Информационные системы в логистике

Информационная система - это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники, различных справочников и необходимых средств программирование, обеспечивающая решение тех или иных функциональных задач (в логистике - задач по управлению материальными потоками).

Информационные системы в логистике создаются с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а могут способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран.

На уровне отдельного предприятия информационные системы, в свою очередь, подразделяют на три группы:

Плановые системы логистические информационные системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долrосрочных решений о структурах и стратеrиях. Они используются главным образом для создания и оптимизации звеньев лоrистической цепочки. Для плановых систем характерна пакетная обработка задач. Среди решаемых задач могут быть следующие: coздание и оптимизация звеньев лоrистической цепи; управление ycловнопостоянными, т. е. мало изменяющимися данными; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и другие задачи. Диспетчерские или диспозитивные логистические информационные системы системы для принятия решений на среднесрочную и краткосрочную перспективу, создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Например, обеспечение управления внутризаводским транспортом, запасами готовой продукции, обеспечение материалами и подрядными поставками, запуск заказов в производство. Некоторые задачи могут быть обработаны в пакетном режиме, другие требуют интерактивной обработки (оп-liпе) из-за необходимости использовать как можно более актуальные данные. Диспозитивная система подготавливает все исходные данные для принятия решений и фиксирует актуальное состояние системы в базе данных. Эти системы могут решать следующие задачи: детальное управление запасами (местами складирования); распоряжение внутрискладским или внутризаводским транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и дрyгие задачи. Оперативные (исполнительные) системы.

Создаются на уровне административного или оперативного управления, но иногда содepжат также некоторые элементы краткосрочной диспозиции. Особенно важны для этих систем скорость обработки и фиксирование физического состояния без запаздывания (т. е. актуальность всех данных), поэтому они в большинстве случаев работают в режиме on-line. Речь идет, например, об управлении складами и учете запасов, подrотовке отправки, оперативном управлении производством. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в компьютер. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем матeриальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т. п.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения ввод информации из внешних или внутренних источников:

· обработка входной информации и представление ее в удобном виде; вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

· Информационная система определяется следующими свойствами: любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем; информационная система является динамичной и развивающейся; при построении информационной системы необходимо использовать системный подход; выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения; информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

Так же как и любая другая информационная система должна состоять из упорядоченно взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств. Декомпозицию информационных систем на составляющие элементы можно осуществлять по-разному.

В организационной структуре логистической информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение в этой подсистеме имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов EDI.

Вторым компонентом логистической информационной системы является подсистема научных исследований и связи, она отражает влияние внешней и внутренней среды фирмы на процесс логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет:

• интеграции логистического планирования с корпоративным планированием;

• взаимодействия логистического менеджмента с другими корпоративными функциями;

• стратегических установок для организационной структуры логистической системы и персонала;

• интеграции информационных технологий;

• подготовки или покупки технологических решений и использования посредников;

• адаптации к условиям фирмы форм логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления;

• акцентирования на производительности и качестве услуг в логистике.

Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и требований как внешней, так и внутренней среды фирмы. Логистический менеджер может использовать эту подсистему для сканирования микро- и макросреды фирмы четырьмя способами:

1. косвенным рассмотрением на основе общего анализа получаемой информации, когда нет определенной заданной цели;

2. прямым рассмотрением, когда информация о внешней и внутренней среде фирмы активно анализируется с заранее сформулированной целью;

3. неформальным исследованием относительно ограниченных и неструктурированных данных;

4. формальным исследованием с использованием заранее составленного плана, процедур и методов обработки и анализа получаемой информации.

Для оптимизации результатов оценивания влияния внешней и внутренней среды фирмы на поведение логистической системы логистический менеджер должен использовать ключевые информационные источники подсистемы в процессе мониторинга.

Здесь необходимо учитывать два аспекта. Во-первых, использование информации персоналом фирмы для оценки эффективности своих логистических решений. Например, бухгалтерская информация или информация о ценах на готовую продукцию конкурентов может дать исчерпывающий ответ об эффективности менеджмента; информация о размерах грузовых отправок может быть использована транспортными подразделениями фирмы и т. д. Во-вторых, логистические партнеры фирмы, такие, как поставщики материальных ресурсов, торговые посредники, перевозчики и потребители готовой продукции также могут использовать информацию подсистемы для улучшения координации и снижения собственных затрат. Важное место в рассматриваемой подсистеме принадлежит прогнозированию, и в частности, таких его аспектов, как сбор исходной информации, оценка точности, достоверности, использование наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом логистической информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базы данных и аналитические модели, реализующие, как правило, оптимизационные задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента. Подсистема формирует, обновляет и поддерживает различно структурированные централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов:

• базисных файлов, содержащих внешнюю и внутреннюю информацию, необходимую для принятия логистических решений;

• критических факторов, определяющих главные действия, целии ограничения при принятии решений;

• политики/параметров, содержащих основные логистические операционные процедуры для ключевых областей;

• файлов решений, хранящих информацию о предыдущих (периодических) решениях для различных логистических функций.

В данной подсистеме используется большое число экономико-математических моделей и методов (в частности, прогнозирования) для поддержки решений, принимаемых логистическим менеджментом.

Характерной особенностью информационных систем в логистике является наличие обратной связи. Совокупность производственно-сбытовой системы, органов логистического управления и системы сбора, передачи, хранения и переработки информации образуют «замкнутый контур».

Информационные системы с обратной связью имеют три характеристики: структуру, запаздывания и усиления системы. Структура системы характеризует взаимосвязь отдельных частей. Запаздывания всегда существуют при получении информации, при принятии решений, основанных на этой информации и в процессе выполнения этих решений. Усиления обычно происходят во всей информационной системе, особенно при действующем порядке принятий решений в логистической системе. Они проявляются в тех случаях, когда действие оказывается более сильным, чем это можно предполагать, исходя из ввода информации, определяющей регулирующие решения. В информационной системе с обратной связью существует строго определенный базис, на котором основывается практика решений, принимаемых хозяйственными руководителями. Их решения не являются выражением полной "свободы воли", а строго обусловлены окружающими обстоятельствами.

С функциональной точки зрения логистическая информационная система представляет собой четырехуровневую иерархическую систему, где:

на первом уровне с помощью логистической информационной системы решаются вопросы осуществления конкретных операций - поступление заказов, отгрузка продукции, учет продукции, подготовка груза к отправке, принятие поступающего сырья, складские операции и т. д.;

на втором уровне решаются вопросы учета и контроля- управление запасами, учет наличия складских площадей, контроль процесса транспортировки продукции, бухгалтерские операции по счетам, вопросы движения средств на счетах и т. д.;

на третьем уровне решаются вопросы аналитического характера - использование логистики для поддержки маркетинговых операций (содействие продажам), прогноз поступления заказов и возможностей их исполнения, финансовое планирование (в том числе расходов, связанных с логистикой);

на последнем, четвертом уровне решаются стратегические проблемы - планирование операций на уровне компании, изменения в структуре, определение приоритетных направлений в логистической работе на перспективу.

При рассмотрении вопросов работы логистической информационной системы в целом предполагается, что информация не просто передается и накапливается, но служит инструментом при принятии административно-коммерческих решений.

Управление различного рода материальными потоками базируется на обработке связанной с этими потоками информации, инициирующей их и возникающей в результате их движения.

Под информационной системой понимается многокомпонентная система, направленная на удовлетворение потребностей потребителей информации и работающая с электронными документами. Составные части информационных систем:

· Программно-аппаратное обеспечение

· программные комплексы

· аппаратные средства вычислительной техники и связи

· Информационное обеспечение

· словари; тезаурусы и классификаторы

· схемы и их описания;

· эксплуатационная и сопроводительнаядокументация

· Методическое обеспечение

· формальные модели деловых процессов

· инструкции и методики

· Организационное обеспечение

· положения, уставы;

· должностные инструкции

Классификация систем по масштабу применения:

— “Коробочные” системы.

Основные заказчики - малые предприятия. Представляют собой некое законченное решение, разработанное под заказ, либо выполняющее типовой набор задач, который может подойти многим предприятиям.

Best, Галактика, БОСС

— Системы групповой работы.

Основные заказчики - средние предприятия. Более гибкие механизмы настройки и среда для разработки.

· PC Docs, Lotus Notes, 1C, MySQL, AllaireJRun

— Системы корпоративного уровня.

Данный класс систем ориентирован на крупные предприятия, где будут работать тысячи пользователей, и будут обрабатываться большие объемы информации. Используются корпоративные стандарты в области хранения и представления информации, а также в области настройки логики и интерфейсов. информационный логистика управление поток

· SAP R3, PeopleSoft, Documentum, Interwoven, BEA