторінці, максимум на двох.

Резюме повинно бути стислим і продуманим (зміст повинен бути викладений грамотно, без другорядних деталей); доведеним і точним (уникайте загальних фраз та зайвих визначень); акуратним; бездоганним та читабельним (не довіряйте комп’ютерному редакторові, а перевірте текст самі, щоб запобігти помилок та двозначності). Пам’ятайте, що нерозбірливий документ частіше за все залишається непрочитаним.

Реквізити резюме:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що складається з розділів:

– контактна інформація: домашня адреса, електронна адреса, телефон, факс тощо;

– особиста інформація: прізвище, ім’я та по батькові; дата народження; сімейний стан (одружений / неодружений або заміжня / незаміжня, дітей називають за статтю і віком);

– мета написання документа;

– відомості про освіту: повне найменування навчальних закладів, де довелося навчатися, рік випуску (потрібно зазначати лише середні спеціальні або вищі навчальні заклади, а також аспірантуру, курси або інші форми підвищення кваліфікації);

– відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади із зазначенням стажу роботи);

– додаткова інформація: ступінь володіння іноземними мовами; вміння працювати з комп’ютером та оргтехнікою;

3. Дата укладання, підпис (не обов’язково).

9.2. Характеристика

Характеристика – це документ, у якому сформульовано офіційну (громадську) думку про працівника, співробітника, члена організації і докладно викладено її в офіційній формі за підписами представників адміністрації, відділу кадрів, керівника підрозділу та ін.

Характеристика видається на прохання працівника. У трудовому законодавстві не передбачено подання характеристики при зарахуванні на роботу, проте в окремих випадках виникає потреба мати службову характеристику: для подання до військкомату, до навчального закладу, для переобрання за конкурсом у вузах тощо.

Реквізити характеристики:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові.

3. Рік народження.

4. Відомості про освіту.

5. Текст.

6. Підпис відповідальної службової особи.

7. Дата.

8. Печатка.

У характеристиці повинно бути вказано час, з якого працює особа, зазначено, як вона ставиться до своїх службових і громадських обов’язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фаховий і теоретичний рівень тощо. Характеристика складається у двох примірниках. Кожен пункт пишеться з абзаца. Інформація в тексті документа викладається від третьої особи.

9.3. Лист

Лист – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом спілкування між установами, організаціями, підприємствами та приватними особами. Через листування ведуться ділові переговори, з’ясовуються поточні питання між підприємствами, викладаються претензії.

Рекомендаційний лист – це вид листа, який за функціональними ознаками належить до листів, що не вимагають відповіді.

Логічними елементами змісту службового листа є: вступ, докази, висновки. Вступ повинен містити виклад причин і безпосередню мету написання листа. У доказах викладається історія питання, наводяться факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Висновок – головний логічний елемент листа, у якому викладається суть питання, основна думка документа: пропозиція, згода, відмова. У листі має бути висловлено ще два аспекти: очікуваний результат і готовність до подальшої співпраці.

Найважливіше смислове навантаження в тексті несе мовна фраза, місце якої суттєво впливає на очікуваний автором листа результат. Для мотивування дій у ділових листах використовується обмежений набір фраз, наприклад: Для обміну досвідом… Для надання технічної допомоги… З метою подальшої співпраці… У зв’язку із вказівкою… Вашу пропозицію схвалено… Враховуючи … Керуючись… Беручи до уваги… Зважаючи на… Порівняно з…; Після закінчення вказаного строку (з__ по__) договір втрачає силу. Університет зберігає за собою право… Ваше прохання не буде задоволено, якщо…; Підприємство гарантує якість протягом… Оплата гарантується… Управління не заперечує проти того, щоб…

9.4. Заява

Заява – документ щодо особового складу, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Розрізняють такі види заяв:

– особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноруч в одному примірнику;

– службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), яку він репрезентує, до посадової особи іншої організації, установи тощо. Службова заява може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

Різновидами заяви є: заява-зобов’язання (прохання на подання позики); заява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява тощо.

Реквізити особистої заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) – професія, прізвище, ім’я, по батькові, адреса особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки після останнього слова). Якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й структурний підрозділ.

3. Назва виду документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів, що додаються до заяви.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

9.5. Автобіографія

Автобіографія – це документ щодо особового складу, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Документ, як правило, пишеться власноруч. Характер тексту автобіографії розповідний, виклад відомостей хронологічний. Кожне наступне повідомлення починається з нового абзацу.

Реквізити автобіографії:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку однини).

3. Дата народження: число, місяць, рік.

4. Місце народження: село, селище, місто, район. Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

5. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів, назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

6. Відомості про трудову діяльність.

7. Нагороди, стягнення, заохочення.

8. Відомості про громадську роботу.

9. Короткі відомості про склад сім’ї (подаються без уживання присвійних займенників). Якщо неодружені чи незаміжні, вказати прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце навчання чи роботи, посаду батька, матері та сестер, братів, якщо вони не мають своєї сім’ї. Якщо одружені чи заміжні, вказати прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання дружини, чоловіка та дітей.

10. Дата укладання (ліворуч).

11. Підпис укладача (праворуч).

9.6. Трудова угода

Трудова угода – це документ, яким затверджуються взаємовідносини між установою (організацією, фірмою тощо) і працівником, який до цього часу не належав до її штату.

Трудова угода укладається, якщо в штаті організації відсутні спеціалісти потрібного профілю (кваліфікації). За певних умов трудова угода укладається зі штатними працівниками.

Реквізити трудової угоди:

1. Назва документа.

2. Місце складання.

3. Дата.

4. Повні і точні назви сторін.

5. Зміст з переліком обовязків виконавця та замовника.

6. Юридичні адреси сторін.

7. Підписи.

8. Печатка установи (організації, фірми тощо).

9.7. Трудовий договір

Трудовий договір – це письмова угода двох чи кількох організацій або юридичних і фізичних осіб з організаціями про встановлення, зміну чи припинення господарських взаємовідносин.

Реквізити трудового договору:

1. Заголовок.

2. Дата і місце укладання.

3. Повна і точна назва сторін, представників і повноважень.

4. Предмет договору.

5. Кількісні та якісні (сортування) показники.

6. Строки виконання договору (загальний та окремі).

7. Кошторис.

8. Порядок приймання робіт за п.5.

9. Порядок розрахунків між сторонами.

10. Майнова відповідальність сторін (договірні санкції).

11. Порядок і місце розв’язання спорів.

12. Номери рахунків сторін.

13. Юридичні адреси сторін.

14. Підписи сторін.

15. Печатка.

Трудовий договір має відповідати законодавчим нормам. Трудовий договір вважається укладеним, після погодження сторонами всіх пунктів.

10. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

До довідково-інформаційних документів належать: звітно-інформаційна документація та інформаційна документація колегіальних органів (рапорт, службова записка, протокол, витяг з протоколу).

10.1. Службова записка

Службова записка – це документ особистого характеру, у змісті якого йдеться про певні адміністративні розпорядження, які слід виконувати до зазначеної дати. Якщо службова записка спрямована за межі установи, вона оформлюється на типовому бланку і реєструється.

Реквізити службової записки:

1. Адресат.

2. Назва документа.

3. Коди.

4. Прізвище, ім’я, по батькові виконавця.

5. Контактні номери.

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Дата.

9. Підпис.

Службова записка пишеться працівником з власної ініціативи.

10.2. Рапорт

Рапорт – це письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру.

Рапорти подаються з метою реалізації прав і законних інтересів працівників (наприклад, рапорт про надання відпустки, квартири тощо), інформування про виконану роботу (наприклад, рапорт про приймання дільниці дільничним інспектором міліції тощо), про виявлені недоліки й пропозиції щодо їх усунення.

Реквізити рапорта:

1. Адресат.

2. Назва документа.

3. Текст.

4. Дата.

5. Відомості про посаду або спеціальне звання.

6. Підпис та його розшифрування.

10.3. Протокол

Протокол – це документ, у якому фіксується послідовний хід і результати роботи колегіальних органів, а також різноманітних нарад, засідань, зборів, обговорень та ін.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа та порядковий номер.

2. Назва організації чи підприємства.

3. Дата.

4. Список присутніх (або фіксується їх кількість).

5. Порядок денний (питання, посади, прізвища та ініціали доповідачів).

6. Короткий зміст доповідей, посади та прізвища промовців і короткий зміст їхніх виступів.

7. Ухвали з кожного питання.

8. Підпис голови та секретаря.

Протоколи бувають прості та докладні. У простому протоколі зазначається: номер, дата, назва організації, кількість присутніх, склад президії, порядок денний. Під рубрикою “СЛУХАЛИ” – назва питання, хто висловився, а після рубрики “УХВАЛИЛИ” – стисло сформульоване рішення або поширена резолюція. Питання порядку денного в протоколі формулюються в називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: “Обговорення та затвердження плану роботи…” (форма “Про обговорення та затвердження плану роботи…” не рекомендується).

Жанр виступу (“доповідь”, “пропозиція”, “реферат” та ін.), посада, прізвище й ініціали доповідача називаються після формулювання питання, наприклад: “Робота науково-методичного семінару кафедри. Доповідь ученого секретаря Хоменка О.Є.”

У докладний протокол заносяться також питання, які ставилися доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ.

Під рубрикою “СЛУХАЛИ” вказуються посада, прізвище й ініціали доповідача, тема доповіді (повідомлення) і викладається основний зміст доповіді або зазначається, що текст її додається. Так само оформляється розділ “ВИСТУПИЛИ”. Питання, що ставляться на зборах до промовців, теж записують у протокол у формі прямої мови.

Розділ “УХВАЛИЛИ” містить виклад прийнятого (ухваленого) рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції.

Резолюція – це документ, який фіксує ухвалу, постанову, прийняту з’їздом, зборами, конференцією тощо в результаті обговорення поставлених питань. Резолюція складається з двох частин: констатуючої та резолюційної. У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення та недоліки, а в резолюційній – заходи, спрямовані на виконання завдань. Дуже великі за обсягом резолюції пишуться окремо й додаються до протоколу (у дужках зазначається: рішення додається).

Слово “резолюція” вживається також з іншим значенням: напис службової особи на заяві, доповідній записці, ділових паперах, у якому міститься коротке рішення стосовно викладених у цих документах питань.

Особливу думку щодо прийнятої ухвали учасник засідання може викласти на окремому аркуші, який додається до матеріалів протоколу, та підписати його. Зміст особливої думки записується в протокол після запису відповідної ухвали.

Результати голосування стосовно кожної кандидатури записуються таким чином: 1. За Шевченка В.В. подано 58 голосів, проти – 0, утримався – 1.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. При написанні протоколу слід уникати тавтології, урізноманітнювати текст синонімічними конструкціями (звернув увагу, зазначив, констатував, повідомив, інформував, указав, підкреслив, підтвердив, погодився, заперечив, дав оцінку роботі, запропонував, вніс пропозицію тощо).

10.4. Витяг з протоколу

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документів, який є частиною протоколу. Він надсилається чи передається окремим особам або підприємствам (на їхню вимогу) і містить: номер відповідного документа, назву органу, засідання, наради, а також дату, порядок денний і текст з одного чи декількох питань, що розглядалися.

Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва виду документа.

2. Номер протоколу.

3. Заголовок протоколу.

4. Дата протоколу.

5. Текст витягу.

6. Дата видачі витягу з протоколу.

7. Підписи секретаря та голови засідання.

8. Печатка.

11. ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТУВАННЯ

11.1. Класифікація листів

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не вимагають відповіді, – листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.

11.2. Реквізити листа та їх оформлення

Як правило, службовий лист друкується на виготовленому друкарським способом бланку, де є такі реквізити:

1. Герб, зображення нагород, емблема (якщо є).

2. Назва міністерства чи відомства.

3. Назва установи, організації, підприємства.

4. Поштова адреса, номер телефону, електронна адреса, факс, номер рахунка в банку.

5. Індекс, дата посилання на номер і дата документа, на який дається відповідь.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути простими та складними. Прості листи містять тільки висновки. Якщо додати до простого листа коротке мотивування, то лист класифікується як складний.