Ввод данных в таблицы

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять – в режиме Таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Х о д р а б о т ы:

Задание 1: Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Порядок работы:

Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе­мы управления базами данных, в котором появится меню, пре­дставленное на Рис. 2.

Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представлен­ное на Рис. 3. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.

Рис 2.

Рис. 3.

Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (на рис.3 - это папка Мои документы),а можете сменить папку на вашу личную. В том окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки - Создать папку .Введя имя новой папки и нажав кнопку ОК, вы получите новую папку. Откройте ее перед сохранением базы данных.

Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter].

В следующем окне выберите тип создаваемого документа (вы­берите соответствующую закладку). Вы создаете таблицу, поэтому выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните по кнопке Создать.

Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

Рис. 4.

В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово ''Фамилия'', а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он зада­ется Текстовый (Рис.4). Любой другой выбирается с помо­щью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].

Заполните поля в Конструкторе данными из таблицы 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

Таблица 1

Имя поляИмя поля	Тип данных
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Год рождения	Числовой
Школа	Числовой
Класс	Числовой

Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке «Сохранить» пиктографическо­го меню.

В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкни­те по кнопке ОК. Появится запрос (Рис. 5) на создание ключевого поля - уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно по­являться числа - номера записей.

Ответьте ДА.

Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструк­ тор – осуществляется кнопкой .

Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке .

Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя

клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться

автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на

клавишу [Enter], то мар­кер перейдет следующую ячейку.

Рис. 5.

Заполните базу данных значениями из таблицы 2.

Таблица 2

Сохраните введённые данные, щёлкнув по кнопке .

В результате вы получите таблицу, с которой можно будет работать.

Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре, клавишей табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для WINDOWS комбинациями клавиш для быстрого перемещения по таблице.

Задание 2. Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы:

Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.

Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание 3. Отсортируйте значение таблицы.

Порядок работы:

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке:

- если нужно отсортировать по возрастанию;

- если нужно отсортируйте по убыванию.

· Отсортируйте:

1) фамилия по алфавиту (поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке

'' Сортировка по возрастанию '';

2) имя -по алфавиту (поставьте маркер любое имя в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке ''Сортировка по возрастанию'';

3) номер школы – по убыванию (поставьте маркер на любой номер школы в столбце с названием Школа мышкой по кнопке ''Сортировка по убыванию );

4) год рождения – по убыванию (поставьте маркер на любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке '' Сортировка по убыванию );

5) класс – по возрастанию (поставьте маркер на любой класс в столбце с названием Класс и щелкните мышкой по кнопке ''Сортировка по возрастанию );

Задание 4. Познакомьтесь с функциями: cохранить, закрыть, открыть.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке ''Сохранить'', сохраните текущую таблицу.

· Щелкнув по нижней кнопке ''Закрыть'' в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

· Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.

· Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл -Открыть - Имя своей базы данных – Открыть.

· Откройте таблицу Список.

Задание 5. Выполните поиск записей по образу.

Порядок работы:

· Установите текстовой курсор в поле Фамилия.

· Щелкните по кнопке ''Найти'', которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на Рис. 6.

Рис.6.

· Наберите в поле Образец фамилию Баранов и щелкните по кнопке Найти.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен Соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании роботы щелкните по кнопке Закрыть.

Задание 6. Распечатайте таблицу Список. (Не выполнять).

Порядок работы:

· Подготовьте принтер для печати.

· Подготовьте таблицу для печати. Для этого щелкните по кнопке Предварительный просмотр. Если таблицу не уместилась на листе или видны не все данные, то закройте окно предварительного просмотра и поменяйте размер столбцов. Можно поменять поля листа или развернуть лист поперек (это можно сделать по команде Параметры страницы – Страница - Альбомная –ОК).

· Выполните команду Файл – Печать… Появится окно представленное на Рис.7. В том окне возможен варианта печати.

Вы можете выбрать печать: всей таблицы, только выделенной записи, только определенных страниц. Можно задать печать нескольких копий данного документа одной командой. Если вашему компьютеру подключены несколько разных принтеров, то в поле имя можно выбрать нужный принтер.

Рис.7.

· Оставьте включенным переключатель Все.

· Щелкните по кнопке ОК.

Предъявите преподавателю таблицу Список на экране и на бумаге.

Задание7. Завершите работу с Access.

Порядок работы:

· Выберите пункт меню Файл-Выход.

Если вы произвели какие-либо действия в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно на этот вопрос.