Документооборот

Рух документів з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до використання для бухгалтерських записів і передачі на зберігання в архів називається документооборотом.

Документи складені не в бухгалтерії після виконання господарських операцій передають до бухгалтерії в порядку і строки визначені головним бухгалтером. В бухгалтерії всі документи підлягають бухгалтерському опрацюванню, метою якого є підготовка документа до наступних записів в облікові регістри. Бухгалтерське опрацювання документів полягає у:

перевірці (документи перевіряються по формі, по змісту та арифметично);

розцінці (таксуванні) (проставлення у відповідних графах документів ціни і суми, тобто грошової оцінки натуральних показників);

групуванні (об’єднання однорідних за змістом документів у групи і запис в нагромаджувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі);

контируванні (зазначення кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів).

Документи зберігаються в бухгалтерії, як правило, до кінця звітного року, після чого здаються в постійний архів підприємства. В архіві документи зберігаються протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

5.Інвентаризація, її суть, значення та види

Інвентаризація - це спосіб перевірки і документального підтвердження наявності і стану активів, капіталу і зобов’язань.

Інвентаризація проводиться з метою перевірки відповідності облікових даних фактичним даним. Якщо дані обліку не співпадають з фактичними, то їх необхідно відкорегувати.

Залежно від повноти охоплення перевіркою об’єктів обліку інвентаризація буває:

повна (суцільна перевірка всього майна, грошових коштів і стану розрахункових операцій підприємства). Наприклад: перед складанням річного звіту.

часткова (перевірка стану окремих об’єктів обліку). Наприклад: інвентаризація каси.

За характером інвентаризація буває:

планова (проводиться за попередньо розробленим графіком перевірок).

позапланова (проводиться за розпорядженням керівника підприємства).

За обов’язковістю проведення інвентаризація буває:

обов’язкова;

добровільна.

Проведення інвентаризації є обов’язковим в результаті наступних подій:

передача майна державних підприємств в оренду, його приватизація і корпоратизація;

проведення господарських операцій, що пов’язані з реструктуризацією підприємства;

ліквідації підприємства;

пожежа, стихійне лихо чи аварії техногенного характеру або інші надзвичайні ситуації, викликані екстремальними умовами;

зміна керівника колективу (бригади) при колективній матеріальній відповідальності, вибуття із колективу (бригади) більше половини її членів, письмове звернення (вимога) хоча б одного із членів колективу (бригади) про її проведення;

випадки відмови постачальником в задоволенні претензій на недовантаження товарно-матеріальних цінностей або отриманні від покупців претензії щодо недовантаження;

встановлення фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

розпорядження судово-слідчих органів;

продаж об’єктів необоротних активів;

консервація необоротних активів і тимчасове виведення із експлуатації виробничих потужностей;

переоцінка майна;

заміна матеріально-відповідальної особи при індивідуальній матеріальній відповідальності;

складання річної фінансової звітності;

зміна керівника підприємства.

6.Порядок проведення інвентаризації та відображення її результатів в обліку

Порядок і строки проведення інвентаризації визначено Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових засобів, документів і розрахунків.

Об’єктами інвентаризації можуть бути активи та зобов’язання підприємства.

Відповідальність за інвентаризаційну роботу покладена на керівника підприємства. Для проведення інвентаризації наказом керівника підприємства створюється інвентаризаційна комісія з працівників підприємства за участю головного бухгалтера. Інвентаризаційну комісію затверджує керівник підприємства або його заступник. Наказом також встановлюються строки початку та закінчення інвентаризації.

Для забезпечення повноти й точності, а також полегшення і прискорення інвентаризації проводять окремі підготовчі роботи. Результати інвентаризації заносять в інвентаризаційні описи чи акти інвентаризації (залежно від об’єкту інвентаризації).

Загальна методика проведення інвентаризації матеріальних активів представлена на рис.1., розрахунків - на рис.2.

При визначенні попереднього результату інвентаризації може бути виявлено:

1) відповідність фактичних і бухгалтерських даних;

2) нестачу – фактичний залишок менше облікового;

3) лишки – фактичний залишок більше облікового.

4) з а результатами інвентаризації може бути виявлено пересортування, яке є результатом взаємної заміни подібних товарно-матеріальних цінностей (допущено через порушення технологічного та організаційного порядку).

Умови пересортування:

результати інвентаризації виявлені лишки та нестачі товарно-матеріальних цінностей одного найменування і тотожної кількості;

виявлені лишки та нестачі утворилися за період, що перевіряється та у однієї матеріально-відповідальної особи.

При відсутності лише однієї з цих умов, проводити пересортування забороняється.

Способи регулювання виявлених при інвентаризації розбіжностей фактичної наявності об’єктів з даними бухгалтерського обліку:

здійснюється взаємне зарахування лишків і нестач у результаті пересортування за умови, що вони виявлені в один і той же інвентаризаційний період, у однієї і тієї ж особи, по матеріальних цінностях одного й того ж найменування та в тотожних кількостях;

лишки підлягають оприбуткуванню;

нестачі в межах норм природного убутку списуються на собівартість продукції;

нестачі понад норм природного убутку відносяться на винних осіб;

дебіторська заборгованість, термін позовної давності якої минув, списується на результати господарської діяльності, а кредиторська – перераховується до бюджету (в державних підприємствах)чи відноситься на доходи (в приватних).

Рис. Загальна методика проведення інвентаризації активів

Рис. Загальна методика проведення інвентаризації розрахунків

Таблиця

Типові проводки з обліку результатів інвентаризації