Задание 8. Отслеживание хода выполнения работ и фактических затрат

В предыдущих заданиях Вы закончили создание проекта и сохранили его вместе с базовым планом. Как только будет начато выполнение проекта, вы можете целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных видов работ, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты и сравнивая их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Это подскажет Вам, как фактические изменения плана повлияют на другие виды работ и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета.

MS Project позволяет вводить различную информацию о выполнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и др. При этом достаточно ввести только один или два показателя. Все остальные данные будут вычислены автоматически. Например, если вы введете 50% выполнения для работы с длительностью 10 дней, то оставшаяся продолжительность этой работы будет определена в 5 дней. Если же будет введена оставшаяся продолжительность работ в 2 дня, то программа вычислит процент выполнения – 80%.

1) Рассмотрите различные способы отслеживания хода реализации проекта. Считайте, что выполнение нашего проекта начато в соответствии с планом – 16 апреля 2012 г. Введите дату начала работ и сделайте отметку о прохождении контрольной точки Начало работ. Для этого:

- В режиме диаграммы Гантащелчком мыши выделите контрольную точку Начало работ в поле Название задачи.

- Выберите команду меню Сервис → Отслеживание → Обновить задачи. На экране появится диалог Обновление задач:

- В поле Название этого диалога указано название выделенной контрольной точки – Начало работ, а в поле Длительность – ее плановая продолжительность– 0 дней. В полях со счетчиками % завершения, Фактическая длительность и Оставшаяся длительность отмечаются соответственно процент выполнения – 0%, фактическая длительность – 0 дней и оставшаяся длительность– 0 дней. В группе полей Текущие даты указаны соответствующие плановые сроки начала и окончания работы.

- В открывающемся списке Начало группы полей Фактические даты на календаре укажите дату 16 апреля 2012 года. Эта датаотобразится в поле списка.

- В поле со счетчиком % завершения укажите 100%.

- Нажмите кнопку ОК в диалоге Обновление задач. В информационном поле таблицы слева от названия контрольной точки Начало работ появится отметка P о ее прохождении.

2) Аналогичным образом сделайте отметку о выполнении работ Разработка дизайн – проекта. Обратите внимание, что красный цвет, которым прежде выделялась критическая работа Разработка дизайн - проекта, теперь изменился на синий, так как выполненная работа перестала быть критической.

3) Отметку о выполнении работ этапа Санузел –– сделайте несколько иначе. Для этого:

- Удерживая нажатой клавишу [Ctrl], выделите в таблице названия работ Сантехнические работы и Плиточные работы.

- Выберите команду меню Сервис → Отслеживание → Обновить проект. На экране появится диалог Обновление проекта.

- Убедитесь, что установлен переключатель Обновить трудозатраты как завершенные по:, и в открывающемся списке справа от него, на календаре, выберите дату окончания этих работ– 16 мая 2012 года. Установите переключательвнизу диалогового окна в положение для выбранных задач.

- Закройте диалог Обновление проекта нажатием кнопки ОК. В информационном поле таблицы появятся отметки о выполнении указанных видов работ, а на диаграмме, внутри горизонтальных полосок соответствующих работ – черные полосы, отображающие процент выполнения этих работ, – 100%.

4) Выполнение работы в процентах можно ввести также в диалоге Сведения о задаче. Сделаем отметку для работы Электромонтажные работы о том, что она, допустим, выполнена наполовину. Для этого:

- Щелчком мыши выделите в таблице данную работу.

- Нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментов Стандартная. На экране появится одноименное диалоговое окно.

- Щелкните мышью на ярлычке Общие, чтобы перейти на эту вкладку.

- В поле со счетчиком Процент завершения установите 50%.

- Закройте диалог Сведения о задаче с помощью кнопки ОК. Черная полоса на прямоугольнике-работе отобразит процент выполнения этой работы.

5) Посмотрите, как для ввода информации о ходе выполнения работ можно пользоваться специальной панелью инструментов Отслеживание. Для этого:

- Выберите команду меню Вид → Панели инструментов → Отслеживание. На экране ниже панели инструментов Форматирование появится панель инструментов Отслеживание.

Оставшиеся 50% работы Электромонтажных работ введем с помощью панели инструментов.

- Убедитесь, что работа Электромонтажных работ выделена.

- Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. Работа будет отмечена как выполненная.

- Аналогичным образом отметьте выполнение Шпаклевка стен и потолков.

6) Теперь предположите, что работа Шпаклевка стен и потолков была выполнена раньше запланированного срока т.е. не 10 мая 2012 г., а 8 мая 2012г. Введем фактическую дату окончания этой работы.

- Выделите работу Шпаклевка стен и потолков.

- Нажмите кнопку Обновить задачу на панели инструментов Отслеживание. На экране появится диалог Обновление задач.

- Обратите внимание: в этом диалоге уже указан процент выполнения работы– 100%, фактическая длительность – 6 дней и оставшаяся длительность – 0 дней.

- В календаре открывающегося списка Окончание группы Фактические даты выберите дату 8 мая 2012 года.

- Нажатием кнопки ОК закройте диалог Обновление задач. В таблице и на диаграмме отобразится фактическая дата окончания работы. Более того, MS Project составил и отобразил на экране новый график работ, в котором изменились на один день даты начала следующих работ. Изменилось и окончание всех работ.

7) Для любой работы вы можете также ввести отметку о выполнении непосредственно на диаграмме с помощью мыши. Сделайте это для работы Грунтовка стен и потолков. Для этого:

- Установите указатель мыши у левого края полоски-работы Грунтовка стен и потолков. Указатель примет форму .

- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно задачи, в котором будет указана дата Завершено по:.

- Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь по полоске-работе. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы. Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой– 14.05.2012г. (При необходимости увеличьте масштаб). При этом указатель мыши достигнет правого края полоски-работы.

- Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Грунтовка стен и потолков будет отмечена как выполненная.

8) В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо работа после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок. Предположите, что в нашем проекте работа Побелка потолка начата в срок, но выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на несколько дней. Сделайте соответствующую отметку. Для этого:

- Щелчком мыши выделите в таблице работу Побелка потолка.

- Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. На диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы.

- Оставшаяся часть работы должна быть начата – 17 мая. Поэтому, установите указатель мыши на полоске-работе Побелка потолка правее полосы выполнения.

- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно Критический путь, в котором будут указаны даты Начало и Окончание оставшейся части работы. Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в информационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части работы– 17.05.2012.

- Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями работы появится разрыв в несколько дней. Будет также изменен график для остальных видов работ.

- Самостоятельно отметьте 100% выполнение оставшейся части работы Побелка потолка.

9) При управлении проектом необходимо постоянно владеть информацией о том, выполняются ли работы в соответствии с графиком, и если нет, то как велики отклонения. Анализируя такие данные, можно своевременно принимать необходимые меры для окончания проекта в срок. Просмотрите эту информацию в Вашем проекте. Нажмите кнопку (Диаграмма Ганта с отслеживанием) на панели представлений. На экране появится диаграмма Ганта в режиме отслеживания. На этой диаграмме серыми полосами показан базовый план, а синими – фактическое выполнение. Справа от каждой выполненной работы указан процент выполнения – 100%. Невыполненные критические работы отображаются красным цветом, и справа от них указан процент выполнения – 0%. Выполненные этапы также отмечены специальными условными обозначениями. Просмотреть числовые показатели можно на таблице отклонений. Для этого:

- Выберите команду меню(Вид → Таблица → Отклонение). Вид таблицы изменится.

- Переместите правую границу левой панели к правому краю рабочего окна, чтобы увидеть таблицу полностью. В этой таблице в колонках Начало и Окончание указаны фактические даты начала и окончания каждого вида работ. В колонках Базовое начало и Базовое окончание – соответствующие даты по базовому плану. В колонках Отклонение начала и Отклонение окончания – разница между фактическими и плановыми датами. Отклонение может быть положительным и отрицательным. Положительное отклонение означает, что работа начата или закончена позднее планового срока, а отрицательное – ранее. Из таблицы видно, что начало работ последнего этапа теперь задерживается на 0,75 дня и Завершение проекта – на этот же срок дня. Это же видно и на диаграмме.

10) Значит, Вам следует принять экстренные меры для окончания проекта в срок. Одним из способов решения этой задачи может быть сокращение длительности работы Укладка ламината путем назначения сверхурочных работ ресурсу (работа в выходные дни), назначенному этому виду работ. Добавление сверхурочных работ в объеме по 8 часов сократит продолжительность этого вида работ на 1 день. Для этого:

- Выберите команду меню Окно → Разделить. Рабочее окно программы будет разделено на два окна по горизонтали: в верхнем окне будет отображаться отслеживающая диаграмма Ганта, а в нижнем – форма задач.

- Щелкните мышью на форме задач, чтобы сделать ее текущей.

- Выберите команду меню Формат → Подробности → Трудозатраты ресурсов.

- Щелкните мышью на отслеживающей диаграмме Ганта в верхнем окне и выделите работу Укладка ламината. На форме работ в поле Название таблицы появится название ресурса – Плотник и Рабочий подсобный – назначенного этому виду работ.

- Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Сверхурочные трудозатраты, чтобы выделить ее.

- Установите количество часов сверхурочной работы– по 8 часов и нажмите клавишу [Enter].

- Выберите команду меню(Окно → Снять разделение). Отслеживающая диаграмма Гантаснова отобразится в полный экран, и вы увидите на ней внесенные коррективы. Теперь продолжительность работы Укладка ламината уменьшилась. Вы увидите, что срок завершения проекта, обратно вернулся к дате до разрыва работ Побелка потолка – 30.05.

11) После такой корректировки следует сохранить новый промежуточный план, чтобы дальнейший ход выполнения работ можно было сравнивать с откорректированным планом. Для этого:

- Выберите команду меню Сервис → Отслеживание → Сохранить базовый план. На экране появится диалог Сохранить базовый план.

- Установите переключатель Сохранить промежуточный план.

- Закройте диалог Сохранить базовый план с помощью кнопки ОК. Новый промежуточный план будет сохранен.

12) На отслеживающей диаграмме Гантавы можете графически отобразить ход выполнения работ для любой даты на временной шкале. Для этого:

- Нажмите кнопку Добавить линию хода выполнения на панели инструментов Отслеживание. Указатель мыши примет форму .

- Переместите указатель мыши на диаграмму. На экране появится информационное окно Индикатор выполнения, в котором при движении мыши будет изменяться дата выполнения, для которой должен быть построен график выполнения.

- Выберите интересующую вас дату, например 11 мая 2012 года, и щелкните левой кнопкой мыши на диаграмме. В указанной точке отобразится график выполнения проекта.

13) В ходе выполнения работ вы в любой момент можете получить информацию о плановой и фактической стоимости работ, израсходованных и оставшихся средствах. Для этого:

- Выберите команду меню Вид → Таблица → Затраты. На экране появится таблица Затраты.

- Переместите правую границу левой панели вправо так, чтобы видеть всю таблицу. В колонке Общие затраты указывается общая стоимость каждого вида работ, а в колонке Базовые – плановая. Разница междуними отображается в поле Отклонение. Если эта разница отрицательна, то средства сэкономлены; в противном случае – перерасходованы. В колонке Фактические указана стоимость уже выполненных работ, а в колонке Оставшиеся – еще не выполненных.

14) Вы можете также проанализировать расходование средств, назначенных каждому ресурсу, следующим образом:

- Нажмите кнопку Использование задач на панели представлений. На экране отобразится таблица использования задач.

- Выберите команду меню Вид → Таблица → Затраты. На экране появится таблица Затраты.

- Переместите правую границу левой панели вправо, чтобы видеть на экране всю таблицу. Как видите, эта таблица содержит те же колонки, что и предыдущая. Однако стоимость здесь распределена не только по видам работ, но и по ресурсам. Это позволяет оперативно получить информацию о расходовании средств каждым ресурсом в отдельности.

15) Снова переключитесь в режим отслеживающей диаграммы Ганта.

16) Самостоятельно введите информацию о выполнении оставшихся видов работ и завершении проекта.

17) Нажмите кнопку Сохранить .