Література. Тема: «Оформлення зачистки зерна і продукції»

[2, с. 136-137; 3, с. 41-53; 4, с.45-53; 5, с. 35-36]

Лекція № 9

Тема: «Оформлення зачистки зерна і продукції»

План лекції

1. Проведення зачистки.

2. Перевірка кількісно-якісного обліку, розгляд та затвердження актів зачистки.

Зачистка партій зерна і продукції проводиться комісією в складі керівника підприємства, начальника ВТЛ і головного бухгалтера за участю матеріально відповідальної особи і оформляється актом зачистки (форма №30 чи форма №30а). До акта зачистки додається розшифрування підсумків за особовими рахунками зберігачів.

У тих випадках, коли при повному використанні партій зерна чи при перевірці їх наявності шляхом переважування не встановлено лишків і нестач та немає зволоження чи збільшення смітної домішки, а також коли підвищення вологості чи смітної домішки за поясненням комісії не призведе до збільшення маси, акти зачистки за формою №30 не складаються, партія зачищається безрезультатно.

За партіями зерна, за якими закінчено операції без складання актів зачистки, головний бухгалтер зобов'язаний довести до відома держінспектора ДХI при черговому відвідуванні ним підприємства. Держінспектор ДХI перевіряє достовірність даних кількісно-якісного обліку і свій висновок викладає в особовому рахунку книги кількісно-якісного обліку форми №36. Якщо при перевірці виявиться, що показники не відповідають дійсності, то після уточнення складається новий акт зачистки, що розглядається і затверджується ДХI.

Партії хлібопродуктів, зачищені безрезультатно, оформлюються відомістю, підписуються комісією по зачистці, розглядаються держінспектором ДХI, направляються на затвердження в ДХI, включаються в звітність в такому самому порядку, як і акти зачистки.

Не рідше двох разів на рік (1 липня і 1 листопада) комісія із зачистки за наказом керівника підприємства проводить суцільну перевірку наявності продукції в мішках стандартною масою підрахунком кількості місць і маси.

Результати поточної зачистки та інвентаризації оформлюються актом інвентаризації борошна і круп (форма №172) без складання акта зачистки. При цьому списання убутку за рахунок зниження вологості та природних втрат при зберіганні і перевезеннях не проводиться.

При заміні матеріально відповідальної особи обов'язково проводиться переважування зерна і продукції. Акти зачистки складаються в тому самому порядку, що і при поточних зачистках.

Комісія із зачистки сховищ у присутності матеріально відповідальної особи повинна перевірити, що партія зерна чи продукції, яка зачищається, дійсно витрачена повністю.

У п'ятиденний строк після закінчення переважування чи повної видачі зерна і продукції комісія із зачистки сховищ встановлює їхні результати на підставі таких документів:

– книг кількісно-якісного обліку, особових рахунків;

– складських звітів і первинних прибутково-видаткових документів: реєстрів накладних, переліків реєстрів накладних, складських квитанцій, накладних (залізничних, водних та коносаментів), товарно-транспортних накладних, актів на знищення непридатних відходів та інших;

– комерційних актів і документів на розбіжності за масою і якістю;

– сертифікатів якості ДХI, посвідчень про якість, карток аналізу і журналів реєстрації лабораторних аналізів.

Списання убутку зерна і продукції (в тому числі побічних продуктів) за рахунок покращення якості і норм убутку при зберіганні до затвердження акта зачистки начальником ДХI не допускається.

Розмір нестачі зерна і продукції визначається як різниця між залишком за бухгалтерським обліком і фактичним залишком, установленим у результаті переважування.

Обґрунтованість втрати встановлюється відповідно до досягнутого при зберіганні та доопрацюванні поліпшення якості та норм природного убутку при зберіганні. Проведені операції з очищення і доопрацювання зерна підтверджуються актами встановленої форми (форма №32, форма №34).

Обґрунтованість зміни маси зерна і продукції залежно від зміни їх якості встановлюється таким чином:

а) розмір убутку у масі від зниження вологості не повинен перевищувати різниці, що виходить при зіставленні показників вологості за надходженням і видатком зерна з перерахуванням цієї різниці за формулою

100х(а-б)

X_w = ------------, (9.1)

100-б

де а - вологість при надходженні, %;

б - вологість за видатком, %;

X_w - убуток у масі, %;

б) убутки в масі від зниження смітної домішки понад списані за актами доробки придатні та непридатні відходи не повинні перевищувати різниці, що одержана при зіставленні показників смітної домішки за надходженням і видатком зерна з перерахуванням за формулою

(в-г) х (100-X_w)

X_c = -------------------, (9.2)

100-г

де X_c - убуток у масі, %

в - смітна домішка при надходженні, %;

г - смітна домішка за видатком, %;

X_w - розмір убутку від зниження вологості, в %, вирахуваний за формулою (9.1).

Списання убутку за формулою (9.2) може проводитися тільки в розмірі не більше 0,2%. Списання втрат понад 0,2% може бути проведено тільки з дозволу начальника ДХI за обґрунтованим клопотанням керівника підприємства та висновком ДХI. За партіями зерна, що не підлягали доопрацюванню чи переміщенням механізмами в процесі зберігання, списання за рахунок зниження смітної домішки не допускається.

Природний убуток зерна при зберіганні розраховується згідно з нормами природного убутку, затвердженими постановою Державного комітету СРСР по матеріально-технічному забезпеченню від 07.01.86 №4 (v0004400-86) та введеними в дію наказом Міністерства хлібопродуктів СРСР від 28.01.86 №23 "Об утверждениии норм естественной убыли зерна, продуктов его переработки, семян трав, кормов травяных, искусственно высушенных и семян масличных культур при хранении на предприятиях системы Министерства хлебопродуктов СССР".

Середній строк зберігання в днях даної партії зерна, визначається шляхом ділення суми щоденних залишків на масу надходження партії.

Норми природного убутку при зберіганні зерна, застосовуються до їх загальної кількості за видатком і залишком за актами зачистки.

У разі, якщо за окремою партією зерна встановлено підвищення вологості чи збільшення кількості смітної домішки, комісія із зачистки складу детально перевіряє причини зміни якості, дає висновок про причетність матеріально відповідальної особи до погіршення якості та відсутності відповідного лишку.

При відсутності лишку або якщо він менший, ніж повинен бути в результаті погіршення якості, нарахування різниці в масі проводиться у разі, якщо погіршення якості призводить до збільшення маси за рахунок зволоження або підмішування стороннього сміття чи зерна інших культур, віднесених за ГОСТ, ДСТУ до смітної домішки.

Нарахування різниці в масі проводиться за формулою

100 х (б-а)

X = -----------, (9.3)

100-б

де X - відсоток збільшення ваги;

а - показник вологості і смітної домішки за надходженням і

залишком;

б - показник вологості і смітної домішки за видатком і залишком.

У разі, якщо буде встановлено, що підвищення вологості та смітної домішки зачищеної або проінвентаризованої партії зерна пояснюється результатом неточного визначення якості при прийманні, відпуску зерна або іншими причинами, які не повинні привести до збільшення маси зерна, держінспектор ДХI свій висновок про наявність чи відсутність підстави для нарахування різниці в масі викладає у формі №30 і повідомляє начальника ДХI для прийняття рішення при затвердженні результатів зачистки партії зерна.

Після перевірки достовірності кількісних і якісних показників за первинними документами і підрахунків у книзі кількісно-якісного обліку комісія складає акт зачистки (форма №30 чи форма №30а) у трьох примірниках і пред'являє їх держінспектору ДХI для перевірки і розгляду.

При виявленні лишків комісією по зачистці бухгалтерія оприбутковує їх згідно з результатами переважування. Розподіл лишків проводиться за особовими рахунками поклажодавців пропорційно кількості і якості зерна з оформленням актів-розрахунків. Реалізація лишків проводиться тільки після затвердження актів зачистки.

"Невикористане право" для списання зерна - це різниця між розрахунковим і фактичним убутком маси зерна в результаті поліпшення його якості за вологістю та сміттєвою домішкою при обробці та зберіганні.

Комісія із зачистки повинна дати чітке роз'яснення причин виникнення "невикористаного права" для списання хлібопродуктів, повідомити про вжиті заходи щодо попередження та усунення передумов створення "невикористаного права".

За висновком держінспектора ДХI визначає можливість зачищення партії.

Маса зерна чи продукції вказується в актах зачистки в кілограмах, середньозважені показники вологості та смітної домішки - з точністю до 0,01%.

Актам зачистки й актам-розрахункам присвоюються порядкові номери відповідно до їх реєстрацій щорічно, починаючи з 1 січня і до 31 грудня. Датою акта зачистки чи акта-розрахунку є день його підписання комісією. Якщо зачистка проведена без участі матеріально відповідальної особи, комісія вказує про це в акті зачистки чи акті-розрахунку з поясненням причини.

В актах зачистки чи актах-розрахунках вказується вид зерна, рік його урожаю, вид і сорт продукції відповідно до запису в книзі кількісно-якісного обліку, а також місце зберігання, прізвище, ім'я та по батькові матеріально відповідальної особи.

У пунктах 1 і 7 форми №30 вказуються:

а) маса, виявлена в наявності при переважуванні під час інвентаризації чи перевірці невеликих залишків, оформлена відомостями відважувань і актами;

б) якість (вологість і смітна домішка) - за даними лабораторного аналізу проб, відібраних під час переважувань.

Вказувати в цих пунктах залишки, виведені шляхом розрахунків із врахуванням оборотів після переважувань, не допускається.

У пунктах 2 і 4 форми №30 вказуються (на підставі даних книг кількісно-якісного обліку): маса прийнятого і відпущеного зерна, дати початку і закінчення приймання та відпуску, середньозважені показники вологості та смітної домішки.

У пунктах 5 і 6 форми №30 вказуються загальна маса, середньозважена вологість, смітна домішка отриманих при очищенні на машинах та переміщенні зерна механізмами побічних продуктів івідходів I, II і III категорій, що підлягають списанню.

У пункті 10 форми №30 вказується різниця в масі, нарахована у зв'язку із збільшенням вологості та смітної домішки. Підстави для нарахування різниці в масі, що випливають з погіршення якості, зазначаються в пункті 17 форми №30 чи в спеціальному додатку до акта зачистки.

У пункті 12 форми №30 вказуються: номери і дати всіх актів доробки та сушіння, вид доробки, маса зерна, відпущеного на доопрацювання, маса отриманих при цьому побічних продуктів і відходів.

Довідково зазначається маса зерна, переміщеного механізмами в процесі приймання, відпуску, відвантаження і зберігання.

Якщо кількість рядків буде недостатньою для перерахування всіх актів на доопрацювання, до акта зачистки додається перелік актів доопрацювання, а в пункті 12 форми №30 вказується: "Перелік актів на доопрацювання додається". Перелік актів підписується всіма членами комісії із зачистки і матеріально відповідальними особами.

У пункті 13 форми №30 вказується середній термін зберігання:

– у днях при терміні зберігання до 3 місяців;

– у місяцях при зберіганні понад 90 діб.

У підпунктах "а", "б" і "в пункту 14 форми № 30 вказуються убутки у масі зерна від зниження вологості та смітної домішки і природний убуток при зберіганні.

У підпункті "г" пункту 14 форми № 30 вказуються убутки у масі за рахунок зміток.

У пункті 15 форми № 30 вказується нестача, яка не виправдовується поліпшенням якості, нормами природного убутку при зберіганні, або фактичний лишок, зазначений у пункті 11 форми № 30.

У пункті 17 форми № 30 комісія із зачистки викладає (після ретельної перевірки) причини утворення лишків або нестач, не виправданих поліпшенням якості і нормами природних втрат. Акт зачистки підписується усіма членами комісії із зачистки і матеріально відповідальною особою.

Залежно від ступеня зіпсованості зерно може мати такі ступені дефектності:

1. До першого ступеня дефектності (зерно з солодовим, кислим запахом) відносять партії зерна, що вийшли зі стану спокою та проявляють посилені фізіологічні процеси (дихання), внаслідок яких утворюється сприятливе середовище для життєдіяльності грибків на поверхні зерна. Такі партії є не стійкими до зберігання без відповідної доробки, але можуть бути використані на продовольчі цілі.

2. До другого ступеня дефектності (зерно з плісняво-затхлим запахом) відносять зерно з різними ступенями впливу пліснявих грибків.

3. До третього ступеня дефектності (зерно з гнилісно-затхлим запахом) відносять партії зерна з сильним процесом розпаду головним чином білків та жирів.

4. До четвертого ступеня дефектності (зерно з гнилісним запахом з повністю зміненою оболонкою, буро-чорного або чорного кольору та потемнілим ендоспермом) відносять партії зерна, які самозігрівалися внаслідок високої вологи та температури.

Визначення ступеня дефектності не проводиться для олійних культур.

Зерно, яке має різний ступінь дефектності (псування), обліковується і розміщується окремо.

Придатність дефектного зерна до використання визначається за висновками:

– на продовольчі цілі - органів санітарного нагляду;

– на кормові цілі - органів ветеринарного нагляду.

Маса зіпсованого зерна, яке за висновком обласної ДХI має четвертий ступінь дефектності та не може бути використане на технічні цілі, відображається в обліку і звітності як невиправдана нестача.

Розсипи зерна і продукції повинні збиратися і доопрацьовуватися.

Наявність зміток оформлюється актом, в якому зазначаються:

а) фактична маса, визначена шляхом зважування;

б) якість зміток (вміст нормального зерна, зернової і смітної домішок, вологості) - за аналізом ВТЛ;

в) якість зерна, з якого утворилися змітки.

Акт підписується матеріально відповідальною особою, начальником ВТЛ і затверджується керівником підприємства.

Змітки оприбутковуються за місцем їх зберігання.

Списання зміток з кількісно-якісного обліку форми №36 зерна, борошна і круп у мішках нестандартною масою проводиться за оформленими актами.

Списання зміток з кількісно-якісного обліку зерна проводиться з урахуванням якості зерна (за смітною домішкою), з якого вони утворилися.

Списання проводиться за формулою

а х б

X = --------, (9.4)

100 - в

де X - маса зерна, що підлягає списанню за рахунок зміток, кг;

а - маса зміток, кг;

б - нормальне зерно і зернова домішка в змітках, %;

в - смітна домішка в зерні, з якого утворилися змітки, %.

При проведенні перевірок підприємств держінспектор ДХI має право одержувати інформацію, необхідну для перевірки дотримання правильності визначення якості зерна, продукції і відходів, ведення кількісно-якісного обліку зерна, своєчасного складання актів зачистки, дотримання санітарного стану та інше.

У випадку виявлення порушень порядку зберігання хлібопродуктів, визначення їх якості, ведення кількісно-якісного обліку чи інших порушень держінспектор ДХI надає припис про усунення виявлених недоліків і порушень.

Держінспектор ДХI при встановленні фактів невиконання його припису повідомляє про це начальника ДХI.

У міру складання актів зачистки, але не рідше одного разу на місяць керівник підприємства доводить до відома держінспектора ДХI про необхідність розгляду актів зачистки.

При отриманні виклику зернового складу держінспектор ДХI зобов'язаний розглянути акти зачистки не пізніше двотижневого терміну. Держінспектор повинен розглядати акти зачистки безпосередньо на підприємствах.

При розгляді актів зачистки для обґрунтування висновку інспектор ДХI зобов'язаний перевірити:

– наявність в актах зачистки всіх передбачених показників та відповідних підписів;

– відповідність кількісних і якісних показників актів зачистки даним обліку і первинних документів;

– акти на очищення і знищення відходів III категорії, правильність списання відходів з рахунку зерна;

– вибірково посторінкові підсумки в книгах кількісно-якісного обліку форми №36 та правильність підрахунку центнеро-відсотків;

– загальну форму №36 і порівняти з підсумковими даними розшифрування, доданого до акта зачистки і складеного на підставі особових рахунків власників;

– вибірково правильність розрахунків із зберігачами;

– обґрунтованість висновку комісії про причини утворення нестач чи лишків.

При виявленні помилок в обліку перевірка первинних даних проводиться працівниками підприємства в присутності держінспектора ДХI. Невірно складені, неправильно оформлені акти зачистки, акти з виправленнями і помарками підлягають перескладанню. Акти зачистки перескладаються комісією відповідно до термінів, встановлених держінспектором ДХI.

Результати перевірки і свій висновок за актом зачистки держінспектор ДХI викладає в своєму висновку з відображенням у ньому:

– відповідності кількісних і якісних показників акта зачистки записам книг кількісно-якісного обліку за прибутковими і видатковими документами;

– відображає убутки маси зерна і продукції, які підлягають списанню за рахунок зниження вологості, смітної домішки і норм природного убутку при зберіганні.

За партіями, в яких були виявлені випадки крадіжки чи псування, кількість вкраденого чи знищеного зерна не може прийматися до списання, а повинна розглядатися як невиправдана нестача.

З висновком держінспектора ДХI за актами зачистки головний бухгалтер підприємства зобов'язаний ознайомити матеріально відповідальних осіб і отримати від них про це письмове підтвердження. Один примірник акта зачистки з додатком особових рахунків зберігається в бухгалтерії підприємства, а два примірники акта зачистки направляються начальнику ДХI для затвердження їх у 20-денний термін.

За наявності заперечень щодо висновку держінспектора ДХI керівники підприємств, матеріально відповідальні особи вручають їх в письмовій формі держінспектору, який зобов'язаний додати ці заперечення до актів зачистки, що направляються начальнику ДХI.

Не допускається зерновим складам проводити списання убутку у масі зерна за рахунок покращення якості і норм убутку при зберіганні без затвердження списання за актом зачистки начальником ДХI.

Рішення начальника ДХI є єдиним документом для списання убутку зерна і продукції за рахунок зниження вологості і смітної домішки та норм природного убутку при зберіганні.

Начальник ДХI за клопотанням керівника підприємства і висновком держінспектора ДХI має право дозволити залік наявних лишків для покриття виявленої нестачі при встановленні зв'язку між партіями, за якими утворилися нестачі чи лишки.

Перекриття нестач зерна лишками борошна, крупів не допускається.

Не допускається зарахування лишків продукції у покриття нестач зерна та інших видів сировини.

Клопотання про перекриття нестач лишками та про складання одного акта зачистки на декілька партій зерна можуть порушуватись підприємствами не пізніше 20-денного терміну після затвердження начальником ДХI останнього акта зачистки, згідно з яким подано клопотання.

Згідно з клопотанням керівника підприємства і за висновком держінспектора ДХI начальник ДХI має право дозволити складання одного акта зачистки на дві або декілька партій зерна і продукції, які зберігались у одного або різних матеріально відповідальних осіб, якщо ці партії мали зв'язок між собою та враховувалися в одному інвентаризаційному періоді.

Питання до самоконтролю

1. Яким документом оформляється зачистка партій зерна і продукції?

2. Яким чином встановлюються зміни маси зерна і продукції?

3. На підставі яких документів комісія із зачистки сховищ встановлює їхні результати?

4. У який строк після закінчення переважування чи повної видачі зерна і продукції комісія із зачистки сховищ встановлює їхні результати?

5. Які дані вказують у пунктах 1 і 7 форми №30?

6. Що таке «Невикористане право»?

7. Які дані вказують у пунктах 2 і 4 форми №30?

8. Які дані вказують у пунктах 5 і 6 форми №30?

9. Які дані вказують у пункті 10 форми №30?

10. За якими висновками визначається придатність дефектного зерна?