Личные документы

Характеристика – документ по личному составу, содержащий описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражающий мнение администрации о нем.

Характеристику составляют администрация и общественные организации (если они есть) предприятия по просьбе работника, по запросу других организаций.

Реквизиты характеристики: наименование вида документа; текст; подписи; дата; печать.

Текст характеристики состоит из двух частей: вводной, где указываются фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии; основной части, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Если характеристика утверждается трудовым коллективом, то дается ссылка на дату и номер протокола. Характеристику подписывают руководитель организации, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Печатают характеристику в двух экземплярах и заверяют печатью. Второй экземпляр подшивают в личное дело.

Данные вводной части могут оформляться от 4-го положения табулятора, столбиком, через один интервал или от 1-го положения табулятора через полтора интервала.

На рис.2 приведен пример характеристики.

ХАРАКТЕРИСТИКА на Николаеву Анну Александровну 1978 г. рождения, менеджера отдела рекламы. Работает в ОАО «РУССА» с 2000 г.     Николаева Анна Николаевна имеет высшее образование по специальности «Менеджмент», что подтверждается государственным дипломом, выданным Российским государственным гуманитарным университетом. За время работы Николаева А.Н. зарекомендовала себя грамотным, квалифицированным специалистом. К исполнению служебных обязанностей относится ответственно и добросовестно. Дисциплинированна, постоянно повышает свой профессиональный уровень. В 2004 г. закончила курсы повышения квалификации в Российской академии государственной службы. Успешно сдала квалификационный экзамен. Выступила с двумя рационализаторскими предложениями по совершенствованию работы с рекламными агентствами. За одно из них была награждена ценным подарком. В коллективе коммуникабельна, проявляет задатки лидера. В общении хотя и открыта, но оставляет свое мнение «про запас». Высокие внутренние амбиции. Способна на принятие самостоятельных решений. Ответственна за принятые решения. Вредных привычек не имеет. Представляется перспективным специалистом с возможным дальнейшим назначением на руководящие должности. Замужем, имеет трехлетную дочь. Характеристика дана для предоставления в вышестоящую организацию.     Генеральный директор 20.01.2006 Начальник отдела кадров 20.01.2006     Подпись     Подпись В.Д. Дроздов     У.Т. Суворова

Рис.2. Пример характеристики

Заявление – официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу констатирующе-ходатайствующего характера в целях реализации его (их) права или законного интереса.

Сотрудники организаций обращаются с заявлением и втом случае, когда они хотят реализовать свое право на отпуск, перевод в другое структурное подразделение, увольнение. В таких заявлениях указывается название структурного подразделения, где работает заявитель, а в состав подписи включается наименование его должности.

В тексте заявления содержится просьба/предложение (в некоторых случаях их краткая аргументация). Поскольку заявление относится к личным документам, текст излагается от первого лица. Документ визируется лицами, непосредственно заинтересованными в решении вопроса: начальником структурного подразделения, где работает (или собирается работать) заявитель, начальником отдела кадров, заместителем директора, бухгалтером и т.д. Заявление рекомендуется составлять на чистом листе бумаги формата А4 рукописным способом. Заявление может быть написано и на бланке с трафаретным текстом, в который работником могут быть внесены дополнения.

Выделяются две группы заявлений:

1) заявление по текущим вопросам;

2) заявление о кадровых перемещениях.

При составлении заявления по текущим вопросам используют клишированные формы: для выражения просьбы – прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.д.); прошу Вашего разрешения, согласия + на что? (на зачисление, на выезд и т.д.); для ввода аргументации – ввиду того, что; в связи с тем что; на основании того, что; потому что; так как; учитывая (что?).

В кадровом деле заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность или предоставлении отпуска.

Заявление работник пишет от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке. Заявление пишется на бумаге формата А4 (формат листов документов личного дела). В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказывать»).

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении их в конкретное структурное подразделение на вакантное место. Заявление о приеме на работу адресуют руководителю организации с указанием его должности, фамилии, имени и отчества. В таком заявлении обязательно полностью указываются фамилия, имя, отчество заявителя, его домашний адрес и телефон (могут указываться также и паспортные данные). Заявление о приеме на работу вместе с другими необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

В заявлении о переводе на другую должность в данном реквизите сотрудник указывает структурное подразделение, занимаемую должность, причину перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членами семьи должны содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места работы, учебы, из поликлиники), без чего решение вопроса невозможно. Документы предоставляются вместе с заявлением.

Реквизиты заявления:

− автор;

− адресат;

− текст;

− дата;

− подпись.

На рис. 3 приведен пример заявления по текущим вопросам.