Хозяйственно-операционные расходы

Расчеты, связанные с использованием физическими лицами личных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные денежные средства и др.) в интересах организации, с которой они состоят в трудовых отношениях, расцениваются как расчеты наличными денежными средствами между организациями.

Использованные личные средства подотчетных лиц включаются в фактическую сумму расчетов наличными денежными средствами между организациями по дате фактического расходования личных средств физическими лицами. Дата составления авансовых отчетов и фактического возмещения физическим лицам использованных ими личных средств не учитывается.

Расчеты наличными денежными средствами в Республике Беларусь осуществляются только в белорусских рублях.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 5 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

· приходный кассовый ордер, квитанция, талон, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

· кассовый чек, содержащий номер, наименование организации (предпринимателя), дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, подписанный лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий все вышеперечисленные реквизиты.

При приобретении железнодорожных и авиабилетов следует завести регистр аналитического учета – книгу учета движения денежных документов. Поступление и списание денежных документов необходимо оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами, с последующей записью в кассовой книге.

Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на командировочные и хозяйственно-операционные расходы, обобщается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Схема счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена на рисунке 11.

ДебетСчета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»Кредит
Сальдо начальное – дебиторская задолженность на начало периода	Сальдо начальное – кредиторская задолженность на начало периода
Оборот дебетовый: ¯ Кредиторской задолженности (возмещены подотчетному лицу понесенные расходы) ­ Дебиторской задолженности (выданы деньги в подотчет)	Оборот кредитовый: ­ Кредиторской задолженности (подотчетным лицом осуществлены расходы без предварительной выдачи аванса) ¯ Дебиторской задолженности (по представленным оправдательным документам списаны деньги с подотчетного лица)
Сальдо конечное – дебиторская задолженность на конец периода	Сальдо конечное – кредиторская задолженность на начало периода

Аналитический учет ведется по целям (командировочные, хозяйственные расходы); по видам выплат; по сотрудникам; по срокам возникновения дебиторской задолженности.

Перед отправкой работника в служебную командировку, а также в целях хозяйственно-операционных расходов наниматель обязан выдать ему аванс. Выдача наличных денежных средств (в национальной и иностранной валютах) под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Расчет аванса в иностранной валюте производится бухгалтерией исходя из сроков командировки, видов возмещаемых расходов, установленных законодательством норм возмещения командировочных расходов. При отсутствии или недостаточности валютных средств наниматель приобретает их путем безналичного расчета в порядке, установленном Национальным банком РБ. В случае отсутствия валютного счета на момент командировки или средств на нем для выплаты работникам, направляемым в командировку, валютные средства могут быть приобретены за белорусские рубли в обменных пунктах уполномоченных банков РБ в порядке, установленном Национальным банком РБ.

Необходимо отметить, что наниматель обязан ознакомить командируемого работника с расчетом на выделенный аванс в иностранной валюте, с валютными ограничениями стран, в которые командируется работник (в частности, с ограничениями, касающимися ввоза и вывоза валют), а также положениями об отчете за полученный аванс и об ответственности за недостачу иностранной валюты.

Для отражения в бухгалтерском учете затрат, произведенных командированным работником в иностранной валюте, их сумма пересчитывается в белорусские рубли по курсу Нацбанка РБ, действующему на дату составления авансового отчета.

Если командированному работнику аванс был выдан в белорусских рублях, то возврат в кассу не использованных им средств, производится также в белорусских рублях.

Если расходы работника превысили сумму выданного ему аванса, то возмещение суммы перерасхода производится в той валюте, в которой был выдан аванс. При отсутствии у организации данного вида валюты возмещение расходов в порядке завершения расчетов по командировке может быть произведено по решению нанимателя, как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Нацбанка РБ, установленному на дату составления авансового отчета.

Если в период нахождения в служебной командировке расходы осуществлялись в нескольких валютах, то по возвращении работника из командировки для удобства рекомендуется составлять авансовые отчеты отдельно по каждому виду валюты.

Для возврата неиспользованной наличной инвалюты, полученной работником под отчет, или приобретенной работником за выданные ему под отчет наличные белорусские рубли, работник должен продать неиспользованную инвалюту в обменном пункте или в кассе банка и белорусские рубли внести в кассу организации. При этом работник должен приложить чек, подтверждающий совершение указанной валютно-обменной операции.

При использовании для оплаты командировочных расходов дебетовой личной карточки, оставшаяся на карт - счете работника неиспользованная сумма денежных средств (в национальной либо иностранной валюте), полученная под отчет, должна быть возвращена работником путем внесения ее в кассу организации либо осуществления работником банковского перевода с его карт-счета на счет организации.

Рассмотрим корреспонденцию счетов по выдаче и возврату подотчетных сумм (табл.)

Таблица Корреспонденция счетов

Дт	Кт	Содержание операции
		Выданы работнику денежные средства под отчет
10,44		Отражены затраты на приобретение билетов (чек электронного терминала) Учтена стоимость билетов в составе командировочных расходов на дату утверждения авансового отчета (маршрут-квитанция, посадочный талон, авансовый отчет)
		Возврат не израсходованных подотчетных сумм
20,23, 25,26		Отражено возмещение подотчетных сумм

Списание подотчетных сумм производится в зависимости от ситуаций с использованием соответствующих счетов и субсчетов

В настоящее время многие организации в своей деятельности используют корпоративные карточки. Для этого организация открывает карт-счет в белорусских рублях или в иностранной валюте. Держатели корпоративных карточек при открытии карт-счета в белорусских рублях и иностранной валюте вправе их использовать в т.ч. для оплаты расходов, связанных со служебными командировками держателей корпоративных карточек. Владельцем корпоративной карточки является юридическое лицо, держателем - один или несколько работников, указанных в доверенностях владельца карт-счета.

Зачисление денежных средств на карт-счет юридического лица производится с его текущего (расчетного) счета, с иных счетов в соответствии с законодательством.

Работники, получившие иностранную валюту под отчет посредством ее зачисления на карт-счет и расходовавшие иностранную валюту с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица, предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, а также карт-чеки (слипы) и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования иностранной валюты.

При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением к нему карт-чеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

При использовании корпоративной карточки в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты работника включаются суммы денежных средств в валюте произведенных операций.

В случаях, когда валюта денежных средств, указанная в карт-чеках (слипах), не соответствует валюте, перечисленной юридическим лицом, предпринимателем на карт-счет, используется обменный курс, примененный банком при отражении произведенных операций по карт-счету. Если на дату составления отчета не имеется информации о примененном банком обменном курсе, то используется официальный курс белорусского рубля к соответствующим иностранным валютам, установленный Нацбанком РБ на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

Рассмотрим корреспонденцию счетов (табл.)

Таблица 146 –Корреспонденция счетов по отражению расчетов с подотчетными лицами с применением банковских пластиковых карточек