Встреча делегации

Встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

· персональный состав встречающих – необходимо определиться с количеством участников встречающей делегации, учитывая при этом их служебное положение в вашей организации. Кроме того, если гость приезжает вместе с супругой, то его встречает глава нашей делегации также с супругой.

· преподнесение цветов – встречая какую-либо делегацию, по правилам дипломатического протокола, в ряде случаев принято преподносить гостям небольшой подарок. В качестве такого подарка обычно выступают цветы. Поэтому данный пункт требует ответа на вопрос - какие цветы, кто и кому должен преподнести. Выбору цветов следует уделить особое внимание. Важно помнить, что один и тот же букет может вызвать у представителей разных стран разные эмоции. Так, в Китае и Турции красные цветы пользуются большой популярностью, в то время как в странах Латинской Америки они выступают символом смерти. В целом, на международных мероприятиях преподносимые принимающей сто­роной цветы в букете могут соответствовать цветам флага гостей (Более подробно об особенностях национального общения рассказано в приложении 1).

· обеспечение транспортом – необходимо учесть требуемое количество машин и предварительно продумать рассадку в транспорте;

· размещение в гостинице – нужно выбрать какую-либо гостиницу и забронировать необходимое количество номеров;

· обеспечение питания в течение всего периода пребывания делегации – если вы сами решите полностью организовывать и оплачивать питание ваших гостей в течение всего периода их пребывания, то вам необходимо продумать каждодневное меню, время и место приема пищи. Если же вы подразумеваете, что члены приезжей делегации будут питаться сами (например, в гостинице, где они остановились), и ваше присутствие при этом необязательно, то разработку меню делать не нужно;

· нанесение визита вежливости – данное мероприятие проводится в день приезда делегации с целью уточнения программы пребывания и внесении в нее, если это необходимо, каких-либо корректив. Вам необходимо внести в расписание первого дня общей программы примерное время начала и окончания визита вежливости, определить лиц, которые должны присутствовать на данном мероприятии, место его проведения и подачу угощений.