Ошибка 9. Нарушается порядок отражения операций по возмещению ущерба

Если работник испортил оборудование в результате своих неосторожных действий, то организация чаще всего требует от работника возмещение причиненного ей материального ущерба. Но в данной ситуации необходимо читывать следующее.

Во-первых, для привлечения к материальной ответственности должно быть законное основание (это может быть договор о полной материальной ответственности). При этом заключить договор о полной материальной ответственности работодатель может лишь с работником, достигшим 18 лет (ст. 244 ТК РФ), а также если работник непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество и должность или вид его работы законодательно отнесены к числу тех, которые допускают заключение подобного договора.

Во-вторых, взыскание ущерба, не превышающего среднемесячный заработок, производится по решению работодателя (ст. 248 ТК РФ). Кстати, распоряжение о взыскании должно быть доведено до работника не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если вы пропустили указанный срок, то ущерб придется взыскивать через суд.

В-третьих, компенсируется только реальный ущерб, а упущенная выгода взысканию не подлежит.

В бухгалтерском учете операции по возмещению ущерба должны быть отражены следующим образом:

Например, работник причинил материальный ущерб организации (сломал компьютер). Первоначальная стоимость данного компьютера составляет 12,5 тыс. руб.(без учета НДС). НДС составляет 2,25 тыс. руб. Сумма начисленной амортизации с момента ввода в эксплуатацию до момента, когда компьютер был сломан, составляет 4,3 тыс. руб. Месячная ставка заработной платы данного работника составляет 10,3 тыс. руб.

1. Восстанавливаем сумму уплаченного НДС 1,476 тыс.руб. (2,25 х (12,5 - 4,3) / 12,5);

2. Общая сумма ущерба с учетом НДС составляет 9,676 тыс. руб. (8,2 + 1,476);

3. В данном случае сумма материального ущерба меньше среднего заработка работника (10,3 тыс. руб.), следовательно ущерб работником будет возмещен полностью.

4. В учете будут отражены следующие записи:

┌────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────┐

│Дебет 01 "Основные средства" субсчет "Выбытие основных│Списана первоначальная стоимость│

│средств" │основного средства │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Кредит 01 "Основные средства" │12,5 тыс. руб. │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Дебет 02 "Амортизация основных средств" │Списана сумма начисленной амортизации │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Кредит 01 "Основные средства" субсчет "Выбытие основных│4,3 тыс. руб. │

│средств" │ │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" │Списана остаточная стоимость основного│

│ │средства │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Кредит 01 "Основные средства" субсчет "Выбытие основных│8,2 тыс. руб. │

│средств" │ │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Дебет 19 "НДС по приобретенным материальным ценностям" │Восстановлен НДС с остаточной стоимости │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам" │1,476 тыс. руб. │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" │Отнесена на счет недостачи сумма│

│ │восстановленного НДС │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Кредит 19 "НДС по приобретенным материальным ценностям" │1,476 тыс. руб. │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Дебет │Отнесена за счет работника сумма │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" │причиненного ущерба 1,476 тыс. руб. │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Дебет 20 "Основное производство" │Начислена заработная плата сотруднику │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" │10,3 тыс. руб. │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" │Начислен НДФЛ │

├────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤

│Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам" │1,339 тыс. руб. │

└────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────┘

Обратите внимание, что на основании ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать двадцати процентов:

┌──────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────┐

│Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" │Исчислена сумма удержания по взысканию ущерба │

├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤

│Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим│1,792 тыс. руб. (10,3 тыс. руб. - 1,339 тыс.│

│операциям" │руб.) х 20% │

└──────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┘

Удержание из заработной платы работника суммы ущерба должна производиться в последующие периоды вплоть до полного погашения задолженности:

┌──────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Дебет 70 "Расчеты с персоналом по│Выдана заработная плата сотруднику 7,169 тыс. руб.(10,3 тыс.│

│оплате труда" │руб. - 1,339 тыс. руб. - 1,792 тыс. руб.) │

├──────────────────────────────────┤ │

│Кредит 50 "Касса" │ │

└──────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────┘

Допустим, сумма причиненного ущерба выше размера средней заработной платы. В таком случае взыскать ущерб можно только через суд. Если же между работником и работодателем будет достигнута договоренность о добровольном возмещении ущерба, то лучше всего подтвердить письменным соглашением о добровольном возмещении причиненного ущерба с рассрочкой платежа с указанием конкретных сроков и платежей.

Ошибка 10. Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок сверх установленного норматива уменьшала налогооблагаемую базу по налогу на прибыль

В соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при расчете налога на прибыль.

По данному вопросу в 2005 году было много дискуссий. Минфин России трактует понятие компенсация следующим образом: работник должен представить в бухгалтерию копии технического паспорта автомобиля, мотоцикла, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то и копию доверенности, а также другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных им расходов (к примеру, путевые листы). О необходимости наличия путевых листов содержится в Письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.

Если приказом по предприятию закреплено, что такому работнику выплачивается компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, то такие расходы принимаются для целей налогообложения в пределах установленных норм. Нормы в отношении легковых автомобилей и мотоциклов установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Нормы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов представлены в приложении N 2.

По мнению налоговых органов (Письма Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@), выплата компенсации может считаться обоснованной только в тех случаях, когда производственная (служебная) деятельность работника связана с постоянными служебными разъездами и это подтверждается его должностными обязанностями

Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются на дату ее выплаты работнику как при методе начисления (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ), так и при кассовом методе (ст. 273 НК РФ).

Независимо от того какую бы величину компенсации работодатель установил соглашением, сумма превышения этой выплаты над нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы компенсации, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 (письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).

Обращаю внимание бухгалтеров, что представители налоговых органов однозначно считают, что в установленных предельных размерах компенсации уже учтены все возможные затраты по эксплуатации автомобиля: и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, на техническое обслуживание и текущий ремонт (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 и от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63). Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) рассматривается ими в целях налогообложения как сверхнормативная выплата, не уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль.