Базами данных MS ACCESS

Современное общество все чаще называют "информационным". Это связано с тем, что сегодня в любой сфере человеческой деятельности одной из главных задач является организация хранения и обработки большого количества информации. В этом существенную помощь могут оказать компьютерные системы обработки данных. В настоящее время термины "база данных" и "система управления базами данных" используются чаще всего как относящиеся к компьютерам. В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку и организованной специальным образом (структурированной). Под структурированием данных понимают процесс группировки данных по определенным параметрам.

Система управления базами данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, необходимых для создания и использования баз данных.

База данных может быть основана на одной или на совокупности нескольких моделей. Существует три основных типа моделей данных: реляционная, иерархическая и сетевая.

Реляционная модель (от латинского relatio – отношение) хранение данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. Примером может служить двухмерная таблица или совокупность взаимосвязанных таблиц. Реляционные БД реализуют связи между данными посредством ссылок (или реляций), т.е. одни данные хранят ссылки на другие данные. Такие базы данных имеют жесткую структуру и могут быть представлены в виде таблиц. Над этой моделью базы данных очень удобно производить следующие действия: сортировку данных, выборку данных по группам, поиск записей.

Иерархическая модель данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево. Принцип работы модели – несколько узлов более узкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня. К основным недостаткам модели следует отнести затруднение поиска и сортировки данных, невозможность перехода по записям одного уровня (необходимо выйти на предыдущий уровень и войти в другую ветвь связей). Иерархические БД являются некоторой разновидностью сетевых баз данных, поскольку в них допустим только один вид связи – "владелец-подчиненный". В итоге связи получаются направленными строго "сверху вниз".

Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако в сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней. Сетевые БД реализуют связи посредством отношений, т.е. в них одни данные связаны с другими, другие – с третьими и т.д.; возможны также множественные связи. В результате данные в базе связаны между собой подобно сети.

MS Access является системой управления реляционными базами данных. В реляционных базах данных информация представляется в виде нескольких таблиц, связанных между собой. Установленные связи позволяют избежать дублирования информации, т.к. нет необходимости одни и те же данные вводить сразу в несколько таблиц, достаточно просто установить нужные связи. Кроме того, реляционные базы данных позволяют легко производить изменения, поскольку изменения в одной таблице приводят к автоматическим заменам в других, связанных с ней.

Основное назначение любой СУБД – обеспечить быстрый доступ к необходимой информации.

Основные возможности СУБД:

- определение данных – можно определить, какая именно информация будет храниться в базе данных, задать структуру данных, их тип, а также указать, как эти данные связаны между собой;

- обработка данных – можно выбирать любые характеристики объектов, фильтровать и сортировать данные, можно объединять данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения;

- управление данными – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, изменять их или добавлять новую информацию, можно определить правила коллективного использования данных.

Ресурсов MS Access вполне достаточно для обслуживания делопроизводства любого учреждения. Простые и в тоже время мощные средства MS Access могут использоваться для бухгалтерского учета; ввода заказов; введения информации о клиентах; введения информации о деловых контактах и, наконец, MS Access – удобное средство для компьютерной обработки персональной информации: введения адресного справочника; поваренной книги; каталогов книг, видеофильмов и т.п.

Основными объектами MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Таблица – это основная структура, предназначенная для хранения информации. Строки в ней называются записями, а столбцы – полями базы данных. При переходе от одной записи к другой количество полей и порядок их расположения в таблице не меняются. При создании базы данных прежде всего необходимо определить, какая информация будет храниться в планируемой базе данных и как она будет использоваться. Исходя из этого, можно определить, какие таблицы должны храниться в базе данных и какие поля должны быть включены в каждую таблицу. Таким образом, необходимо описать структуру каждой таблицы – указать, сколько полей содержится в таблице, определить для каждого поля имя, указать тип и размер данных. Порядок расположение полей с указанием имен полей, тип хранимых в полях данных, размер этих данных и т.д. определяют структуру таблицы.

Основное достоинство любой СУБД – это способность быстро находить и объединять информацию, хранящуюся в разных таблицах. Для повышения эффективности работы MS Access желательно, чтобы каждая таблица содержала поле (или несколько полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись таблицы. Такое поле или совокупность полей называются первичным ключом таблицы.

Первичный ключ (ключевое поле) – поле (или совокупность полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись.

Кроме того, для повышения эффективности поиска требуемых данных можно использовать индексы.

Индексы – это внутренняя таблица, имеющая два столбца: значения выражения, содержащего все поля, включенные в индекс, и местоположение каждой записи таблицы с данным значением индексного выражения. Таким образом, MS Access осуществляет поиск данных именно в индексе. Если же индекс отсутствует, то Access рассматривает все записи таблицы.

Основа любой базы данных – это таблицы. После их определения необходимо указать Access, какие действия надо предпринимать для объединения содержимого различных таблиц, т.е. установить связи между таблицами.

Межтабличная связь – отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц. Связь между таблицами может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Именно с помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей. Связи между таблицами (или отношения) – это информационные зависимости данных. Перед заданием связей необходимо закрыть таблицы, так как невозможно установить связи между открытыми (редактируемыми) таблицами. Связи таблиц в реляционных базах данных бывают трех типов: " один-к-одному", "один-ко-многим" и "многие-ко-многим ".

Связь типаодин-ко-многим - межтабличное отношение, при котором любая связь в первой таблице может связана с несколькими записями во второй, но в тоже время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой (пример: один читатель может сделать много заказов, но любой заказ относится только к одному читателю). Если при этом связующее поле в одной из таблиц является ключевым, то такая таблица называется главной.

Главная таблица – таблица, в которой связующее поле является ключевым, при связи двух таблиц с отношением один-ко-многим.

Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной. Одна и та же таблица может выступать в одной связи как главная, а в другой – как подчиненная.

Связь типа один-к-одному – межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице связана только с одной записью во второй таблице и наоборот.

Наличие между таблицами связей один-ко-многим и один-к-одному свидетельствует о хорошо спроектированной базе данных.

Связь типа многие-ко-многим – межтабличное отношение, при котором каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, и каждой записи во второй таблице – несколько записей в первой таблице.

При наличии подобной связи лучше разбить ее на две связи типа один-ко-многим с помощью дополнительной таблицы.

При определении связей между таблицами можно установить следующие параметры:

- обеспечение целостности данных;

- каскадное обновление связанных полей;

- каскадное удаление связанных записей.

При этом база данных автоматически будет отслеживать целостность данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной. Второй параметр означает, что при изменении значения связующего поля в главной таблице соответствующие поля подчиненной таблицы будут автоматически обновлены. Третья опция означает, что в случае удаления записи из главной таблицы все связанные с ней записи из подчиненной таблицы будут удалены автоматически.

Помимо таблиц к основным объектам MS ACCESSможно отнести запросы, отчеты, страницы доступа к данным, формы, макросы и модули.

Запрос – это объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из одной либо нескольких таблиц данных или для выполнения определенных действий с данными. Запрос позволяет создавать набор записей, находящихся в разных таблицах; дает возможность вносить изменения в саму базу данных; служит для анализа данных. Представленный на экране результат выполнения запроса обычно называют выборкой или динамической таблицей. Слово "динамическая" здесь неслучайно. Дело в том, что в базе данных запрос сохраняется в виде конкретных условий отбора. А это значит, что при каждом выполнении запроса выборка формируется всякий раз заново на основе реальных таблиц, т.е. с учетом всех последних изменений данных.

Для ввода, редактирования и просмотра данных можно использовать как таблицы, так и запросы. Однако ACCESS предоставляет для этого еще одно средство – формы. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде. Создавая форму, можно выбрать, какие поля и в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить их на логически связанные группы, задать удобное расположение на экране. Кроме того, формы могут содержать иллюстрации, графически представлять хранящуюся в базе данных информацию.

Форма – объект базы данных, позволяющий создать удобный пользовательский интерфейс для работы с данными. Создание форм требует дополнительных усилий, однако потраченное время будет возмещено за счет уменьшения ошибок при вводе, удобства доступа к информации, наглядности ее представления. Кроме того, форма может служить защитой базы данных от действий неквалифицированных пользователей. Выводить на печать данные можно как из таблиц или запросов, так и из форм. Если достаточно получить распечатку в виде простого списка записей, то можно воспользоваться именно этим способом. Наилучшим же средством для представления данных в виде печатного документа являются отчеты. Отчет предоставляет возможность наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. В отчетах можно отобразить данные в виде диаграммы или графика, использовать другие средства оформления.

Отчет – объект базы данных, который используется для представления данных в виде печатного документа.

Для автоматизации часто выполняемых операций служат макросы.

Макрос – объект базы данных, представляющий структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS. Создание макросов осуществляется путем выбора нужных макрокоманд и задания дополнительных параметров, используемых ими при выполнении. Для запуска макроса на выполнение чаще всего используются формы. Как правило, макросы автоматически выполняются в ответ на определенное событие. Например, с помощью макроса можно осуществить проверку значения какого-либо поля при изменении его содержимого. С помощью макроса можно открыть форму, распечатать отчет или запустить другой макрос.

Для расширения возможностей можно воспользоваться средствами языка программирования Visual Basic. В этом случае программы будут содержаться в модулях.

Модуль – объект базы данных, содержащий программы для обработки данных, написанные на языке Visual Basic. Модули могут быть независимыми объектами, которые возможно вызвать из любого места приложения, но могут и привязываться к конкретным формам и отчетам для реакции на происходящие в них изменения.

Максимальное число объектов базы данных – 32768. Для автоматизации проектирования объектов БД MS ACCESS имеет специализированные программы – конструкторы (предоставляют пользователю ряд инструментальных средств) и мастера (задает пользователю ряд вопросов и на основе ответов создает объект БД).

При создании базы данных главный вопрос, который необходимо решить – это вопрос о наиболее эффективной структуре.

Правильно спроектированная база данных позволяет:

- обеспечить быстрый доступ к данным;

- исключить ненужное повторение данных, которое приводит к нерациональному использованию дискового пространства компьютера, и, кроме того, может явиться причиной ошибок при вводе;

- обеспечить целостность данных таким образом, чтобы при изменении в одном объекте автоматически происходили соответствующие изменения в связанных с ними объектах.

При создании базы данных можно выделить следующие этапы:

1. Постановка задачи. На этом этапе необходимо решить, какая информация будет храниться в планируемой базе данных, и как она будет использоваться. Исходя из этого, можно будет определить, какие таблицы должны храниться в базе данных и какие элементы информации (поля) должны быть включены в каждую таблицу.

2. Описание структуры таблиц данных. На этом этапе необходимо описать каждую таблицу – указать, какие поля будут содержаться в таблице, тип и размер хранимых в полях данных, установить первичные ключи.

3. Определение связей между таблицами. После определения всех таблиц необходимо указать ACCESS, какие действия надо предпринимать для объединения содержимого таблиц, составляющих базу данных.

4. Тестирование и усовершенствование. На этом этапе необходимо ввести несколько записей в каждую таблицу и проверить, можно ли извлечь нужную информацию из этих таблиц. Рекомендуется создать черновые формы и отчеты, чтобы определить, содержат ли они ожидаемую информацию.

5. Ввод данных и создание других объектов базы данных. В случае, если структура базы данных отвечает поставленным требованиям, можно приступить к вводу данных и создать необходимые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.