Информационное обеспечение логистики

Логистическая информация — это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.
Информационное обеспечение логистики на предприятии представ­ляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов сис­темы логистического управления.
Документ — письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должност­ными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое зна­чение, или для подтверждения прав и обязанностей. Документ — это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.
Виды документов:

· первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);

· вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).

Маршрут документа — путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла.
Документооборот:

· движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

· перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предпри­ятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью пред­приятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рас­считывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.
Требования к автоматизированным информационным системам:

· масштабируемость — способность системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей;

· распределенностъ — способность системы обеспечивать сов­местную обработку документов несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия или несколькими удаленными друг от друга рабочими местами;

· модульность — способность системы предоставлять пользова­телям возможность настраивать и выбирать функции системы исходя из специфики и сложности деятельности предприятия, т. е. система автоматизации гибкая и состоит из отдельных мо­дулей, интегрированных между собой (сбыт, склад, закупки, про­изводство, персонал, финансы, транспорт);

· открытость — система автоматизации интегрирована в другие информационные системы, она имеет открытые интерфейсы для разработки новых приложений и интеграции с другими системами.

Основные задачи информационной системы:

· непрерывное обеспечение управляющих органов логистичес­кой системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информаци­онных процессов);

· непрерывное обеспечение сотрудников функциональных под­разделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;

· реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);

· обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;

· предоставление информации для стратегического планирования;

· предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;

· обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;

· обеспечение возможности перераспределения ресурсов пред­приятия;

· обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;

· обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.

При разработке информационных систем:

· особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;

· разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;

· устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потреби­телей;

· создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем пред­приятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потреби­телям и поставщикам;

· системы оценки и контроля интегрируются с системами обслу­живания заказов и планирования, включая прием и обработку зака­зов, планирование логистических операций, управление запасами, планирование производства, складирование и транспортировку.

Рекомендации при внедрении информационной системы:

· определиться с организационной структурой предприятия, т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре предприятия;

· разработать механизм финансово-экономического управле­ния предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;

· выделить основные логистические цели предприятия (в зави­симости от необходимости решения задач, стоящих перед инфор­мационной системой): направления бизнеса, финансовые, техно­логические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;

· разработать механизмы организации и оперативного управ­ления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, уп­равленческой отчетности;

· сформировать технологию стратегического управления цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.

Преимущества применения информационных систем в области закупок:

§ Компьютеризированная обработка данных процедур закупки сокращает ручную обработку до минимума. Это уменьшает коли­чество возможных ошибок и сокращает время обработки.

§ Учетная информация становится более точной и доступной по первому требованию. Это обеспечивает лучшую подготовку переговоров, лучшие цены и качество.

§ Контроль над операциями улучшается не только благодаря наличию информации для принятия правильных управленческих решений, но и благодаря облегчению обработки большого объема данных. Потребители освобождаются от решения повторяющихся задач и располагают большим свободным временем, которое они могут посвятить решению задач, приносящих добавленную ценность.

§ Оперативная деятельность улучшается благодаря наличию оперативных данных и улучшенному контролю над операциями. Сотрудники подразделения закупок предприятия могут полнее интегрировать свои действия с действиями сотрудников других подразделений предприятия.

§ Отношения с поставщиками могут быть улучшены благодаря ускорению потоков точных данных.