Документооборот

Документооборот – движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения.

Документооборот – процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки. Складывается он из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, предоставленного в виде графика документооборота.

Документы составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т.д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке.

Проводится она в три этапа:

- первый этап – проверяются документы с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

- второй этап – производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;

- третий этап – проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам, что служит основанием для записи в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документационных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка – это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка – бухгалтерская запись в первичном документе, т.е. проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

Налаживается система управления документооборотом в организации следующим образом:

- Разрабатывается положение о бухгалтерской службе.

- Составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету.

- Составляется график документооборота в организации.

- Создаются технологии обработки учетной информации.

- Разрабатывается номенклатура дел и порядок текущего хранения документов.

Различают следующие виды бухгалтерских документов (рис.16):

		Состав бухгалтерских документов
Первичные документы		Учётные регистры		Отчетные документы

Рис. 16. Состав документов бухгалтерского учета