Менеджера з персоналу

1. Загальні положення

1. Менеджер з персоналу забезпечує якісне ведення кадрового діловодства та обліку особового складу підприємства, веде роботу з акціонерами товариства.

2. Призначення та звільнення менеджера з персоналу здійснюється за наказом голови правління за поданням начальника відділу кадрів.

3. Посадовий оклад менеджеру з персоналу встановлюється головою правління за поданням начальника відділу кадрів.

4. На період відпустки, хвороби, відсутності менеджера з персоналу виконання обсягів робіт, передбачених данною посадововою інструкцією, здійснює начальник відділу кадрів.

2. Завдання та обов’язки

Менеджер з персоналу зобов”язаний:

1. Вести облік особового складу підприємства, його підрозділів і встановлену документацію щодо персоналу підприємства.

2. Оформляти прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства.

3. Формувати і вести особливі справи працівників, вносить зміни, пов”язані з трудовою діяльністю.

4. Готувати необхідні матеріали для атестаційної, кваліфікаційної і тарифікаційної комісій, проекти документів, що стосуються нагород і заохочень працівників.

5. Заповнювати, вести облік і зберігати трудові книжки, визначати трудовий стаж, видавати довідки про сьогоднішню і минулу трудову діяльність працівників.

6. Вести облік надання відпусток і лікарняних працівникам, здійснювати контроль за складанням у встановлені терміни і додержанням графіків чергових відпусток. Готувати проекти наказів про відпустки працівників.

7. Оформляти документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства.

8. Вести архів особових справ, після закінчення встановлених строків поточного зберігання готувати документи для здавання їх до архіву.

9. Підтримувати в актуальному стані базу данних персоналу підприємства в автоматизованій системі управління ІТ.

10. Здійснювати контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.

11. Вести облік порушень трудової дисципліни, контролювати своєчасне прийняття адміністрацією, профспілковим комітетом і трудовим колективом відповідних заходів до порушників.

12. Вести табель обліку робочого часу керівників підрозділів, головних фахівців, фахівців, службовців апарату управління.

13. Видавати перепустки прийнятим на роботу працівникам.

14. Складати встановлену звітність про роботу з кадрами.

15. Вести облік пенсіонерів підприємства.

16. Вести роботу з акціонерами товариства.

17. Виконувати вимоги системи управління якості згідно з документами СУЯ.

18. Виконувати накази, розпорядження голови правління, вказівки начальника відділу кадрів.

19. Виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, санітарії.

20. Зберігати комерційну таємницю.

Права

Менеджер з персоналу має право:

1. Вимагати і одержувати від відділів і служб підприємства своєчасного надання документів, довідок, пояснень та інших матеріалів з питань, що відносяться до його компетенції.

2. Надавати начальнику відділу кадрів свої пропозиції, направлені на покращення підбору і розстановки кадрів.

3. Викликати до відділу кадрів працівників підприємства з питань оформлення кадрової документації.

4.Відповідальність

Менеджер з персоналу несе матеріальну і дисциплінарну відповідальність у відповідності з діючим законодавством і положеннями колективного договору при наявності вини за:

1. Неякісний облік особистого складу підприємства.

2. Несвоєчасну підготовку наказів по особовому складу та про щорічні відпустки.

3. Втрати кадрової докуметації та документів працівників при зберіганні.

4. Неякісне і несвоєчасне оформлення документів для призначення пенсій.

5. Несвоєчасну підготовку звітів, що стосуються відділу кадрів.

6. Недостовірність наданих даних керівництву підприємства.

7. Несвоєчасне надання необхідних документів до дежавної комісії з цінних паперів та фондового ринку України (ДКЦПтаФР).

8. Не виконання вимог системи управління якості згідно з документами СУЯ.

9. Невиконання або неналежне виконання обов”язків викладених в данні інструкції.

5.Менеджер з персоналу повинен знати та виконувати:

У своїй роботі менеджер з персоналу повинен керуватися, знати та виконувати:

- чинне трудове законодавство України;

- положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи щодо обліку особливого складу; оформлення пенсій, ведення і зберігання трудових книжок і особових справ працівників підприємства;

- структуру підприємства і його підрозділів;

- стандарти уніфікованої системи кадрового діловодства, організаційно – розпорядчої документації;

- порядок обліку і складання звітності про стан трудової дисципліни;

- порядок встановлення назв професій працівників, загального і безперервного стажу певної роботи;

- колективний договір;

- накази, розпорядження голови правлiння;

- правила і норми охорони праці, внутрішнього трудового розпорядку, виробничої санітарії;

- положення про відділ кадрів;

- статут відкритого акціонерного товариства;

- інструктивні та керівні документи ДКЦПтаФР;

- документи СУЯ;

- дану посадову інструкцію.

6.Кваліфікаційні вимоги

1. На посаду менеджера з персоналу призначається особа, яка має повну вищу освіту без вимог до стажу роботи.

7. Взаємовідносини

1. Менеджер з персоналу підпорядковується безпосередньо начальнику відділу кадрів.

2. В процесі взаємовідносин з іншими посадовими особами та працівниками підприємства менеджер з персоналу забезпечує та контролює виконання обов’язків покладених на нього даною посадовою інструкцією та положенням про відділ кадрів.

Посадову інструкцію розробив:

В.о. начальника відділу по роботі з персоналом ________ Л.Є. Волощук

«______» _____________________200 р.

Узгоджено:

Начальник ПЕВ ___________ В.Ф. Крупеник

«______» _____________________200 р.

Юрисконсульт ____________ П.В. Осипчук

«______» _____________________200 р.

Начальник відділу ОП _____________ О.С. Зенченко

«______» _____________________200 р.

З посадовою інструкцією ознайомлений і зобов’язуюсь виконувати:

_________________ ______________ “___” __________ 200 р

(Прізвище) (підпис) (дата)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління

ВАТ “Ясен”

______________А.Г.Ясько

«_____»____________2007 р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

менеджера з адміністративної діяльності

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Менеджер з адміністративної діяльності – це посадова особа, головні службові обов'язки якої спрямовані на створення ефективних умов роботи голови правління, та ведення діловодства підприємства.

1.2. Менеджер з адміністративної діяльності є уповноваженою особою голови правління для вирішення питань в межах своєї компетенції.

1.3. Менеджер з адміністративної діяльності призначається на свою посаду або звільняється з неї згідно наказу голови правління, за поданням начальника відділу по роботі з персоналом.

1.4. Менеджер з адміністративної діяльності у своїй роботі керується:

- наказами та розпорядженнями голови правління;

- методикою організації та ведення діловодства;

- документами діючої системи якості;

- Законом України “Про охорону праці”, нормами та правилами з охорони праці, промислової санітарії та пожежної безпеки.

2. ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ

2.1.Проводити роботу з документальною інформацією і документами, необхідними для керівництва, управління і взаємодії структурних підрозділів.

2.2.Одержувати необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликати за його дорученням керівників.

2.3. Організовувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності розгляду заяв і пропозицій.

2.4.Організовувати телефонні переговори керівника, записувати в час відсутності керівника прийняті повідомлення реєструвати їх та докладати про них голові правління. Приймати та передавати телефонограми.

2.5.По особливій вказівці вести щоденникові записи зустрічей, переговорів та бесід, особисто розмножувати потрібні голові правління службові документи.

2.6.Приймати документи на підпис керівника, перевіряти їх відповідність вимогам нормативних документів з питань діловодства.

2.7.Реєструвати накази, розпорядженя по підприємству. Приймати кореспонденцію, яка надходить голові правління, вести її реєстрацію.

2.9. У відповідності з резолюцією керівництва підприємства передавати документи на виконання з одночасною реєстрацією в журналі або на комп'ютері.

2.10. Своєчасно відправляти службову документацію адресатам.

2.11. Вести реєстрацію проходження службових до­кументів.

2.12. Зберігати перші(контрольні) екземпляри наказів(розпоряджень), здавати їх по закінченню плинного року в заводський архів.

2.13.Вести реєстрацію та відмітки службових відряджень працівників підприємства та осіб, які прибули у відрядження на підприємство. Друкувати накази на відрядження працівників.

2.12. Здійснювати організаційну підготовку відряджень, нарад, засідань, ділових зустрічей та інших важливих заходів, які проводить голова правління. Попередження учасників цих заходів про призначений час прийому, оформляти протоколи.

2.13.Вести списки необхідних голові правління адрес, телефонів, дат.

2.14.Передавати і приймати інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв.

2.15. Зберігати усі необхідні службові документи, швидко їх знаходити для користування, в установлені строки здавати їх до архіву.

2.16. Реєструвати листи, скарги, заяви, і у відповідності до резолюції голови правління контролювати за вирішенням питань, які містяться у вказаних документах, та за сроками виконання.

2.17. Контролювати виконання співробітниками усних рішень та завдань голови правління.

2.18. Пильнувати за строками і визначати причини несвоєчасного виконання доручень, взятих на контроль, інформувати про стан виконання.

2.19. Друкувати за вказівкою керівника і заступників голови правління різні матеріали.

2.19. Вивчати досвід з діловодства, документознавства і використання організаційної техніки, застосовувати сучасні технічні засоби і технологічні процеси оброблення документів і документальної інформації.

2.20. Зберігати у таємниці конфіденційну інформацію довірену головою правління, передану відвідувачами та співробітниками, та що знаходиться у службових документах

2.21.Виконувати вимоги системи якості згідно з документацією СУЯ.

2.22.Виконувати Закон України “Про охорону праці”, нормами та правилами з охорони праці, промислової санітарії і пожежної безпеки.

ПРАВА

Менеджер з адміністративної діяльності має право:

3.1. Визначати пріоритети у взаємовідносинах голови правління з контактуючими організаціями.

3.2. Самостійно вирішувати усі поточні питання, які не визивають сумніву у позитивних наслідках.

3.3. Складати прості листи і стислі розпорядчі документи, в тому числі по відрядженням працівникам підприємства, на підставі усних вказівок голови правління.

3.4. Залучати при необхідності спеціалістів товариства для підготовки службових документів, потрібних голові правління.

3.5. Не приймати на підпис голови правління службові документи, виконані з порушенням стандартів і внутрішніх нормативних вимог акціонерного товариства.

3.6. Вимагати від авторів розпорядчих документів надання всіх додаткових матеріалів (пояснень, службових записок і т.д.).

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Менеджер з адміністративної діяльності несе відповідальність за:

4.1. Не якісне та не своєчасне виконання розпоряджень голови правління.

4.2. Не своєчасне та не якісне виконання завдань та обов'язків, покладених на нього цією посадовою інструкцією.

4.3. Розголошення конфіденційної або іншої інформації, оприлюднення якої може зашкодити економічним інтересам акціонерного товариства.

4.4. Невиконання норм та правил з охорони праці, промислової санітарії та пожежної безпеки.

4.5. Порушення правил внутрішнього трудового розпорядку.

4.6. Втрату службових документів.

4.7. Подання на підпис голові правління неправильно оформлених документів, в тому числі з граматичними помилками.

Невиконання вимог системи якості згідно з документацією СУЯ.

5.ПОВИНЕН ЗНАТИ ТА ВИКОНУВАТИ:

5.1. Методику організації і ведення діловодства.

5.2. Внутрішні адміністративні та нормативні документи акціонерного товариства.

5.3. Правила користування технічними засобами оброблення документів, усної та письмової інформації, комп'ютерами та друкарськими машинами.

5.4. Ділову та державну мову і етику службових стосунків.

5.5.Документи СУЯ.

5.5. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

5. КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Базова вища освіта та індивідуальна підготовка не менше 3 місяців, друк машинописного тексту із швидкістю не менше 100 знаків за хвилину та знання діловодства.

6. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ

7.1. Менеджер з адміністративної діяльності безпосередньо підпорядковується голові правління, а також виконує вказівки начальника відділу по роботі з персоналом, з питань організації діловодства на підприємстві.

7.2. У взаємовідносинах з іншими посадовими особами та працівниками підприємства менеджер з адміністративної діяльності забезпечує виконання завдань та обов’язків, покладених на нього цією посадовою інструкцією.

Посадову інструкцію розробив:

В.о. начальника відділу по роботі з персоналом ________ Л.Є. Волощук

«______» _____________________200 р.

Узгоджено:

Начальник ПЕВ ___________ В.Ф. Крупеник

«______» _____________________200 р.

Юрисконсульт ____________ П.В. Осипчук

«______» _____________________200 р.

Начальник відділу ОП _____________ О.С. Зенченко

«______» _____________________200 р.

З посадовою інструкцією ознайомлений і зобов’язуюсь виконувати:

_________________ ______________ “___” __________ 200 р

(Прізвище) (підпис) (дата)

Затверджую:

Голова правління

ВАТ “Ясен”

_______ А.Г. Ясько

“___” ________ 2007 р.

Посадова інструкція

архіваріуса

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Основною задачею архіваріуса є підшивка та зберігання документів акціонерного товариства.

1.2. Архіваріус безпосередньо підпорядковується начальнику відділу по роботі з персоналом, призначається, переміщається та звільняється від займаної посади головою правління по поданню начальника відділу.

1.3. Посадовий оклад архіваріуса встановлюється та змінюється головою правління підприємства по поданню начальника відділу згідно з діючою схемою посадових окладів встановленого фонду заробітної плати.

1.4. Основними показниками діяльності архіваріуса є:

- своєчасна підшивка службових документів;

- правильна систематизація та розміщення справ, дотримання термінів їх зберігання.

2. ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ

Архіваріус зобов'язаний:

2.1.Проводити підшивку службових документів підприємства, прийом їх на зберігання.

2.2. Забезпечувати зберігання документів, які надійшли до архіву.

2.3. Брати участь і розробленні номенклатури справ, перевіряє правильність формування та оформлення справ під час їх передачі до архіву.

2.4. Згідно з чинними правилами шифрувати, систематизувати і розміщувати справи, вести їх облік.

2.5. Готувати зведені описи справ постійного і тимчасового зберігання, а також акти для передавання справ на державне зберігання, на списання та брати участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

2.6. Контролювати додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву.

2.7. Видавати архівні копії та документи, готувати необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву, вести їх облік.

2.8. Складати необхідні звіти щодо роботи архіву.

2.9 Виконувати вимоги системи управління якості згідно з документацією СУЯ.

2.9. Виконувати Закон України "Про охорону праці", норми та правила з охорони праці, промислової санітарії.

2.10. Не розголошувати відомості, які є в службових документах.