Учет расчетов с подотчетными лицами

Подавляющее большинство расчетов внутри страны производится в безналичном порядке. Одновременно существуют виды расчетов, требующие использования наличных денег: в их составе и расчеты с подотчетными лицами.

Подотчетные лица — это работники организации, которые согласно внутренним организационно-распорядительным документам (приказы или распоряжения органа управления) имеют право получать целевые авансы для осуществления административно-хозяйственных и операционных расходов. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен.

Целевой аванс может быть выдан двумя способами.

1 Наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно с расчетного счета в банке.

2 Путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

Наличные денежные средства выдаются под отчет сотрудникам организаций, которые, действуя от ее имени, вступают в хозяйственные отношения с другими участниками рыночных отношений. Как правило, за счет этих средств, приобретают хозяйственные и канцелярские товары, горюче-смазочные материалы, оплачивают командировочные и представи-тельские расходы (Инструкция ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций).

Наличные денежные средства под отчет могут быть выданы как в россий-ской, так и в иностранных валютах.

Для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление и получить на нем разрешающую резолюцию руководителя организации. Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Кроме того, запрещена передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому, что предусмотрено п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в РФ».

Выдача денежных средств под отчет из кассы предприятия оформляется расходными кассовыми ордерами ( форма № КО–2). В целях сохранности выдаваемых наличных денежных средств, с подотчетными лицами необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответствен-ности.

По истечении срока подотчетное лицо должно отчитаться в произведенных расходах. Срок отчета по целевым авансам на административно-хозяйственные и операционные расходы определятся приказом руководителя организации или иным документом. Отсутствие приказа о сроках отчетности по подотчетным средствам позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм и отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств на административно-хозяйственные и операционные нужды (возврат их в кассу) проводятся в течение одного рабочего дня. В общем случае подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки, представить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

При расчетах подотчетных лиц наличными денежными средствами с контрагентами организации необходимо соблюдать лимит расчетов наличными деньгами. Превышать установленный лимит расчетов наличными деньгами по одной сделке (в рамках одного договора) запрещается. Предельный размер расчетов наличными денежными средствами по одной сделке (одному договору) между юридическими лицами на современном этапе равен 100 000 руб., что предусматривается Указанием ЦБ РФ.

В составе расходов подотчетных лиц значительный удельный вес занимают командировочные расходы.

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту работы. Сумма выдачи на служебные командировки зависит от срока командировки и ее назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Выдача денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией сумм, причитающихся к выдаче. Направление в командировку оформляется приказом руководителя организации (при этом с приказом о направлении сотрудника в командировку работника должны ознакомить как минимум за 3 дня до начала срока командировки).

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов, подтверждающих командировочные расходы: железнодорожных, авиационных, автобусных и т.д. билетов, счетов гостиниц, товарных и кассовых чеков, счетов официантов, накладных, счетов-фактур и т.д., и прилагается командировочное удостоверение. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность.

Командировочные расходы включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. Согласно действующему законодательству суммы командировоч-ных расходов нормируются государством.

При выдаче средств на командировочные расходы работникам следует руководствоваться нормами возмещения командировочных расходов.

Нормы возмещения командировочных расходов устанавливаются Правительством РФ. На современном этапе при возмещении командировочных расходов сотрудникам следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Данное Постановление разработано для бюджетных организаций, но, также используется для определения норм командировочных расходов в коммерческих предприятиях и организациях.

С 1 января 2002 г. в соответствии с приказом Минфина РФ от 06.07.2001 г. № 49н установлены следующие нормы возмещения расходов для целей налогообложения по налогу на прибыль, связанных с командировками работников организаций на территории РФ:

– оплата найма жилого помещения: по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих документов, в размере 12 руб. в сутки;

– оплата суточных — 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Данные нормы действовали до 2008 года. С 2008 года ст.217 НК РФ определены четкие нормативы суточных. На сегодняшний день норматив суточных для поездок по России составляет не более 700 руб. в сутки, для загранкомандировок — не более 2500 руб. в сутки. Нормативы суточных утверждаются руководителем организации и предусматриваются коллективными или индивидуальными трудовыми договорами. По решению руководителя, могут быть произведены дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Разница между нормативом суточных и реально выданной суммой подлежит налогообложению НДФЛ и ЕСН. Командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению налогом на доходы с физических лиц. На указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды. При расчете налога на прибыль не облагается сумма суточных в размере 100 руб.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это – активно-пассивный счет. Дебетовое сальдо по сч.71 отражает сумму задолженности под отчетных лиц нашей организации, Кт сальдо по сч.71 отражает сумму перерасхода средств под отчетными лицами, и, как следствие, сумму кредиторской задолженности организации под отчетным лицам.

Учетные операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

1 Выдано под отчет на хозяйственные или командировочные расходы:

Д 71 К 50

2 Выдано в возмещение перерасхода:

Д 71 К 50

3 Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения

подотчетного лица (на пластиковые карты):

Д 71 К 51

4 Подотчетные суммы использованы на покупку товарно-материальных

ценностей (основных средств, материалов, товаров и пр.):

Д 08, 10, 41 К 71

5 Сданы неиспользованные подотчетные суммы в кассу:

Д 50 К 71

6 Списаны расходы подотчетных лиц на издержки:

Д 08,20,25,26,44 К 71