Личные информационные системы

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого персонала и, по существу, выполняют функции секретаря. Информационными системами называют большие массивы данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки. Эти системы предоставляют в распоряжение секретаря основные рабочие инструменты: записную книжку, планировщик времени, администратор телефонных переговоров, калькулятор, т.е. все то, что должно быть «под рукой» секретаря.

В частности, личные информационные системы позволяют:

· планировать личное время на различных временных уровнях, при этом система может своевременно напомнить о наступлении заранее запланированных мероприятий;

· вести персональные или иные картотеки;

· вести журнал телефонных переговоров и использовать функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;

· вести персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.

Из зарубежных наибольшую известность в нашей стране получили системы SideKick фирмы Borland, Current фирмы IBM, InfoSelect фирмы Micro Logic Corp.

Среди отечественных личных информационных систем наиболее зарекомендовала себя система РС-Реферат, разработанная фирмой Панда. Эта система имеет хороший графический интерфейс, что особо принято при общении с системой.

Существование большого числа однотипных систем и постоянное появление новых персональных информационных систем свидетельствует о том, что идеальной системы пока нет. Наиболее часто используемые системы отечественного производства:

Система «CLEARK» предназначена для автоматизации деятель-ности секретарей-помощников руководителей предприятий, организаций и фирм, связанных с ведением ежедневных справочных записей, обработкой и контролем входящих и исходящих документов и поручений, составлением и рассылкой документов и деловых писем партнерам.

Эта система состоит из ряда взаимосвязанных компонентов (подсистем), каждая из которых обеспечивает выполнение определенных функций: телефонные справочники, календарь, система контроля исполнительской деятельности, редактор документов, система электронной почты и система функционального расширения. Выбор функций осуществляется через меню.

Система «Секретарь» - предназначена для облегчения административной деятельности руководителей, сотрудников службы делопроизводства, она обеспечивает решение таких задач, как:

- систематизированное ведение различных договоров;

- ведение телефонного справочника;

- ведение картотеки приказов, писем, протоколов и их

редактирование;

- ведение записной книжки с автоматизированным режимом выдачи

сообщений в требуемое время;

- редактирование текстов с использованием встроенного редактора

текстов и так далее.