Estructura de cartas (parte 1)

La carta es la forma de comunicación escrita más frecuente.

La correspondencia aplicada a las relaciones familiares o de amistad constituye la llamada correspondencia particular o privada. Se trata de la correspondencia comercial cuando esta se aplica a los negocios y es un instrumento de trabajo importante ya que es la intermediaria entre las relaciones cliente-proveedor y el lazo que une la mayor parte de las transacciones comerciales.

A la hora de escribir y mandar una carta, en general, se puede dar los consejos siguientes:

Es necesario tratar de evitar los términos equívocos que puedan inducir a error al destinatario (futuro lector), o que no expresen exactamente la idea del remitente.

Se tendrá en cuenta que la palabra escrita compromete. En un momento puede incluso usarse como prueba contra quien la escribió. Por este motivo, hay que evitar palabras o frases que puedan comprometernos o perjudicarnos en el caso de que terceros pudieran acceder a la carta.

Se aconseja no escribir cartas largas. Es preferible concretar y evitar repeticiones inútiles para no hacer aburrida la lectura.

La correspondencia particular o privada, como su nombre indica, es la que circula entre familiares, amigos o conocidos, o entre particulares y empresas e instituciones, y acostumbra referirse a los asuntos privados. En la correpondencia privada existe una libertad de expresión mucho mayor que en otros tipos de comunicaciones, como la comercial, por ejemplo.

La cartas privadas siempre se firman a mano. Se puede añadir algunas frases de despedida, a mano, si la carta ha sido mecanografiada.

Las partes esenciales de una carta son: encabezamiento, cuerpo de la carta y cierre o complementos.

Esquema de una carta

Membrete   Fecha   Nombre y dirección del destinatario   Asunto   Referencias Línea de atención   Saludo   Cuerpo de la carta   ........................................................................................................ .........................................................................................................   Despedida. Firma. Nombre del responsable de la carta. Cargo o título del que la firma.   Anexos   Postdata

El encabezamiento abarca la parte superior del papel y comprende los siguientes apartados:

· membrete

· fecha

· nombre y dirección del destinatario

· asunto u objeto

· referencias

· línea de atención

· saludo.

El membrete va impreso en la parte superior del papel, y ocupa toda la cabecera o bien solamente la parte central. En algunas ocasiones puede figurar en la parte superior izquierda.

El membrete puede estar impreso a una o varias tintas, y en él suele aparecer algún dibujo, como la marca comercial, el logotipo o el anagrama de la empresa, etc.

Cuando el membrete no viene impreso se coloca el nombre y la dirección del que escribe en la parte superior derecha de la página.

Además del nombre de la empresa, el membrete debe contener otros datos, como la actividad de la firma, el domicilio, el número de teléfono y del télex, fax, correo electrónico si lo hay, etc.

Ejemplo:

	ANDREA MERZARIO, S.A. Organización internacional de transportes Avda. Los Héroes, 23 PLANTA 12-B-5 28020 MADRID - Teléf. (41) 223 45 87

La fecha se pone debajo del membrete, generalmente en la parte superior derecha, calculando su extensión de modo tal que termine a unos 2 cm del margen del papel. Se escribe primero el día en cifras, a continuación la preposición de seguida del nombre del mes en minúscula, de nuevo la preposición de y después el año.

Si el papel no tiene membrete impreso, primero se pone el nombre de la población desde donde se escribe. En las cartas familiares o de mucha intimidad suele suprimirse el nombre del destinatario y la población.

Por ejemplo:

Moscú, 21 de septiembre de 2007

O

21 de septiembre de 2002 (si en el membrete ya consta Moscú)

El nombre de la población se escribe siempre seguido de una coma.

El nombre y la dirección del destinatario son los mismos que se indican en el sobre; se escribe debajo de la fecha, pero en el margen izquierdo. Si la carta se dirige a una persona concreta, el tratamiento se escribe en abreviatura, siempre con mayúsculas, a continuación el nombre y apellidos o razón social. En el renglón siguiente y siempre con el mismo margen izquierdo se pone el nombre de la calle y el número, el piso y la puerta; en la línea siguiente, el número de código postal y ciudad; en el caso de que esta no fuera capital de provincia, se coloca el nombre de la provincia entre paréntesis; por último, debajo y con idéntico margen izquierdo se indica el nombre del país.

Cuando el destinatario es el directivo o uno de los directivos de la empresa, se suele indicar su cargo en el segundo renglón, por debajo de su nombre.

Ejemplo:

Sr. D. Ramón Muñoz

Director General de...

Calle San Francisco, 18, 1, 3

08010 Logroño

ESPAÑA