Требования к оформлению отчёта

Текстовая часть отчёта должна быть представлена в печатном виде на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (210х297 мм). Размер полей: левое – 20–25 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Текст печатается шрифтом Times New Roman, 14 тп через полуторный межстрочный интервал. Объём текста отчёта (без приложений) должен составлять 15 – 20 страниц.

Страницы текста отчёта нумеруются, начиная со второй. Нумерация начинается со страницы «Содержание», номер на ней (номер 1) не проставляется. Номер страницы проставляется на верхнем колонтитуле в середине рабочей строки, с соблюдением сквозной нумерации. Какие-либо знаки в номере не ставятся. Титульный лист и приложения в счёт страниц отчёта не входят.

Каждый новый крупный раздел текста отчёта (кроме подразделов, входящих в раздел) – начинается с новой страницы. Каждая новая мысль должна начинаться с абзаца (один нажим на клавишу «Tab»).

Разбивка текста отчёта выполняется в соответствии с приведённой выше структурой. Расстояние между заголовками разделов и последующим текстом должно быть равным двойной подаче межстрочного интервала. Такое же расстояние должно быть между заголовками раздела и подраздела, а также между текстом одного раздела (подраздела) и заголовком следующего.

Заголовки структурных элементов текста отчёта располагаются симметрично относительно середины рабочей строки (центруются) без точки в конце (открытая пунктуация) и без подчеркивания. Они выделяются полужирным шрифтом. Если заголовок включает несколько предложений, их разделяют точками. Перенос заголовка со строки на строку осуществляется с учётом его смысла. Переносы слов в заголовках не допускаются. Заголовок не может стоять в конце страницы, если к нему не будет приписано не менее трёх строк текста.

Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами. При этом раздел нумеруется одной цифрой с точкой, например: 1., 2., 3. Подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела и нумероваться двумя цифрами с точками. Например, 1.1., 2.2., 3.2. и т.д. Первая цифра – номер главы.

Если в тексте используются условные обозначения, то они обязательно должны быть расшифрованы. Сокращения слов, кроме общеупотребительных, не допускаются.

Приложения имеют свою нумерацию. Слово «Приложение» с номером приложения без знака № проставляется в правом верхнем углу листа: Приложение 5. В соответствующем месте текста отчёта обязательно должна быть дана ссылка на конкретное приложение. Например: «Структуру службы ДОУ фирмы автор приводит в Приложении 4».

Все рисунки и графики, включаемые в текст работы или содержащиеся в приложениях, должны иметь названия, которые помещаются под ними. Тематический заголовок таблицы пишется над ней после нумерационного заголовка.

Если необходимо сделать какие-либо разъяснения, дать определения или перевод терминов, указать источник информации, в работе должны быть использованы примечания. Они должны быть подстрочными (оформляются как подстрочная сноска внизу страницы со сквозной нумерацией по всему тексту).

Библиографическая ссылка – совокупность библиографических сведений о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте источнике, необходимых и достаточных для его общей характеристики, идентификации и поиска. Библиографическую ссылку студент должен давать в том случае, если он первый раз даёт ссылку на ГОСТ, например, на ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98 (в последнем случае необходимо сказать, например: «Здесь и далее определения приводятся по…»), а также каждый раз, когда он приводит в тексте отчёта цитату из какого-либо учебника. Вотчёте необходимо использоваться подстрочные библиографические ссылки (вынесены из текста вниз страницы в виде подстрочных примечаний).Они, как и подстрочные примечания, нумеруются арабскими цифрами (1, 2, 3).

Например:

«В учебном пособии Е.В. Королёвой «Документационное обеспечение управления» по данному вопросу сказано следующее: «…»[1].

При ссылке на Интернет-ресурсы обучающийся обязательно должен указать автора и название работы (если они обозначены на сайте), адрес сайта, а также дату выхода на сайт. Например: URL:http://www.r-g-d.org/B/bologov.htm [дата обращения: 04.11.2012].

В конце отчёта студент должен привести список использованных им источников и литературы (нормативных актов, учебников, другой литературы по излагаемому вопросу, информационных ресурсов сети Интернет).

Если источник имеет автора, то в списке источников и литературы сначала пишется его фамилия, а затем инициалы. Фамилия и инициалы выделяются курсивом. Если авторов два или три, то их фамилии указываются в той же последовательности, что и в источнике. Если авторов более трёх, указывается фамилия только первого автора с добавлением слов «и др.».

Например:

Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 1994.

Крайская З.В. Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996.

Кирсанова М.В. и др. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2008.

Существуют два способа выделения каждого нового положения в списке: с абзаца начинается либо первая строка названия источника с фамилией автора, либо каждая следующая строка, если название состоит из двух и более строк.

Если название источника содержит дополнительные сведения (пособие, учебник, сборник трудов, обзор, ученые записки), то после основного названия ставится двоеточие и даются дополнительные сведения.

Например:

Рагозина С.А. Современное делопроизводство: учеб. пособие. М., 2008.

В случае выхода источника под редакцией (под общей редакцией) после наименования источника ставится косая черта дроби и пишется: / Под общ. ред. или / Под ред. Затем приводятся инициалы и фамилия редактора в родительном падеже. Если же указываются редактор или составитель, то после наименования источника также ставится одна косая черта дроби и пишется: / Ред. или / Сост., а затем – инициалы и фамилия редактора или составителя в именительном падеже.

Например:

Организация электронного документооборота / Под ред. С.Г. Морозова. М., 2002.

В случае, если ссылка даётся на какую-либо статью, изданную среди других произведений того же автора и объединённых в одной книге, то после фамилии с инициалами даётся название статьи, затем ставятся две косые черты дроби (//) и приводятся все библиографические данные источника.

Например:

Попова М.П. История создания губернского музея во Владимире // Попова М.П. И поиск длится целый век… Владимир, 2002.

При ссылке на публикацию в журнале после указания фамилии, инициалов автора и названия статьи ставятся две косые черты дроби и даётся название периодического издания, год выхода, номер, страницы, на которых размещён используемый текст.

Например:

Комарова С.Е. Опыт составления номенклатуры дел в департаментах администрации Курской области // Делопроизводство. 2010. № 3. С. 35 – 36.

Ссылки на нормативно-правовые акты в списке использованных источников и литературы оформляются следующим образом:

О рекламе: ФЗ от 18 июля 1995 г. // СЗ РФ. 1995. № 30. Ст. 2864.

Однако обычно название и дата принятия закона и иных нормативно-правовых актов указывается в тексте работы, а библиографическая ссылка содержит только источник официальной публикации:

СЗ РФ. 1995. № 30. Ст. 2864.

Место издания является обязательным библиографическим элементом и приводится в именительном падеже. Принятыми сокращениями являются: Москва – М., Ленинград – Л., Санкт-Петербург – СПб., Нижний Новгород – Н. Новгород, Ростов-на-Дону – Ростов н/Д. Если книга имеет в библиографическом описании два места издания, то указываются оба и отделяются друг от друга точкой с запятой: М.; Л.

Год издания указывается без буквы «г». При отсутствии года издания пишутся прописные буквы «Б.Г.» (без года).

При ссылке на тома, части, разделы, главы и страницы все сведения даются арабскими цифрами и пишутся сокращенно: Т. 4 (том), Кн. 2 (книга), Разд. 3 (раздел), Вып. 5 (выпуск), Гл. 4 (глава), С. 10 – 11 (страница), Л. 30–30об. (лист).

Нормативно-правовые акты располагаются в библиографии в соответствии с их иерархией, по их юридической силе, архивные фонды – по порядку их номеров, названия научных работ – в алфавитном порядке по первой букве фамилии автора (при отсутствии указания на автора – по первой букве названия источника), если фамилии авторов начинаются с одной буквы – по второй букве и т. д.

Список использованных источников и литературы разбивается на разделы: 1. Нормативно-правовые акты и иные официальные документы. 2. Специальная литература. 3. Интернет-ресурсы (естественно, далеко не в каждой курсовой работе могут быть использованы источники и литература из каждого из указанных разделов).

Образцом оформления списка использованных источников и литературы является соответствующий раздел данных методических указаний.

Используя при написании отчёта нормативные акты, публикации в периодической печати, учебную и прочую литературу, студент может прибегать к цитированию. Фраза, сформулированная другим исследователем или тем более взятая из архивного документа и построенная в соответствии с требованиями конкретной эпохи, не может быть включена в текст работы без кавычек (и отсылки к источнику), в противном случае считается, что автор отчёта присваивает себе чужие мысли, чужие результаты исследования. Однако надо иметь в виду, что цитирование не должно быть избыточным, это создаёт впечатление о несамостоятельности работы.

При написании отчёта студент должен соблюдать следующие требования к цитированию:

· цитата приводится в той форме, в какой дана в источнике, и с обеих сторон заключается в кавычки;

· цитата должна быть полной; возможен пропуск слов, предложений в цитате, который обозначается многоточием; многоточие ставится в любом месте цитаты, знак препинания, стоявший перед пропущенным текстом или за ним, при этом не сохраняется;

· каждая цитата должна сопровождаться ссылкой на источник;

· допускается цитирование в форме косвенной речи, а также пересказ мыслей других авторов своими словами, в этом случае также необходимо сделать ссылку на источник;

· при необходимости выразить собственное отношение к цитате или к её отдельным словам необходимо ставить после них восклицательный или вопросительный знак, заключенный в круглые скобки;

· в случае выделения в цитате студентом некоторых слов, это необходимо прокомментировать, для чего в круглых скобках даётся поясняющая оговорка и курсивом инициалы автора курсовой работы (первые буквы имени и фамилии): (разрядка наша. – О.Г.), (подчеркнуто мною. – О.Г.).

Не следует злоупотреблять в начале фраз словосочетаниями типа «следует подчеркнуть», «необходимо заметить». Следует избегать длинных предложений, затрудняющих понимание текста.

Перечисления, состоящие из отдельных слов или простых фраз, пишут в подбор с текстом, отделяя друг от друга запятой. Перечисления, состоящие из сложных фраз, пишут с новой строки, со строчной буквы, отделяя друг от друга точкой с запятой. Перечисления также могут нумероваться арабскими цифрами с точкой, в этом случае они начинаются с прописной буквы и заканчиваются точкой. Перед нумерованным перечислением нельзя оканчивать основную фразу на предлогах или словах «из», «на», «от», «то», «как» и т.п.

В тексте допустимо использовать только общеупотребительные сокращения и аббревиатуры (например, названия государств): т.д., т.п., и др., и пр., ГОСТ, РФ, ООО, ОАО. Однако допустимо ввести в текст аббревиатуру с той целью, чтобы не писать каждый раз полностью многословные обозначения. Это делается следующим образом: при первом упоминании в тексте такого обозначения после него в скобках приводится аббревиатура, а далее автор работы употребляет по всему её тексту только данную аббревиатуру.

Например:

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)...

Исключение составляют заголовки разделов. Приведенные в них многословные обозначения пишутся полностью, а аббревиатура вводится после такого же обозначения, впервые встречаемого в тексте.

Нельзя сокращать словосочетания «так как», «таким образом», «так называемый», «например». Недопустимо производить сокращения путём произвольного слияния слов, например: «спецупражнение», «спецтренировка» и т.п.

Если слова «номер», «градус», «параграф», «процент», «граммов», «килограммов», «метров», «сантиметров» и т.п., встречаются в тексте без числительных, их не заменяют знаками, употребляемыми только вместе с числительным. Например: «Рассмотрим подробнее это положение в следующем параграфе», но § 1; «данная величина измеряется в граммах», но 25 г. Надо учитывать то, что слова «граммы», «килограммы», «метры», сантиметры» имеют буквенные обозначения без точки: г, м, см, кг.