И составу сопровождающих раздел приложений

В соответствии со структурой отчёта, приведённой в пункте 1.3 данных указаний, приводим краткое описание того, что должен изложить студент в тексте каждого раздела отчёта и перечень приложений, которые должны в обязательном порядке сопровождать каждый раздел.

Раздел 1. Структура учреждения.

Студент описывает суть различных видов структуры учреждений: линейной, функциональной, линейно-функциональной и матричной. Объясняет преимущества и недостатки каждого вида структуры. Говорит о том, какой именно вид структуры избрал для своей виртуальной фирмы и почему.

На изучение раздела и выполнение практических заданий по нему отводится 6 часов.

Состав приложений к разделу (дается валовая нумерация приложений по всему отчёту):

1. Схема линейной структуры учреждения.

2. Схема функциональной структуры учреждения.

3. Схема линейно-функциональной структуры учреждения.

4. Схема матричной структуры учреждения.

5. Схема структуры виртуальной фирмы (дается название фирмы).

Раздел 2. Организационно-правовые документы в управленческой деятельности.

Студент даёт понятие об организационно-правовых документах и их роли в управленческой деятельности, перечисляя управленческие функции, которые документируются организационно-правовыми документами. Перечисляет виды организационно-правовых документов. Рассказывает о составе формуляра организационно-правовых документов, об удостоверении организационно-правовых документов. Говорит о виде организационно-правовых документов по срокам их действия.

Подраздел 2.1. Устав организации, Положение об организации, Учредительный договор.

Студент приводит понятие каждого из перечисленных документов, объясняет при какой форме собственности организация должна выбрать тот или иной документ, приводит состав реквизитов формуляра документа, примерную структуру текста каждого документа. Студент объясняет, какой именно документ и почему он избрал для виртуальной фирмы.

Подраздел 2.2. Положение о коллегиальном органе.

Студент приводит понятие положения о коллегиальном органе, состав его реквизитов. И подробно рассказывает о Положении об Экспертной комиссии учреждения.

На изучение раздела и выполнение практических заданий по нему в целом отводится 12 часов.

Состав приложений к разделу:

6. Проект учредительного документа (Устава, Положения, Учредительного договора), который студент избрал для своей виртуальной фирмы.

7. Проект Положения об Экспертной комиссии виртуальной фирмы.

Раздел 3. Организация службы документационного обеспечения управления.

Студент даёт понятие службы документационного обеспечения управления (ДОУ), перечисляет ее основные задачи. Рассказывает о структуре службы ДОУ, составе и подборе её служащих. Перечисляет организационные документы службы ДОУ. Рассказывает о связях службы ДОУ внутри и за пределами учреждения. Студент также рассказывает о видах организационных форм делопроизводства в учреждении, причинах их выбора, а также о выгодах централизации некоторых функций службы ДОУ даже при децентрализованной форме организации делопроизводства.

Подраздел 3.1. Выбор организационной формы делопроизводства и структура службы документационного обеспечения управления.

Поскольку основная теория уже изложена выше, в данном пункте студент рассказывает о причинах выбора им той или иной формы организации делопроизводства для виртуальной фирмы. Он также рассказывает о структуре службы ДОУ виртуальной фирмы (если создание такой службы обосновано) и составе сотрудников службы ДОУ виртуальной фирмы.

На изучение подраздела и выполнение практических заданий по нему отводится 6 часов.

Подраздел 3.2. Приказ о создании службы документационного обеспечения управления.

Студент приводит последовательность создания службы ДОУ. Даёт понятие приказа по основной деятельности, рассказывает о составе реквизитов его формуляра, о последовательности создания, согласования, подписания, регистрации приказа.

На изучение подраздела и выполнение практических заданий по нему отводится 6 часов.

Пункт 3.3. Положение о службе документационного обеспечения управления.

Студент даёт понятие о Положении о структурном подразделении и подробно рассказывает о Положении о службе ДОУ: его назначение, состав формуляра, порядок согласования, подписания и утверждения, порядок хранения, состав разделов текста.

Пункт 3.4. Должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления.

Студент даёт понятие о должностных инструкциях и их назначении. Рассказывает о составе формуляра должностной инструкции и составе разделов текста, о порядке подписания, согласования, утверждения должностной инструкции.

На изучение подраздела и выполнение практических заданий по нему отводится 12 часов.

Подраздел 3.5. Инструкция по делопроизводству.

Студент даёт понятие об Инструкции по делопроизводству, её назначении, составе реквизитов формуляра, структуре текста, составе приложений. Рассказывает, какими нормативными документами он должен воспользоваться при разработке Инструкции по делопроизводству для виртуальной фирмы.

Поскольку разработка проекта Инструкции по делопроизводству для конкретной фирмы в реальной жизни занимает довольно продолжительное время, а сам документ содержит вместе с приложениями десятки страниц текста, студенту при разработке проекта Инструкции для виртуальной фирмы достаточно продемонстрировать оформление её в соответствии с ГОСТ, привести содержание раздела «Основные положения», продумать и продемонстрировать в проекте документа состав разделов текста, привести подробный перечень приложений.

На изучение подраздела и выполнение практических заданий по нему отводится 12 часов.

На изучение раздела и выполнение практических заданий по нему в целом отводится 36 часов.

Состав приложений к разделу:

8 – 11. Схемы структур службы ДОУ акционерного предприятия, государственного предприятия, учреждения с количеством работников свыше 1000 человек, министерства.

12. Схема структуры службы ДОУ виртуальной фирмы.

13. Проект приказа о создании службы ДОУ виртуальной фирмы.

14. Проект Положения о службе ДОУ виртуальной фирмы.

15. Проект должностной инструкции делопроизводителя виртуальной фирмы.

16. Проект должностной инструкции специалиста по делопроизводству виртуальной фирмы.

17. Проект Инструкции по делопроизводству для виртуальной фирмы.

Раздел 4. Организация документооборота в учреждении.

Студент даёт понятие документооборота, рассказывает о принципах его организации, в т.ч. о принципе однократности записи и способах его соблюдения. Даёт понятие документопотоков.

Подраздел 4.1. Движение документопотоков по учреждению.

Студент перечисляет и коротко описывает основные этапы движения по учреждению входящих, исходящих и разных видов внутренних документов (в данном случае приказа по основной деятельности и должностной инструкции).

При выполнении практических заданий студент должен учитывать структуру созданной им виртуальной фирмы и структуру её службы ДОУ.

На изучение подраздела и выполнение практических заданий по нему отводится 6 часов.

Подраздел 4.2. Бланки, печати и штампы фирмы. Их заказ, получение, хранение и выдача.

Студент даёт определение бланка, рассказывает о видах бланка по расположению реквизитов, автору и назначению. Рассказывает о порядке заказа бланков в типографии, порядке оформления их поступления в учреждение и выдачи сотрудникам.

Выполняя практическое задание, студент должен сконструировать на персональном компьютере 4 бланка: служебного письма, приказа, внешней справки и общий.

Студент даёт понятие печатей и штампов. Рассказывает о порядке их заказа в изготовляющей печати и штампы фирме, о порядке выдачи печатей и штампов сотрудникам, их хранении на рабочих местах и соблюдении правил пользования ими.

На изучение подраздела и выполнение практических заданий по нему отводится 18 часов.

Подраздел 4.3. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Студент подробно рассказывает об операциях, связанных с обработкой входящей корреспонденции: доставка, первичная обработка, сортировка, первичное рассмотрение, регистрация. Объясняет, какие формы регистрации входящей корреспонденции существуют, почему для организации со сложной, разветвлённой структурой предпочтительнее выбирать карточную форму регистрации входящей корреспонденции. Объясняет, за счёт чего соблюдается принцип однократности записи при карточной форме регистрации. Студент поясняет, почему он выбрал для своей виртуальной фирмы ту или иную форму регистрации входящей корреспонденции.

Студент рассказывает об операциях, связанных с обработкой исходящей корреспонденции, о регистрации исходящей корреспонденции, о том, каким образом оформляется отправка простых писем, заказных писем, заказных писем с уведомлением.

Студент рассказывает о том, как осуществляется регистрация внутренних документов, для каких документов обязательно заводить журналы регистрации.

На изучение подраздела и выполнение практических заданий по нему отводится 6 часов.

Подраздел 4.4. Контроль исполнения документов, отчёт об исполнении документов.

Студент рассказывает о том, что такое контроль исполнения документов, о его назначении, об этапах его проведения, о том, как служба ДОУ должна отчитываться перед руководством об исполнении документов.

В качестве практического задания студент разрабатывает проект отчёта об исполнении документов (за месяц) применительно к виртуальной фирме.

На изучение подраздела и выполнение практических заданий по нему отводится 6 часов.

На изучение раздела и выполнение практических заданий по нему в целом отводится 36 часов.

Состав приложений к разделу:

18. Блок-схема движения входящих документов по виртуальной фирме.

19. Блок-схема движения исходящих документов по виртуальной фирме.

20. Блок-схема приказа по основной деятельности по виртуальной фирме.

21. Блок-схема движения должностной инструкции по виртуальной фирме.

22 – 25. Сконструированные на персональном компьютере бланки виртуальной фирмы: служебного письма, внешней справки, приказа, общий.

26. Письмо-заказ в типографии необходимых для виртуальной фирмы бланков.

27. Формы журнала регистрации поступления бланков в организацию из типографии и журнала регистрации движения бланков по учреждению.

28. Письмо-заказ в соответствующую фирму об изготовлении необходимых виртуальной фирме печатей и штампов.

29. Проект приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

30. Журнальная форма регистрации входящей корреспонденции (должна быть заполнена применительно к виртуальной фирме).

31. Карточная форма регистрации входящей корреспонденции (должна быть заполнена применительно к виртуальной фирме).

32. Журнальная форма регистрации исходящей корреспонденции (должна быть заполнена применительно к виртуальной фирме).

33. Журнальная форма регистрации приказов по основной деятельности (должна быть заполнена применительно к виртуальной фирме).

34. Проект отчёта об исполнении документов за месяц для виртуальной фирмы.

Раздел 5. Осуществление хранения документов в организации.

Студент даёт представление об оперативном хранении документов в организации, об архиве организации, о сроках передачи документов из оперативного хранения в архив организации.

Подраздел 5.1. Задачи и функции экспертной комиссии организации, документирование её деятельности.

Студент приводит понятие об экспертной комиссии, рассказывает о её функциях и задачах, о документировании её деятельности.

Подраздел 5.2. Подготовка к передаче и передача дел на хранение в архив организации.

Студент рассказывает о порядке передачи документов в архив организации, о том, как должны быть оформлены дела, на основании каких документов они передаются на хранение в архив.

В качестве практического задания по этому подразделу студент оформляет для виртуальной фирмы опись дел постоянного хранения.

На изучение раздела и выполнение практических заданий по нему в целом отводится 12 часов.

Состав приложений к разделу:

35. Проект протокола заседания экспертной комиссии виртуальной фирмы.

36. Опись дел постоянного хранения.

На оформление отчёта по практике студенту отводится 6 часов.