Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела

Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчинен­ность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хра­
нения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую
обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки
дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические
требования». Если у организации есть возможность, она может осуще-

ствить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

1) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

2) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как ар­хив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Контрольные вопросы

1. В течение какого срока должны храниться по месту формирования закон­ченные делопроизводством дела?

2. Каковы сроки хранения дел, подлежащих передаче в архив организации?

3. Что предусматривает полное оформление дела при подготовке его к пе­редаче на хранение в архив организации?

4. В каких случаях составление внутренней описи дела обязательно?

5. Что означает пересистематизация документов в деле и почему она прово­дится только при подготовке дела к передаче на хранение?

6. Как нумеруются листы дела?

7. Всегда ли составляется заверительная надпись дела? Что в нее входит?

8. Каким образом подшиваются документы постоянного срока хранения в твердую обложку? Всегда ли дела переплетаются?

9. Как должны храниться особо ценные документы?

10. С какими целями производится полное оформление дел при их подго­
товке к передаче на хранение в архив организации?

ГЛАВА 15. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ОБ АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ

Государственные органы, органы местного самоуправления, орга­низации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архив­ные документы, подлежащие приему на хранение в государствен­ные и муниципальные архивы, являются источниками их комплек­тования.

До поступления в государственные и муниципальные архивы доку­менты должны временно храниться в архиве указанных организаций (граждан).

Устанавливаются следующие сроки временного хранения докумен­тов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в го­сударственные и муниципальные архивы¹:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов госу­дарственной власти, иных государственных органов Российской Феде­рации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Цен­тральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Феде­рации (Банка России), а также для включенных в установленном по­рядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций -15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федера­ции и организаций субъектов Российской Федерации организаций -10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуп­равления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

записей актов гражданского состояния - 100 лет;

документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

технологической и конструкторской документации - 20 лет;

патентов на изобретение, полезную модель, промышленный обра­зец - 20 лет;

научной документации - 15 лет;

кино- и фотодокументов - 3 года.

При хранении в течение установленных сроков должны обеспечи­ваться сохранность, учет, отбор и подготовка документов для передачи их на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответ­ствии с нормативно-методическими документами Федерального архив­ного агентства. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

¹ Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Россий­ской Федерации» (ст. 22).

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находя­щиеся на территории Российской Федерации архивные документы не­зависимо от источника их происхождения, времени и способа созда­ния, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содер­жащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические доку­менты, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Рос­сийской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Феде­рации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочны-ми комиссиями федеральных государственных архивов и уполномочен­ных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и госу­дарственным или муниципальным архивом (органом местного самоуп­равления муниципального района, городского округа), музеем, библио­текой либо организацией Российской академии наук. В данном догово­ре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архи­вного фонда Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации могут быть от­несены к государственной, муниципальной или частной собственности.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, передаются на постоянное хранение в государственные архивы, а также в музеи, библиотеки и организации Российской академии наук.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, передаются на постоянное хранение в муниципальные архивы, музеи и библиотеки.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или вла­дельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, библиотеках, музеях и

организациях Российской академии наук, не входят в состав их имуще­ства.

Государственные органы, органы местного самоуправления, органи­зации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных докумен­тов руководствуются в работе с архивными документами законодатель­ством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (Федеральным архивным агентством), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Одним из основополагающих актов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федера­ции», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и госу­дарства.

Федеральное архивное агентство (Росархив) в соответствии с по­становлением Правительства Российской Федерации от 7 апреля 2004 г. № 177 «является федеральным органом исполнительной власти, осу­ществляющим функции по оказанию государственных услуг, управле­нию федеральным имуществом, а также правоприменительные функ­ции в сфере архивного дела». Федеральное архивное агентство в уста­новленной сфере деятельности осуществляет:

оказание государственных услуг в сфере архивного дела;

государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных докумен­тов Архивного фонда Российской Федерации;

обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

В систему Федерального архивного агентства входят:

федеральные государственные архивы и центры хранения докумен­тации;

научные учреждения, реставрационные мастерские и другие орга­низации, подчиненные непосредственно Росархиву;

органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведом­ственные им архивы.

Федеральное архивное агентство должно иметь информацию от соб­ственников документов, необходимую для их государственного учета, информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения и условиях хранения. Эти документы не могут быть уничто­жены без согласования с ним.

В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. При необ­ходимости документы могут передаваться на временное, депозитарное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки, при этом состав­ляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.

Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Феде­рации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Под архивом понимается совокупность архив­ных документов, а также и организация или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в целях исполь­зования'. Из определения следует, что, даже если в структуре организации нет специального подразделения - архива, нет в штатном расписании долж­ности архивного работника (архивариуса, архивиста, заведующего архи­вом) - архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который подчиняется непосредствен­но руководителю организации. Если есть такое подразделение, то чаще всего употребляется термин «архив организации».

В зависимости от компетенции (функций) организации могут созда­ваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата орга­на власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список комплектования архива, ут­вержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех органи­заций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненно­сти и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организа­ции и ее предшественников.

В течение всего установленного срока хранения документов в ука­занных архивах должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:

организацию приема и учета документов архива организации;

обеспечение сохранности документов архива организации путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;

¹ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., 1998.-С. 4, п. 77.

создание научно-справочного аппарата к документам архива орга­низации;

организацию использования документов архива организации;

организацию передачи архивом организации документов Архивно­го фонда Российской Федерации на постоянное хранение.

Документом, регламентирующим работу архива организации, явля­ются Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Указанным документом определены основные виды учетных доку­ментов ведомственного архива:

опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;

книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации -фондообразователя, в составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения кон­кретных дел;

отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в ар­хиве, формы которых утверждены Госкомстатом России;

акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, фор­мы которых утверждены Росархивом;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистичес­кой отчетности и другие документы.

Сохранность документов архива организаций достигается прежде всего путем выполнения определенных требований к оборудованию ар­хивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабо­чих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решетки, которые открыва­ются изнутри, двери должны быть дополнительно укреплены. На ок­нах должно быть специальное остекление или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи; светильники должны быть закрытого типа, выключатели и пре­дохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища. Из-за повышенной пожароопасности архивохранилища должны быть обору­дованы также различными средствами пожаротушения (в том числе песок и брезент).

Для размещения дел в архивохранилищах используются определен­ные схемы расположения документов с различными сроками хранения, специальное оборудование (стационарные или передвижные стеллажи, стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением). В архивах должен соблюдаться определенный температурно-влажност-ный режим, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами

для измерения температуры и влажности. В архивохранилищах про­водятся регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела упаковываются в картонные коробки, контейнеры или в свертки, к которым приклеиваются или прикрепляются ярлыки с указа­нием данных, характеризующих состав коробки (контейнера, связки). В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использо­вания документов выбирается способ хранения - горизонтальный или вертикальный.

Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, ар­хив организации создает научно-справочный аппарат к этим докумен­там - описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рационально и создание базы данных по архивным документам с использованием информационных технологий и вычислительной тех­ники.

Использование документов, хранящихся в архивах (в любых - не только в архивах организаций), производится в политических, культур­но-просветительских, учебных, юридических и иных целях. В государ­ственных архивах формы использования документов разнообразнее, чем в архивах организаций. К ним можно отнести и организацию выста­вок, подготовку публикаций, лекций, докладов, экскурсий, организа­цию работы читального зала и др. Некоторые формы использования документов присущи всем архивам без исключения, к ним в первую очередь относится выдача гражданам и организациям архивных спра­вок, архивных копий документов, выписок из них социально-правово­го характера, необходимых для обеспечения прав и законных интере­сов граждан (сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии и др.). Порядок выдачи архивных справок четко регламентиро­ван «Основными правилами» (раздел 8.2.), как и организация работы читального зала.

Контрольные вопросы

1. Что такое архив? Какие виды архивов организаций вам известны?

2. Как долго должны храниться документы организации в ее архиве?

3. Каким документом регламентируется работа архивов организаций?

4. Какие правила установленны для организации хранения архивных докумен­тов?

5. Какие условия хранения должны быть созданы в архиве организации?

6. Каким образом в архиве хранятся дела?

7. Какие виды учетных документов создаются ведомственным архивом?

8. Какие правила установлены для организации хранения архивных докумен­тов?

9. Что входит в состав Архивного фонда Российской Федерации?

10. К а к о в ы основные функции Федерального архивного агентства?

11. Какие органы входят в систему Федерального архивного агентства?

12. Каким федеральным законом регулируются отношения в сфере организа-ц и и хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации?

ГЛАВА 16. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ