Состав и структура службы ДОУ в различных организациях

Должностной состав службы ДОУ представлен тремя категориями работников: 1 - руководители, 2 - специалисты и 3 - технические исполнители.

К 1-ой категории относятся зав. службой ДОУ и руководители подразделений службы (архивом, канцелярией, экспедицией и т.п.) – их общее количество, в соответствии с существующими нормами управляемости, не должно превышать 20% всех сотрудников службы. К компетенции руководителей относят планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности сотрудников (или подразделений – для руководителя службы) и контроль выполнения работы.

Ко 2-й категории – специалисты – относятся помощник и секретарь руководителя, документовед, референт, редактор, корректор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь незрячего специалиста, системный администратор, системный аналитик, координатор банка данных, специалисты 1-й и 2-й категорий и т.п., каждый из которых выполняет специальные виды работ.

К 3-ей категории относятся: делопроизводитель, архивариус, экспедитор, машинистки, стенографистки, технический секретарь, курьер, экспедитор, операторы оргтехники.

Численный состав службы ДОУ определяется специальными методиками и зависит от объема документооборота, производительности труда работников службы ДОУ и (меж)отраслевых норм труда.

Существует методика расчета численности работников службы ДОУ по определенному соотношению их количества с общим числом работников организации. Так, по расчетам НИИТруда численность службы ДОУ должна составлять примерно 12-15% от числа работников министерств и ведомств и 0,5% от числа работников промышленных предприятий.

Можно рассчитать численность и на основе (меж)отраслевых документов по нормированию труда: ЧС ДОУ = Т н + Т нн / Ф р.в.,

где Т н – трудоемкость всех работ (по нормативам на отдельную операцию с учетом k 1,1 и количества подобных операций, совершаемых в течении года); Т нн – трудоемкость, не предусмотренная нормативами – 114,2 чел/часов в год (экспериментальный расчет), а Ф р.в. = 2006 – средний годовой фонд рабочего времени одного работника. (В Приложении приводится более подробное описание методики расчета численного состава службы ДОУ).

Структура службы ДОУ определяется, с одной стороны, объемом документооборота, а также типом и структурой организации в целом, а с другой - составом и распределением функций между подразделениями и работниками службы ДОУ, а также ее техническим обеспечением.

Специалисты (М.П. Бобылева, 2004) предлагают учитывать при создании организационной структуры прежде всего объем документооборота:

Объем документооборота (тыс. документов в год)	Организационные формы службы ДОУ
менее 10 (4 категория организаций по ЕГСД)	Один-два секретаря руководителя организации
От 10 до 25 (3 категория)	Группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работ – специализация персонала
От 25 до 50 (2 категория)	Создается подразделение, выполняющее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.) – внутри подразделения происходит специализация персонала по направлениям деятельности и по категориям
От 50 до 100 (2 категория)	Основные участки работы организационно оформляются – степень специализации персонала повышается, в качестве самостоятельного участка выделяется регулирование и совершенствование ДОУ на основе автоматизации
Свыше 100 (1 категория)	Необходима сложная, нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от типа организации, специфики ее работы и структуры, от используемых делопроизводственных и управленческих автоматизированных систем

В Основных положениях ГСДОУ выделяются три типа организаций, для которых рекомендованы определенные структурные подразделения:

Тип организации	Вид подразделений ДОУ
1. Министерства и ведомства	Управление делами с соответствующими подразделениями
2. Государственные предприятия, НИИ, вузы, проектно-конструкторские организации	Канцелярия
3. Исполнительные органы власти местного самоуправления	Общий отдел, протокольный отдел, группа писем, приемная, отдел по контролю выполнения распоряжений мэра и главы администрации и др.

Структура службы ДОУ и вопросы делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти регламентируются соответствующими индивидуальными нормативными документами, создаваемыми на основе имеющихся типовых нормативных документов:

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти

В целом, как мы видим структура службы ДОУ типизирована для отдельных видов организаций, а для расчета ее численного состава предлагаются различные методики. В зависимости от особенностей организации на основе соответствующих индивидуальных организационно-правовых документов могут быть созданы те или иные структурные подразделения службы ДОУ, выполняющие определенным образом сгруппированные виды работ. Так, например, в Администрации городского округа Самары создано Управление организационной работой, одним из подразделений которого является Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов - правовых актов Главы городского округа и Главы администрации.