Должностные инструкции. Должностная инструкция является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления

Должностная инструкция является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанно­сти, права, ответственность и формы поощрения. Они являются наиболее массовыми документами, т.к. должны разрабатываться для каждой должности персонала от ди­ректора до рядового служащего.

Должностные инструкции позволяют: > рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

> повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения ко­личественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и ка­лендарных сроков их выполнения;

> улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфлик­ты между руководителями и подчиненными;

> четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другимиспециалистами;

> конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленче­ских решений и использования ресурсов;

> повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

> повысить эффективность морального и материального стимулирования работни­ков за счет использования методики КОУТ;

> организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

Лекция. Цели и система управления предприятиями.

Методы управления - это способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Выделяют админист­ративные, экономические, социологические и психологические методы, которые раз­личаются способами воздействия на людей.

Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях и из­вестны в истории как «метод кнута». Экономические методы основываются на пра­вильном использовании экономических законов производства и по способам воздейст­вия известны как «метод пряника». Социологические методы базируются на способах мотивации общественного воздействия на людей через «мнение коллектива». Психоло­гические методы основываются на знании психологии человека, его внутреннего ду­шевного мира и известны как «метод убеждения». В процессе конкретного решения управленческих проблем весьма полезно организовать эффективные коммуникации и привлекать совокупность различных методов управления, которые позволяют учесть «чужие ошибки» и дают способы решения хозяйственных и кадровых задач.

Административные методы являются способом осуществления управленческих воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и взысканиях. Разли­чают пять основных способов административного воздействия.

Организационные воздействия основаны на подготовке и утверждении внутрен­них нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала конкрет­ной организации.

Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание системы управления организацией в заданных параметрах путем прямого админист­ративного регулирования. К известным способам распорядительного воздействия следует отнести приказы, распоряжения, указания, инструкции, целевое планирова­ние, нормирование труда, координацию работ и контроль исполнения.

Экономические методы являются способом осуществления управляющих воз­действий на персонал на основе использования экономических законов.

Плановое ведение хозяйства является главным законом функционирования любо­го предприятия (организации), которое имеет четко разработанные цели и стратегию их достижения.

Хозяйственный расчет является методом ведения хозяйства, основанным на соиз­мерении затрат организации на производство продукции с результатами хозяйственной деятельности организации (объем продаж, выручка), полном возмещении расходов на производство за счет полученных доходов, обеспечении рентабельности производства, экономном расходовании ресурсов и материальной заинтересованности работников в результатах труда.

Оплата труда является основным мотивом трудовой деятельности и денежным измерителем стоимости рабочей силы. Она обеспечивает связь между результатами труда и его процессом и отражает количество и сложность труда работников различ­ной квалификации.

Рабочая сила является главным элементом любого трудового процесса, обеспечи­вающим переработку предметов труда с помощью средств труда в конечный про­дукт. Это всегда главная ценность любой организации.

Рыночное ценообразование является регулятором товарно-денежных отношений и важным экономическим инструментом в соизмерении доходов и расходов, цены и себестоимости продукции.

Ценные бумаги являются главным инструментом фондового рынка, неденежным эквивалентом имущественного права на собственность, реализация которого осуще­ствляется путем их предъявления к оплате или продажи. Ценные бумаги - неотъем­лемая часть развитого фондового рынка.

Налоговая система составляет важный экономический механизм пополнения казны государства путем взимания налогов с предприятий и граждан. Она задается государством, существует вне организации, оказывает непосредственное воздействие на персонал, но всегда оставляет руководителю поле для маневра даже в условиях фискальной системы налогообложения.

Формы собственности — важная экономическая категория, определяющая харак­тер взаимоотношений внутри организации. Так, при государственной, региональной и муниципальной собственности единым хозяином имущества организации выступа­ет государство или орган государственной власти (администрация), а все работники, включая директора, относятся к наемному персоналу.

Частная собственность имеет всегда владельца в лице конкретного хозяина, акционе­ров или учредителей организации. Она более ориентирована на рациональное использо­вание имущества, результатов труда и прибыли и во всех развитых государствах доми­нирует над другими формами собственности.

Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лиде­ров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людей с конечными результата­ми производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе. Рассмотрим их более подробно.

Социальное планирование обеспечивает постановку социальных целей и критери­ев, разработку социальных нормативов (уровень жизни, оплата труда, потребность в жилье, условия труда и др.) и плановых показателей, достижение конечных социаль­ных результатов.

Социологические методы исследования составляют научный инструментарий в работе с персоналом, они предоставляют необходимые данные для подбора, оценки, расстановки и обучения персонала и позволяют обоснованно принимать кадровые решения.

Личностные качества характеризуют внешний образ сотрудника, который доста­точно стабильно проявляется в коллективе и является неотъемлемой частью социоло­гии личности.

Мораль является особой формой общественного сознания, регулирующего действия и поведение человека в обществе с помощью нравственных норм.

Партнерство составляет важный компонент любой социальной группы и заклю­чается в налаживании разнообразных форм взаимоотношений, на базе которых орга­низуется общение людей.

Соревнование является специфической формой общественных отношений и ха­рактеризуется стремлением людей к успеху, первенству, достижениям и самоутвер­ждению.

Общение - это специфическая форма взаимодействия людей на основе непрерыв­ного обмена информацией. Межличностное общение возникает между различными людьми в формах «руководитель - подчиненный - сотрудник - друг» и других более сложных формах общения нескольких людей.

Переговоры - это специфическая форма человеческого общения, когда две или более сторон, имеющие различные цели и задачи, пытаются увязать между собой различные интересы на основе продуманной схемы разговора (диалога) и, как прави­ло, избегают прямого конфликта.

Конфликт - форма столкновения противоборствующих сторон, имеющая свой сюжет, композицию, энергию, которые по ходу действия трансформируются в куль­минацию и развязку и заканчиваются положительным или отрицательным решением проблемы.

Психологические методы играют очень важную роль в работе с персоналом, т. к. направлены на конкретную личность рабочего или служащего и, как правило, строго персонифицированы и индивидуальны. Главной их особенностью является обраще­ние к внутреннему миру человека, его личности, интеллекту, чувствам, образам и поведению с тем, чтобы направить внутренний потенциал человека на решение кон­кретных задач предприятия. Классификация элементов, регулируемых с помощью психологических методов, показана на рис. 10.4. Дадим их характеристику.

Психологическое планирование составляет новое направление в работе с персона­лом по формированию эффективного психологического состояния коллектива пред­приятия. Оно исходит из необходимости концепции всестороннего развития лично­сти человека, устранения негативных тенденций деградации отсталой части трудово­го коллектива.

Отрасли психологии и знание их методов исследования позволяют сделать пра­вильный анализ душевного состояния людей, построить их психологические портре­ты, разработать способы устранения психологического дискомфорта и сформировать хороший климат коллектива.

Типы личности характеризуют внутренний потенциал человека и его общую на­правленность на выполнение определенных видов работ. Известно несколько подхо­дов к типизации личности человека: 16-факторная характеристика личности по каче­ству Кеттела, теория сновидений и влечений 3. Фрейда, на основе классификации ролей поведения и др.

Темперамент является очень важной психологической характеристикой личности для определения назначения и места каждого работника в коллективе, распределения управленческих задач и психологических приемов работы с конкретным человеком. Известны четыре типа темперамента: сангвинический, флегматический, холериче­ский и меланхолический.

Интеллектуальные способности характеризуют возможности понимания, мыш­ления, сознания человека и важны для профессиональной ориентации, оценки людей, планирования карьеры и организации движения по служебной лестнице. Главное внимание следует обратить на уровень интеллекта работника, который имеет три градации (высокий, средний, низкий).

Методы познания представляют собой инструменты, с помощью которых человек изучает действительность, обрабатывает информацию и готовит проекты решений. Наи­более известными методами познания являются анализ и синтез, индукция и дедукция.

Психологические образы позволяют проводить обучение персонала на основе ти­повых образцов поведения исторических личностей, крупных руководителей и нова­торов производства. Художественные образы используются для эстетического и культурного воспитания сотрудников предприятия, прежде всего молодежи. Графи­ческие образы составляют неотъемлемую часть инженерной деятельности, особенно с применением современных мультимедийных технических средств, когда проекти­рование новых технологий идет на компьютере.

Способы психологического воздействия относят к числу важнейших элементов психологических методов управления. Они концентрируют все необходимые и раз­решенные законом приемы воздействия на людей для координации в процессе со­вместной трудовой деятельности.

Процесс переговоров облегчит хорошее владение техникой ведения переговоров.

1. Исключение негативной оценки.

2. Игнорирование.

3. Выспрашивание.

4. Замечание в ходе беседы.

5. Активное слушание.

6. Уточнение.

7. Проговаривание.

8. Перефразирование.

9. Дальнейшее развитие мыслей.

10. Описание своего эмоционального состояния.

11. Описание эмоционального состояния партнера.

12. Подведение промежуточных итогов.

Краткие рекомендации по телефонным переговорам

Звоня и отвечая на телефонный звонок, назовите свою фамилию, имя, отчество и должность.

Говорите четко и естественно, чтобы Вас хорошо слышали и понимали.

Внимательно слушайте собеседника, не прерывайте в середине фразы и не прояв­ляйте нетерпения в разговоре.

Отвечайте на звонок сами, если Вы даете информацию или принимаете решение.

Если Вы не располагаете нужной информацией, переадресуйте звонок к сотруд­нику с исчерпывающей информацией.

Старайтесь кратко записать в тайм-менеджер, органайзер или журнал наиболее важные моменты разговора (фамилию, имя, отчество, телефон, идею, сроки).

Не превращайте телефонный разговор в бесплатную дискуссию с надоедливым клиентом.

К важной беседе, когда Вы просите и Вам могут отказать, нужно подготовиться, проиграв альтернативы разговора.

Следуйте телефонному этикету - разговор завершает человек, позвонивший первым.

Методики и критерии эффективности. Эффективность работы персонала пра­вомерно рассмотреть как часть общей эффективности общественного производства.

В экономической литературе эффективность рассчитывается как отношение экономии (прибыли) от внедрения конкретного результата к затратам на его создание по формуле:

где Е - экономическая эффективность, доли;

Э — экономия или прибыль, руб.;

3 — затраты на создание экономии, руб.

Таким образом, эффективность является относительным показателем, измеряе­мым в долях. Нельзя путать экономичность с результативностью и производительно­стью. Результативность — это достижение конкретного результата в установленные сроки, измеряемая в натуральных единицах (шт., руб., кг). Производительность - это отношение объема выпущенной продукции к общей численности работников с еди­ницей измерения руб./чел.

В настоящее время нет единого подхода к проблеме измерения

Балльная оценка эффективности работы организаций. Эффективность работы организации рассчитывается как отношение фактически достигнутых критериальных показателей к базисным значениям конечных результатов деятельности, взвешенных с помощью весовых коэффициентов и функций стимулирования относительно нор­мативного значения эффективности, равного 100 баллам.

Лекция. Управление конфликтами. Определение конфликта.

1. Конфликты

Конфликт — это столкновение взглядов, интересов, отсутствие согласия между участниками обмена мнениями. В конфликте каждая из сторон делает все, чтобы способствующего возникновению и развитию конфликт­ной ситуации, могут быть власть, ресурсы, слава и т.д. Важным условием существования конфликтной ситуации является неде­лимость объекта конфликта. Например, скрытая или явная борь­ба за место депутата в какой-либо иерархии государственного управления часто становится источником конфликта между кан­дидатами. Участники конфликта стремятся достигнуть собствен­ных целей, видя в оппоненте (возражающий, противник в спо­ре) препятствие, которое необходимо преодолеть. Для этого в конечном счете используется конфликт как способ, так или ина­че устраняющий преграду.

Важным моментом в предотвращении конфликтных ситуаций является учет психологической совместимости сотрудников. Как показывают исследования, большинство межличностных кон­фликтов происходит от того, что вместе работают люди, которые по характеру несовместимы. Обычно хорошо сосуществуют лично­сти, обладающие разными темпераментами, привычками, наклон­ностями. Они взаимно дополняют друг друга. Люди с похожими чертами характера более конфликтны.

Различают два типа сотрудничества:

Компромисс. Это объединение конфликтующих сторон путем принятия (до определенной степени) точки зрения оппонента. При этом используется принцип: худой мир лучше доброй ссоры. Компромисс, найденный в полемике и принятый добровольно двумя сторонами, как правило, устойчив. Он означает примире­ние без побежденных и победителей и потому дает чувство удов­летворения всем сторонам конфликта. Способность к компромиссу высоко ценится в менеджменте, так как это дает возможность быстро разрешить конфликт к удовлетворению обеих сторон. Од­нако такое единство порой носит поверхностный и формальный характер, означает лишь согласие избежать дальнейшего ослож­нения. Компромисс может сделать врагов не столь непримири­мыми, но его недостаточно, чтобы превратить их в друзей или соратников. В результате возможны еще большие осложнения. По­этому необходим упорный дальнейший поиск радикального ре­шения конфликта.

Взаимодействие (решение проблемы по существу). Это су­щественный шаг вперед по сравнению с компромиссом. Тот, кто пользуется таким типом сотрудничества, ищет оптималь­ный вариант решения конфликтной ситуации, а не старается добиться своей цели за счет других. Конфликтующие стороны стремятся к установлению общих целей для всех участников, сближению точек зрения и интересов, а также получению обо­юдных выгод на прочной основе и на долгий период времени. Взаимодействие способствует созданию атмосферы искренно­сти, необходимой для успешного решения проблемы, и требу­ет реализма, терпения, сосредоточения на том, что объединя­ет, а не разъединяет.

2. Стресс

В современном обществе человек испытывает все большее пси­хоэмоциональное напряжение из-за возрастающих сложностей со­циальной жизни. Требования социального окружения, противоре­чия между обшеством и личностью, межличностные конфликты достигают порой драматической остроты. Отсутствие нормальных условий для труда и отдыха или их низкое качество создают благо­приятную среду для различных стрессовых ситуаций.

Стресс (от англ. — напряжение) — состояние напряже­ния, возникающее у человека под влиянием различных неблаго­приятных факторов. При стрессе в организме человека в ответ на негативное внешнее воздействие возникают защитные физиоло­гические реакции.

Различают четыре основных вида неверной реакции на стресс.

Бездействие. Тот, кто совершает эту ошибку, может получать удовольствие от своего состояния, жалуясь окружающим.

Отрицание. Человек старается не терять бодрости, делая вид, что все хорошо и унывать нет причины. Не признавая серьезности положения, такие люди часто превращают эмоциональные про­блемы в физические симптомы.

Возмущение. Негодующие по причине стресса люди обвиняют во всем происходящем других. Они не желают принимать на себя никакой ответственности.

Краткое содержание лекции

Конфликты являются объективной реальностью, поскольку источником конфликтов являются люди, наделенные значитель­ным многообразием потребностей, жизненных целей и привычек, которые они стремятся реализовать. Существуют различные виды конфликтных ситуаций, требую­щих от менеджера соответствующих усилий для их предотвраще­ния и ликвидации.