Приемы работы с документом

5.1 Вставка библиографических ссылок

Как это ни странно и непривычно, но, тем не менее, сначала вставляются библиографические ссылки, а затем формируется список использованных источников.

Перед вставкой ваших библиографических ссылок, необходимо удалить ссылки, приведенные в шаблоне, так как они включены в шаблон в качестве примера, и вам нет надобности иметь их в вашем списке использованных источников.

Чтобы удалить элементы списка использованных источников, необходимо:

а) Перейти на страницу шаблона, содержащую Список использованных источников.

б) Удалить все примеры формата ссылок, имеющиеся на этой странице.

в) Щелкнуть правой кнопкой мышки внутри области, занимаемой списком использованных источников.

г) Из контекстного меню выбрать строку Обновление указателя.

д) После этого все элементы списка будут удалены, останется лишь заголовок этого списка.

Для того чтобы вставить библиографическую ссылку в текст пояснительной записки, необходимо курсор мышки поместить в то место документа, где должна быть расположена ссылка, затем выбрать из главного меню пункт Вставка > Оглавление и указатели > Элемент списка литературы. Откроется окно «Вставить библиографическую ссылку», причём данное окно закрывать совсем не обязательно (см. рисунок 3).

Рисунок 3 - Вставка библиографической ссылки

Выбираем из какого источника будем вставлять библиографическую ссылку. Таким источником может быть база данных библиографии, которая поставляется вместе с OOo, или содержимое документа (пояснительной записки). При создании пояснительной записки лучшим решением будет помещение названий использованных источников в содержимое документа. Для этого необходимо в секции «Элемент» установить переключатель «Из содержимого документа», и так как у вас вначале нет в содержимом пояснительной записки ни одного названия использованного источника (кроме включенных в шаблон), то следует щелкнуть по кнопке Создать. Перед вами откроется диалоговое окно «Задать библиографическую ссылку» (см. рисунок 4).

Рисунок 4 - Создание библиографической ссылки

в содержимом документа

В этом окне необходимо заполнить следующие поля для данного элемента списка использованных источников (например, для ссылки на книгу):

а) Сокращение – автор и заголовок (сокращенные);

б) Автор – полные данные об авторе (Фамилия, инициалы);

в) Год – год издания книги;

г) Тип – выбрать из выпадающего списка строку "Книга";

д) Заголовок – полное название книги;

е) Издательство – полное название издательства (с указанием города);

ж) Количество страниц – количество страниц книги (в конце символы «с.»);

з) Издание – номер издания книги.

Далее следует щелкнуть по кнопке ОК, а затем по кнопке Вставить. Поскольку список использованных источников отформатирован для ссылок на книги, то в скобках, при ссылке, например на книгу, вместо номера, может появиться текст из поля «Сокращение» – [Дейт Введение]. В дальнейшем, после вставки всех ссылок в документ, необходимо будет отформатировать сам Список использованных источников для конкретного типа источников, после чего в ссылках вместо текста из поля «Сокращение» будут использоваться номера элементов списка.

Для форматирования списка использованных источников:

а) Щелкните правой кнопкой мышки по уже имеющемуся в шаблоне списку использованных источников (в закрашенной области списка).

б) Из контекстного меню выберите строку «Правка указателя». Перед вами откроется диалоговое окно «Вставить оглавление/указатель». Диалоговое окно «Вставить оглавление/указатель» имеет пять вкладок. На вкладке «Вид» никаких изменений вносить не требуется (см. рисунок 5). Поэтому сразу перейдите на вкладку «Элементы» (см. рисунок 6).

Рисунок 5 - Вкладка Вид для списка использованных источников

Замечание: В шаблоне текст элемента списка для книги уже отформатирован

и им можно пользоваться в вашей работе над пояснительной запиской.

Рисунок 6 - Вкладка Элементы для списка использованных источников

Структура элемента списка определяется в строке «Структура» на этой вкладке и основывается на полях библиографической ссылки, которые вы уже ранее заполнили.

Структуру элементов списка, а также поля, которые надо заполнять при создании ссылки (см. рисунок 4), можно определить в зависимости от типа элемента (Книга, Статья, Веб-документ и пр.).

По умолчанию, в структуре для конкретного типа ссылок (на рис. 6 это Книга) отображаются следующие поля, к которым вы должны затем добавить дополнительные:

а) Со – Сокращение

б) Ав – Автор

в) За – Заголовок

г) Го – Год.

Между указанными полями расположены поля для разделительных символов. При создании новой структуры форматирования для другого типа ссылок, необходимо будет также скорректировать порядок следования информационных полей и содержимое полей для разделителей. Для этого необходимо:

а) Выделить в списке «Тип» нужный тип ссылки;

б) Для добавления нового информационного поля надо поместить курсор в прежнее информационное поле, перед которым вы хотите вставить новое;

в) Выбрать в секции «Структура» из выпадающего списка название нового информационного поля;

г) Щелкнуть по кнопке Вставить.

Для изменения полей с разделителями, необходимо поместить курсор в редактируемое поле и вручную скорректировать его содержимое.

На рисунке 7 приведен пример раздела «Список использованных источников» для книг:

Список использованных источников

1 Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 7-е издание.-М.: Изд. Издательский дом Вильямс, 2001.-1072 с.

Рисунок 7 - Пример раздела «Список использованных источников»

В конце своей работы над пояснительной запиской вы должны обновить список использованных источников, таким же способом, каким вы обновляли его при удалении элементов списка, содержащихся в шаблоне в качестве примера.

5.2 Использование таблиц

Таблицы в OpenOffice широко используются для структурирования информации. Для вставки таблицы поместите курсор в нужное место документа и выполните команду меню Таблица > Вставить > Таблица. В результате откроется диалоговое окно «Вставка таблицы» (см. рисунок 8).

Рисунок 8 - Диалоговое окно Вставка таблицы

В этом окне необходимо настроить желаемое название, количество строк, столбцов и значения параметров секции «Параметры». При желании можно выбрать какой-либо предопределённый стиль, нажав на кнопку Автоформат и выбрав его из открывшегося окна «Автоформат». В результате получим таблицу, приведенную на рисунке 9.

Таблица 1 - Сравнительные данные

Заголовок 1	Заголовок 2	Заголовок 3

Рисунок 9 – Пример таблицы

Эту таблицу предстоит заполнить своими данными. Следует иметь в виду, что таблица появляется без названия. Его можно вставить позже, выполнив команду меню Вставка > Название. Для того чтобы эта команда стала активной в меню, необходимо курсор установить внутри таблицы. После выполнения указанной команды появится диалоговое окно «Название»

(см. рисунок 10).

С помощью кнопки Параметры этого окна можно настроить некоторые параметры названия, например, параметры диапазона номеров (см. рисунок 11).

Рисунок 11 - Диалоговое окно «Параметры диапазона номеров»

Как правило, более или менее сложная таблица может представлять собой не просто сетку, а и объединение в пределах этой сетки некоторых строк и/или столбцов, логически объединяющих категории данных. Может это делать и OpenOffice Writer. Для этого необходимо использовать панель инструментов «Таблица» (см. рисунок 12).

Эта панель инструментов появляется на экране, как только курсор будет установлен внутри таблицы, в любом ее месте. При этом, если эта панель закреплена, то она появляется обычно в верхней части рабочего окна, ниже окна «Панель форматирования».

Кнопки, имеющиеся на этой панели инструментов, служат для форматирования таблицы. Назначение каждой из них можно увидеть, нажав клавиши Shift + F1 и поместив курсор в форме вопроса над интересующей вас кнопкой этой панели инструментов.

Вставку таблицы можно также выполнить и несколько по-другому. Можно выделить пробную таблицу, имеющуюся в шаблоне «Курсовой проект», а затем с помощью пунктов меню Правка > Копировать и Правка > Вставить создать новую таблицу в нужном месте пояснительной записки. При этом надо выделить не только саму таблицу, но и ее название. Тогда новая таблица будет создана вместе с ее названием. После этого с помощью панели инструментов «Таблица» можно настроить параметры новой таблицы так, чтобы они удовлетворяли вас. Кроме того, надо будет изменить текст названия таблицы, а вот номер таблицы будет изменен приложением Writer автоматически, после ее создания указанным способом.

5.3 Вставка рисунков

Рисунки (иллюстрации) наглядно поясняют представленный в пояснительной записке материал и по этой причине они просто необходимы. Любую иллюстрацию можно создать несколькими способами. Рассмотрим только два из них – вставка рисунка из файла и замещение старого рисунка новым путем копирования.

5.3.1 Вставка рисунка из файла

При использовании этого способа рисунок вместе с его названием помещается во врезку. Для вставки рисунка этим способом:

а) Поместите курсор в то место документа, где должен размещаться рисунок. Выполните команду меню Вставка > Изображение > Из файла. Откроется диалоговое окно «Вставить изображение» (см. рисунок 13).

б) Найдите с помощью этого окна нужный рисунок и щелкните по кнопке Открыть. В документ будет вставлен выбранный вами рисунок.

в) Теперь необходимо вставить название рисунка. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мышки по вставленному рисунку, после чего из контекстного меню выбрать строку «Название». Откроется диалоговое окно «Название» (см. рисунок 14). С помощью кнопки Параметры этого окна можно настроить некоторые параметры названия (см. рисунок 11).

В секции «Свойства» этого окна, введите в поле «Категория» категорию рисунка (Рис., Рисунок и пр.), выберите необходимый стиль нумерации с помощью поля «Нумерация», введите необходимый символ разделителя (двоеточие, тире и пр.) и щелкните по кнопке ОК. Вокруг рисунка будет сформирована врезка, а в нижней части этой врезки вы увидите введенное вами название рисунка.

5.3.2 Замещение старого рисунка новым

Это самый простой способ — скопировать в буфер обмена образец рисунка, вместе с его врезкой и названием, вставить в новом месте документа из буфера обмена скопированное изображение вместе с его врезкой, удалить старое изображение и вставить во врезку новое из файла. Затем следует скорректировать название рисунка. Номер рисунка корректировать при этом не надо. Он будет установлен автоматически.

5.4 Вставка в текст перекрестных ссылок

Для ввода ссылок на рисунки, таблицы и приложения:

а) Поместите курсор в том месте документа, где вы хотите разместить ссылку.

б) Выполните команду меню Вставка > Перекрестная ссылка. На вкладке «Ссылки» диалогового окна «Поля», в списке «Тип поля», выберите тип объекта ссылки (Рисунок, Таблица или Приложение) (см. рисунок 15).

в) В списке «Выбор», выберите нужный номер объекта ссылки (например, Рисунок 1), а в списке «Формат» выберите строку «Категория и номер». Щелкните по кнопке Вставить.

6 Печать пояснительной записки

Перед печатью окончательного варианта пояснительной записки, а также в процессе ее создания, не удаляйте страницу с заданием, включенную в шаблон. Это может привести к неправильной нумерации страниц. Просто, при печати надо указать необходимый диапазон печатаемых страниц, исключив из него страницу с номером 2. Затем при компоновке напечатанных страниц, вставьте вместо страницы с номером 2, выданное вам руководителем задание на курсовой проект.

7 Используемые в шаблоне стили абзаца

В таблице 1 приведен перечень используемых в шаблоне стилей для различных абзацев.

Таблица 1 - Стили абзаца, используемые в шаблоне

Тип абзаца	Используемый стиль
Ненумерованный заголовок	Заголовок
Заголовок первого уровня	Заголовок 1 (переход на новую страницу, автоматическая нумерация)
Заголовок второго уровня	Заголовок 2 (автоматическая нумерация)
Заголовок третьего уровня	Заголовок 3 (автоматическая нумерация)
Заголовки, не включаемые в содержание	Заголовок 10
Текст документа	Первая строка с отступом
Текст внутри таблицы	Текст таблицы
Текст на листе реферата	Основной текст с отступом
Название рисунка	Название рисунка
Название таблицы	Название таблицы
Заголовок списка использованных источников	Заголовок библиографии
Название использованного источника	Библиография 1
Заголовок содержания	Заголовок оглавления
Строки содержания	Содержание 1, 2, 3

Литература

1 ГОСТ 2.105 - 95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам. - М.: Издательство стандартов, 1996.

2 ГОСТ 6.38 - 90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 1991.

3 ГОСТ 7.1 - 84 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. - М.: Издательство стандартов, 1985.

4 Автоматизация разработки и выполнения конструкторской документации. / Под ред. Э.Т. Романычевой. - М.: Высш. шк., 1990.