Студопедия.Орг Главная | Случайная страница | Контакты | Заказать  
 

Документооборот на базе электронной почты



На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами.

В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Как видно из рис. 3.25, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.


Рис. 3.25. Пример организации документооборота по принципу "каждый с каждым"

Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.





Дата публикования: 2015-07-22; Прочитано: 396 | Нарушение авторского права страницы | Заказать написание работы



studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2019 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.001 с)...Наверх