Организационные формы работы с документами

Работа с документами – прием, регистрация, организация исполнения, справочные работы, систематизация документов, отправка, хранение и использование, движение их по инстанциям - должна быть определенным образом организована.

На практике существуют три организационные формы работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма применяется обычно в организациях с небольшим документооборотом, объем которого не превышает 10 000 документов в год. В этом случае все функции ДОУ и все технологические операции по работе с документами выполняет одно лицо или одно подразделение (канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства).

Децентрализованная форма применяется в тех организациях, структурные подразделения которых территориально разобщены или в тех, где существует необходимость защиты закрытой информации. В этом случае каждое из этих подразделений или закрытый документооборот имеют свою службу ДОУ.

Смешанная форма является самой распространенной и существует в 2-х основных вариантах.

1-й вариант.

Централизованно выполняется часть операций, таких как: прием, обработка входящей и исходящей документации; регистрация; контроль сроков исполнения; изготовление; тиражирование; архивное хранение.

Другая часть операций – создание, систематизация документов и хранение дел, регистрация внутренних документов, предархивная обработка – выполняется в подразделениях.

2-й вариант.

Централизовано ведется работа с определенными массивами документов. Критерием при этом является их адресование. Отдельные массивы документов обрабатывается в подразделениях (в бухгалтерии, отделе кадров и т.п.).

Выбор организационной формы работы с документами не регламентирован – руководство организации и служба ДОУ, если она есть, определяют ее самостоятельно, исходя из объема документооборота, квалификации руководителей, специалистов и технических исполнителей, а также структурных особенностей, технической оснащенности организации, ее территориального размещения.