Виды деловых документов. Деловые письма

Основу письменной деловой коммуникации составляет организационно-распорядительная документация. Ядром является документ – деловая бумага, обладающая юридической силой, или, иными словами, управляющая действиями людей и имеющая юридическую значимость и долженствующе-предписывающий характер.

Официально-деловая ситуация имеет четкое соотношение с жанром документа, т.е. содержание документа должно соответствовать множеству реальных деловых обстоятельств. Следствие этого – стандартизация формы и языка в официально-деловом стиле (1), который отличается высокой степенью информативности. Отсюда – необходимость в строгом, сдержанном и сжатом характере изложения. Ядром лексики официально-делового стиля является административно-канцелярская лексика (вышеуказанный, надлежащий и пр.).

Существует около 60 видов управленческих документов. Они делятся на основные группы по функциональному назначению:

- Личные (заявление, доверенность) содержат в себе просьбу, жалобу, объяснение. Регулируют отношения внутри организации.

- Административно-организационные (договор, контракт) – заполняются по образцу, трафарету. Регламентируют отношения между организациями, между организацией и частным лицом (частный вариант – между работодателем и принимаемым на работу).

- Директивно-распорядительные (приказ, распоряжение, инструкция) регулируют отношения внутри организации или между ними (если организация находится в отношениях соподчинения).

- Деловые письма (требующие ответа или нет, запросы, предложения) - это деловая переписка между организациями.

- Учетно-финансовые. Представляют собой аналитические материалы (текущие и итоговые) по деятельности организации, чаще всего обобщенные в стандартные таблицы и схемы.

- Информационно-справочные (справки, служебные, докладные записки). Их основная цель – не регламентировать, а описать положение дел (доложить) с определенной целью (улучшить, принять меры и пр.).

Когда мы сталкиваемся с необходимостью подать заявление, составить служебную записку, доверенность, нам необходимо выполнить пошагово следующие действия:

- уяснить характер ситуации (например, прием на работу);

- выбрать в соответствии с этим жанр документа (например, жанр – заявление);

- исходя из этого, выбрать его форму (схему). Естественно, предполагается, что пишущий знаком с формой (2). Под формой документа понимается сумма его реквизитов (основных – 5: данные об адресате, адресанте, наименование жанра, дата, подпись) и содержательно-композиционная с хема;

- и, наконец, теперь эту форму необходимо наполнить языковым содержанием.

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют наряду с языковыми нормами (даже до них) нормы построения текста документа. После выбора жанра документа включается «пусковой механизм»: задается его форма и языковые средства.

Деловое письмо – особый тип документа, в меньшей степени жестко регламентированный, но тем не менее обладающий юридической значимостью. Деловые письма играют роль инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между участниками коммуникации.

Существует несколько классификаций деловых писем, в основе которых лежат разные признаки (по М. Колтуновой).

1. По тематическому признаку письма делятся на коммерческие (оформляющие, регистрирующие, регулирующие и контролирующие заключение и выполнение коммерческой сделки) и остальные, которые называют иногда служебными (решающие организационные вопросы, а также вопросы экономико-правовых отношений между коммуникантами).

2. По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие ответа (просьба, приглашение, запрос, предложение (оферта), рекламация и др.) и не требующие (подтверждение, извещение, напоминание, отказ, сопроводительное письмо, информационное письмо и др.).

3. По признаку адресата – на циркулярные (направляемые из одного источника в несколько адресов сверху вниз по схеме управления) и обычные.

4. По форме отправления деловая корреспонденция делится на отправляемую традиционным почтовым способом, по электронной почте, с помощью факсимильной, телеграфной, телетайпной связи.

5. По структурным признакам письма делят на регламентированны е (создаваемые по жестко заданному стандарту, образцу с помощью стандартных конструкций, клише) и нерегламентированные (содержащие лишь элементы стандартизации, не имеющие жесткой структуры – объяснительные, рекомендации, объявления).