Организационные мероприятия. В данном разделе приводится перечень организационных мероприятий, которые необходимо выполнить до начала разработки процессов интеграции (обмена данными)

В данном разделе приводится перечень организационных мероприятий, которые необходимо выполнить до начала разработки процессов интеграции (обмена данными).

Например:

Для обеспечения реализации интеграционных процессов необходимо провести следующие мероприятия:

1. Сформировать требования, проектные решения по структурам выгрузки данных из...

2. Сформировать регламент заведения новых данных и сопровождения существующих по НСИ.

3. Подготовить распорядительные документы для организации внесения изменений в механизм загрузки данных в...

4....

Интегрированные информационные системы

Понарина А. Т.,

к. э.н., доцент кафедры «Финансы,
бухгалтерский учет и аудит» ИЭАУ

Интегрированные информационные системы

Исключительное значение для функционирования и развития современного предприятия имеет наличие и четкое функционирование информационной системы, в которую входят: информационные потоки, технические средства их обработки, накопления и хранения, специалисты по наладке и эксплуатации системы, программные продукты. Информация как совокупность данных и знаний представляет собой меру организации системы и является ее достоянием. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления предприятием и деятельность многих его подразделений.

С внедрением в организации информационной системы появляется возможность реорганизации деятельности служб: бухгалтерии, конструкторского отдела, диспетчерской службы, технического отдела, отдела кадров и т. п. Эти подразделения освободятся от выполнения рутинной работы по оформлению документов, проведению расчетов, заполнению большого числа текущих документов. Например, бухгалтерия – от ручного ведения всей документации, заполнения балансов, карточек и т. д. Современные программные средства предоставляют их пользователям ряд удобств: позволяют свести к минимуму работу с документацией; объем работ, который вели несколько специалистов, может выполняться одним – двумя при использовании ЭВМ и специальных программ, например, «1С бухгалтерия». Сейчас сдавать отчетность в налоговые органы можно на магнитных носителях, так что данные из бухгалтерской программы копируются в специальные файлы и сдаются, тем самым бухгалтера избавляются от периодических мучений с составлением балансов и могут хранить данные в удобной и легкодоступной форме. Теперь подразделения могут связываться между собой через локальную сеть предприятия, дающую возможность передавать документацию нестрогой отчетности, минуя бумажные носители. Локальная сеть также дает возможность пользования архивными данными в электронном виде, находящимися на сервере предприятия. Этими преимуществами могут воспользоваться и другие подразделения организации.

Использование информационных систем потребует определенных затрат на закупку электронно-вычислительной техники и программных средств, проведение и эксплуатирование локальной сети предприятия, но за счет перечисленных преимуществ она позволит резко интенсифицировать производственные процессы, сократить или перевести на новое место работы сотрудников, занятых до этого заполнением, переносом и сводом документации и окупит затраченные на нее суммы.

На предприятии создается банк данных, который представляет из себя комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, программные и технические средства, которые в совокупности обеспечивают создание и эксплуатацию системы накопления информации, поступающей от нескольких источников, ее обновление, корректировку и многоаспектное использование в интересах объектов управления, а также прямую связь с пользователем для получения ответов на произвольные, в том числе незапланированные запросы.

В банке данных (БД) осуществляется хранение и поиск информации, загрузка и обновление данных, их реорганизация и восстановление. Основные требования к банкам данных: интеграция баз данных и целостность каждой из них; независимость, минимальная избыточность хранящихся данных и способность к расширению. Важным условием эффективного функционирования БД является обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа или случайного уничтожения хранящихся данных. Также должна согласовываться база данных, являющаяся хранилищем специально организованных и логическим связанных информационных элементов. Она будет состоять из самих данных и их описания. Базы данных создаются в БД организации для решения на ЭВМ задач управления производством и НИОКР. В некоторых подразделениях формируются соответствующие базы данных. Среди них:

· технологические процессы;

· пооперационно-трудовые нормативы;

· ценники на виды услуг и их объем;

· оборудование (паспортные данные, стоимостные показатели, график планово-предупредительных ремонтов);

· персонал (рабочие, служащие, конструкторы, исследователи, младший обслуживающий персонал);

· справочники (классификаторы) по операциям, деталям, оборудованию, профессиям;

· учетная информация о ходе производства, получаемая с документов: извещения о браке, путевые листы, накладные на топливо и горючесмазочные материалы (ГСМ), таксировочные карты на бензин и ГСМ, сводные карты и т. д.;

· нормативная информация для экономических расчетов (стоимость основных материалов, расходуемых материалов, трудоемкость видов деятельности, основная и дополнительная зарплата, цеховые расходы) и т. д.

Рассматривая информационную систему как подсистему с позиций исходного и динамического звена системы управления и информацию как основу для выработки управленческих решений, следует подчеркнуть необходимость и важность поддержания этих элементов системы управления в постоянном рабочем состоянии.

В базу данных включаются также архивы, содержащие справочный и статистический материал за длительный промежуток времени по подразделениям службы.

При использовании современных автоматизированных интеграционных систем предприятия обычно ставят следующие задачи:

· повысить уровень планирования и анализа конкурентоспособности, маркетинговых, сбытовых и других коммерческих операций;

· применить современные методы анализа, планирования и контроля в финансово-хозяйственной деятельности;

· повысить уровень управляемости и надежности работы;

· обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями;

· снизить долю рутинных операций, освободив время для интеллектуального труда.

Большинство указанных задач актуальны и для зарубежных фирм. Так, большое внимание в деятельности крупных предприятий уделяется автоматизированному учету производственных процессов и анализу рыночного спроса на выпускаемую продукцию. Часто такая автоматизация становится необходимым условием работы с субподрядчиками.

Конкурентоспособность продукции достигается за счет ускорения всех фаз жизненного цикла, начиная с ее разработки, производства и продвижения на рынке и заканчивая падением спроса и уходом с рынка. Автоматизированные комплексы наилучшим образом соответствуют адаптации к требованиям потребителя и производственной мобильности. Так, например, переход компании «Боинг» на гибкие полуавтономные системы автоматизированного проектирования позволил сократить время разработки новых поколений самолетов, но в то же время привел к 50-процентному повышению себестоимости проектно-конструкторских работ.

В настоящее время в России и мире активно ведется разработка и внедрение интегрированных корпоративных информационных систем, позволяющих повысить эффективность управления НИОКР и производством.

В условиях ХХI в. будут использоваться различные информационные системы с учетом степени готовности, а также финансовых возможностей организаций (см. рис.1).

Рис. 1. Виды информационных систем
с учетом уровня интеграции

1. Полномасштабные и полнофункциональные корпоративные системы, охватывающие весь комплекс функции (производственных, научных, маркетинговых, управленческих и т. п.), требуют, помимо колоссальных финансовых затрат, перестройки мышления и процедур деятельности сотрудников организации. Подобные системы могут позволить себе только очень мощные крупные предприятия, такие, как Нижнетагильский металлургический комбинат, внедряющий у себя систему R/3 немецкой фирмы SAP AG.

2. Полуфункциональные программные технологии на базе единого информационного пространства также разрабатываются для сложившихся структур управления высокодоходных фирм.

3. Использование отдельных модулей и систем, автоматизирующих отдельные участки работы: бухучет, начисление зарплаты и другие, – создаются для предприятий невысокой доходности с недостаточным развитием управления и его процедур.

Именно эти информационные технологии наиболее активно используются на российском рынке. В их числе программные модули по автоматизации бухгалтерских и других операций.

Цель комплексных решений – обеспечить информацию о проектируемых, протекающих и завершенных хозяйственных процессах по цепочке: идея хозяйственной деятельности, планирование хозяйственной деятельности, обеспечение по бизнес-плану ресурсами (материальными, трудовыми и прочими), контроль за реализацией самого производственного процесса и по завершении – анализ производственно-хозяйственной деятельности организации.

Важным решением комплексных систем является модульный принцип их построения при едином информационном пространстве. Это обеспечивает масштабируемость самой системы и возможность ее поэтапного внедрения на предприятии. Модули объединяются в контуры. Рассмотрим коротко эти контуры.

Слагаемые системы.

1. Оперативное управление. В нем решаются задачи контроля договорных отношений между предприятиями, задачи управления материальными потоками, материально-технического снабжения и реализация готовой продукции, складской учет, задача управления дебето/кредитовыми отношениями.

2. Административное управление. Наиболее важные задачи: управление маркетингом; учет и управление персоналом; планирование деятельности (сетевое и финансовое); построение бизнес-планов; управление документооборотом с решением задач классической канцелярии.

3. Бухгалтерский учет. Комплексное решение задач учета, контроля и отчетности в соответствии с требованиями текущего законодательства, возможность настройки на специфические особенности ведения учета по отраслям. Кроме того, в бухгалтерском контуре необходимо иметь функцию формирования отчетов по международным стандартам.

4. Важным контуром является финансовый анализ, в котором доступны данные из бухгалтерского и оперативного учета.

5. Управление производством. Решение задач технико-экономического планирования и калькуляции себестоимости, учет прямых фактических затрат, разнесение косвенных и непроизводственных затрат по методике и правилам, которые установлены в организации, контроль за себестоимостью продукции. Задача сокращения затрат, управления себестоимостью с целью повышения конкурентоспособности продукции сейчас для нашей страны одна из важнейших.

Интеграция системы электронного документооборота DIRECTUM в ИС предприятия

Система DIRECTUM может быть интегрирована с различными корпоративными системами управления, веб- и desktop-приложениями. Эффект от интеграции системы электронного документооборота, в первую очередь, выражается в исключении повторного ввода данных, облегчении взаимодействия пользователей различных систем, упрощении подготовки сводной отчетности и анализа данных из разных систем, а также в облегчении работы конечного пользователя.

Широкие возможности для интеграции информационных систем обеспечиваются различными средствами, каждое из которых сопровождается подробной документацией при поставке системы DIRECTUM. Среди них – открытая объектная модель с полноценным COM-интерфейсом, открытая структура базы данных, внутренний язык с возможностью COM-вызовов и обращений к произвольным источникам данных, workflow-механизмы, функции для работы с XML-документами, а также набор средств интеграции автоматизированных систем DIRECTUM Integration Toolset.

Набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset

Набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset позволяет интегрировать систему DIRECTUM с уже существующими на предприятии системами и решениями.

В частности, набор ориентирован на решение типовых задач интеграции с ERP-системами, как наиболее востребованным классом автоматизирующих систем. Благодаря DIRECTUM Integration Toolset значительно облегчаются следующие процессы:

· синхронизация справочников (двухсторонняя передача данных из интегрируемой системы управления в DIRECTUM и из DIRECTUM в интегрируемую систему);

· сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в системе DIRECTUM;

· согласование в системе DIRECTUM учетных объектов интегрируемой системы;

· просмотр электронных документов системы DIRECTUM, связанных с объектом в интегрируемой системе.

Интеграция информационных систем управления с DIRECTUM

DIRECTUM Integration Toolset построен по модульной технологии и включает в себя:

· коннекторы к различным ERP-системам (SAP, Microsoft Dynamics AX, 1С и др.), которые скрывают технические особенности взаимодействия с конкретной системой и предоставляют функции для взаимодействия систем;

· инфраструктуру поддержки коннекторов, позволяющую с помощью визуальных средств настроить передачу данных из одной системы в другую, осуществить преобразование и фильтрацию данных, инициировать процессы интеграции информационных систем по расписанию, действию администратора, изменению данных в рамках процесса workflow.

Инфраструктура поддержки коннекторов включена в базовую комплектацию системы DIRECTUM, а технология разработки коннекторов является открытой и доступной для партнеров компании DIRECTUM и клиентов, использующих инструмент разработки IS-Builder.

Веб-сервисы интеграции

При необходимости организации обмена данными между системами "на расстоянии", т.е. при нахождении DIRECTUM и сторонней системы на разных серверах используются веб-сервисы интеграции. Веб-сервисы интеграции - новый механизм, предназначенный для организации обмена данными в условиях, когда между двумя интегрируемыми системами нельзя установить связь через COM-объекты. Веб-сервисы позволяют расширить возможности работы с объектами системы DIRECTUM в интегрируемой системе, что обеспечивает:

· ускорение загрузки и выгрузки данных из системы DIRECTUM в интегрируемую систему;

· расширение возможностей работы с объектами системы DIRECTUM в интегрируемой системе.

Интеграция с Microsoft SharePoint

Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint обеспечивают работу с объектами DIRECTUM – справочниками, документами, задачами – через веб-интерфейс портала. Различные стратегии синхронизации позволяют отслеживать изменения и получать данные с узлов SharePoint (элементы списков, документы библиотек, формы InfoPath), а также публиковать в библиотеках и списках портала документы и справочную информацию DIRECTUM, в том числе с сохранением связей. При этом также синхронизируются карточки документов DIRECTUM и Share Point

Более 20 готовых веб-частей дают возможность организации упростить совместную работу пользователей DIRECTUM и пользователей портала (в том числе не являющихся пользователями DIRECTUM), позволяя им обращаться к опубликованным документам системы, осуществлять поиск DIRECTUM, стартовать задачи по типовым маршрутам, просматривать актуальные задачи дня и т.д.

Интеграция с Microsoft Office и OpenOffice.org

Система DIRECTUM также интегрирована с офисными приложениями - Microsoft Office и OpenOffice.org. При этом из приложения можно выполнять следующие действия: отправка документа вложением в задачу, просмотр как истории работы с документом, так и связанных с ним документов, подписание документа ЭЦП и ряд других. В приложениях Microsoft Office дополнительно существует возможность работы с содержанием документа: автоматически вставлять текст из полей карточки документа, вставлять штрих-код и т.д.

Интеграция с Microsoft Outlook позволяет не только сохранять пришедшие письма и их вложения как документы DIRECTUM, но и оправлять письма контактными лицам из единой адресной книги DIRECTUM, а также регистрировать контакты в модуле "Управление взаимодействием с клиентами".

Помимо этого, интеграция с календарем Outlook дает возможность переносить в него из DIRECTUM различные плановые мероприятия: задачи, совещания, а также плановые контакты из модуля "Управление взаимодействием с клиентами". При наличии нескольких календарей, система дает возможность выбора соответствующего календаря для переноса.

Интеграция с Microsoft Project

Интеграция с Microsoft Project позволяет не только осуществлять обычные действия над документом, как в офисных приложениях, но и контролировать процесс реализации проектов. Доступна интеграция со списком пользователей DIRECTUM, автоматическая инициация задач непосредственно из приложения в соответствии с этапами проекта и дальнейшая отметка выполненных по этапу работ. Также возможно связывание с проектом соответствующей проектной документации - объектов системы DIRECTUM.

Интеграция с Business Studio

Благодаря функционалу DIRECTUM Integration Toolset также возможна интеграция системы с решениями, реализующими концепцию BPM. Интеграция DIRECTUM с Business Studio позволяет осуществлять передачу различных данных между системами: обмен данными справочников с возможностью импорта/экспорта оргструктуры и исполнителей процесса, передачу описаний процессов, а также перенос типовых маршрутов DIRECTUM в справочник «Программные продукты» Business Studio.

Помимо этого, отправить созданный в Business Studio регламент можно с помощью соответствующего пункта меню непосредственно в процессе редактирования.

Интеграция с Microsoft Visio

Интеграция с Microsoft Visio дает возможность выгрузки в DIRECTUM созданных в MS Visio схем бизнес-процессов в виде XPDL-файлов. На их основе, за счет механизма интеграции, создаются типовые маршруты DIRECTUM.

***

Разнообразие средств интеграции с внешними системами – открытая объектная модель и структура базы данных, развитые интеграционные возможности языка, workflow и блоки типовых маршрутов – позволяют осуществлять связь с другими системами и приложениями не только на уровне обмена данными, но и на уровне выполнения сложной последовательности операций обработки данных, а также на уровне пользовательского интерфейса. Это позволяет органично вписать DIRECTUM в ИТ-инфраструктуру любой организации.