Общие сведения о MS Access

← 36.4. Нормализация отношений

36.6. Приложение →

MS Access – это система управления реляционными БД, предназначенная для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением MS Windows. Это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС. Средствами Access можно проводить следующие операции:

1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц с разными типами данных.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов, отчетов), с помощью которых, в свою очередь, выполняются следующие операции:

· оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы),

· соединение данных из различных таблиц, проведение групповых операций (т.е., операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей; отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы),

· составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

Рассмотрим базовую схему работы с СУБД MS Access.

Запуск и завершение работы СУБД MS Access проводится любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows. Объектом обработки MS Access является файл БД, имеющий произвольное имя и расширение.DBF. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Определим эти объекты.

Таблицы – список данных одной категории. Информация, как уже было сказано, записывается в поля, которые упорядочены в виде строк и столбцов. Таблица является исходным объектом Access, все остальные объекты являются производными.

Запросы – отображение информации из одной или нескольких таблиц, отобранной на основании некоторых критериев. Запись критерия может быть сохранена для последующего использования. Результат запроса можно представить в виде таблицы и использовать в качестве основы для других таблиц, форм или запросов.

Формы – специальное представление таблицы или нескольких таблиц, предназначенное для ввода данных. Форма не является самостоятельным объектом Access, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Отчеты – предназначены для вывода подготовленных или отформатированных данных, которые отобраны из запросов или таблиц. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют и печатают информацию.

Макросы автоматизирую часто выполняемые действия (это специальным образом оформленный набор макрокоманд: ОткрытьФорму или ПечататьОтчет, другими словами, программа выполнения какого-либо действия).

Модули – программы, написанные на языке программирования MS Access. Каждый объект Access имеет имя. С каждым объектом мы работаем в отдельном окне. После загрузки MS Access ожидает одного из следующих распоряжений:

· создать новую БД, т.е. файл с расширением DBF или

· открыть существующую БД.

Создание БД. После выбора команды ФАЙЛ-СОЗДАТЬ на экране появляется стандартное окно, в котором надо указать имя создаваемого файла БД. Создав файл, Access открывает пустое окно БД, в котором в дальнейшем будут проводиться все операции по созданию и манипулированию объектами БД.

Открытие БД – После выбора команды ФАЙЛ-ОТКРЫТЬ на экране появится окно, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла БД. Access является многооконным приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна БД. В окне БД находится перечень существующих объектов БД – таблиц, запросов и т.д. С окном любого объекта можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (Например, менять макет объекта – изменить макет таблицы).

Кроме вышеперечисленных в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно – схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.