Учет расчетов с подотчетными лицами

Для выполнения различных хозяйственных и других поручений предприятие выдает денежные суммы под отчет отдельным лицам. Работники, получившие эти суммы, называются подотчетными лицами. Деньги под отчет могут быть выданы только работникам данного предприятия. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливается руководителем предприятия и ежегодно утверждается приказом по предприятию.

Как правило, под отчет выдаются денежные суммы в связи с командировкой работника. Служебной командировкой признают поездку работника на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст.91 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)). Основанием является распоряжение нанимателя. При этом не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняют место работы (должность) и заработную плату в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка (ст.95 ТК).

Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы, только на те цели, на которые они выданы. Передача аванса одним подотчетным лицом другому запрещается.

Наличные деньги выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру, подписанному руководителем и главным бухгалтером. Подотчетному лицу выдается аванс только в том случае, если оно не имеет задолженность по ранее полученным суммам.

Авансы чаще всего выдаются для служебных командировок. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Командировка оформляется приказом с указанием пункта назначения, наименования предприятия, в которое направляется работник, ее цель и срок командировки.

Работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем и скрепленное печатью.

На предприятии ведется журнал регистрации лиц отбывающих в командировку и журнал регистрации лиц прибывающих в командировки (основание – учетная политика организации).

Расчеты с подотчетными лицами возникают между нанимателем и работником организации по суммам денежных средств, выданным под отчет на командировочные расходы или хозяйственно-операционные расходы.

Возмещение командировочных расходов производится по следующим видам:

- суточные;

- по найму жилого помещения;

- проездные.

При оплате нанимателем плательщику расходов на командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц:

• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм;

• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

• расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи;

• расходы, связанные с выдачей и (или) регистрацией документов для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь, получением виз, а также с обменом наличной валюты или чека на наличную иностранную валюту или с получением наличной иностранной валюты с использованием банковской пластиковой карточки.

Лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.

В случае невозвращения неиспользованных сумм выданных авансов задолженность работника можно погасить путем удержания из его заработной платы.

Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю производят по распоряжению нанимателя:

• для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы;

• возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;

• погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания (п.1 части второй ст.107 ТК).

В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности.

Если же в установленные законодательством сроки подотчетным лицом не представлены документы и отчеты о расходовании сумм, полученных под отчет, не сданы неизрасходованные остатки таких сумм и в пределах 30-дневного периода со дня истечения этого срока предприятием (налоговым агентом) не принято распоряжение об удержании задолженности по ним, такие суммы включаются в доходы месяца, следующего за месяцем истечения указанных сроков. Таким образом, возникает доход, подлежащий обложению подоходным налогом.

Поскольку наниматель своим распоряжением в 30-дневный период не удержал сумму перерасхода, то такая сумма включается в доходы месяца, следующего за месяцем истечения указанных сроков. В бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т 94 - К-т 71 - на сумму, не возвращенную в установленный срок;

Д-т 70 - К-т 68-4 - исчислен подоходный налог на сумму полученного дохода при командировке.

При возмещении работникам расходов, связанных с командировками за границу, следует руководствоваться Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115).

При следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя работникам выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, дорожных, таможенных сборов, вынужденного мелкого ремонта, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика.

Возмещение указанных расходов, а также расходов:

• по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств;

• ветеринарному и фитосанитарному контролю;

• мойке транспортных средств;

• услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминалах);

• конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором;

• экологическому налогу и сбору;

• факсимильной связи;

• эвакуации транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей;

• других, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, - производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале.

Субъекты валютных операций - резиденты вправе использовать наличную иностранную валюту для оплаты расходов, связанных с поездками за пределы Республики Беларусь, а именно:

• выдача водителям автобусов и грузовых автомобилей, работающих на регулярных международных пассажирских и грузовых линиях, работа которых протекает в пути, для оплаты за пределами Республики Беларусь дорожных, экологических, таможенных пошлин и сборов, налогов, вынужденного мелкого ремонта, приобретения горюче-смазочных материалов, стоянки;

• выдача сопровождающим подвижного состава для оплаты за пределами Республики Беларусь дорожных, экологических, таможенных пошлин и сборов, налогов, вынужденного мелкого ремонта в пути следования, приобретения горюче-смазочных материалов, проведения санитарной обработки вагонов, приобретения скоропортящихся продуктов питания в пути следования, а также для оплаты расходов по открытию проездных виз обслуживающему и сопровождающему персоналу;

• для оплаты в Республике Беларусь декларирования грузов, страховых услуг (включая страхование водителя, груза, транспортного средства и т.д.), услуг (работ), оказываемых (выполняемых) на пограничных (таможенных) переходах, налогов, таможенных пошлин и сборов, дорожных и иных сборов, обеспечения уплаты таможенных платежей таможенным органам, если законодательством их оплата предусмотрена в иностранной валюте и проведение данных расчетов связано с транспортировкой (экспедированием) грузов за пределы или из-за пределов Республики Беларусь, транзитными перевозками (экспедированием) грузов через территорию Республики Беларусь.

Перечень затрат в иностранной валюте, относящихся на расходы по транспортировке, страхованию и экспедированию грузов и пассажиров, а также на уплату налогов и сборов в иностранной валюте, связанных с транспортировкой грузов и пассажиров, утвержден постановлением Минтранса РБ от 23.07.2007 № 44.

При осуществлении автомобильных перевозок в иностранной валюте могут быть возмещены расходы:

• на командировочные расходы водителей;

• оказание сервисных услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей и полуприцепов, автобусов;

• уплату сборов и налогов при проезде по территориям иностранных государств;

• уплату таможенных сборов;

• приобретение книжек МДП;

• страхование транспортных средств («КАСКО»), водителей, грузов;

• страхование ответственности перевозчика;

• оформление разрешений на проезд по территории иностранных государств;

• оплату расходов, связанных с транспортировкой автомобильных транспортных средств на паромах и железнодорожных платформах при осуществлении смешанных (комбинированных) перевозок.

К затратам, осуществляемым в иностранной валюте, относятся также другие затраты, осуществляемые за рубежом (п.2 Перечня):

• оплата стоянок в пути следования;

• приобретение бензина и дизтоплива (горюче-смазочных материалов);

• оплата за проезд по платным дорогам;

• услуги эвакуации;

• конвоирование грузов;

• услуги факсимильной связи.

Кроме того, в иностранной валюте оплачиваются также расходы, осуществляемые за рубежом, поименованные в п.6 Перечня.

Использование средств в иностранной валюте, полученных на расходы при служебных командировках за границу, на другие цели не допускается (п.50 Инструкции № 115).

Таким образом, работнику за приобретенные им за иностранную валюту домкрат и набор ключей возместить расходы в иностранной валюте нельзя.

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

К авансовому отчету по служебной командировке должны прилагаться следующие документы:

· командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

· проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно. Электронные билеты являются оправдательным документом, если приложена распечатка электронных билетов;

· оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

· отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Рассмотрим сущность расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам.