Основные требования к организации системы комплексного экономического анализа

Выделяют следующие основные требования к организации системы КЭА. Данные требования по своей сути хотя и не являются принципами, но также обусловливают эффективное функционирование системы КЭА в коммерческой организации.

1. Требование подконтрольности каждого субъекта КЭА, работающего в организации. В должностных инструкциях необходимо предусматривать следующее условие: выполнение контрольных функций каждого субъекта должно быть подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля без какого-либо дублирования.

2. Требование ущемления интересов. Необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к регулированию "узких мест". Необходимость таких условий обусловливается возможностью появления отклонений, в которых определенные работники или коллектив заинтересованы.

3. Недопущение концентрации прав первичного контроля в руках одного лица. Сосредоточение первичного контроля в одних руках может привести к недостоверному учету в интересах данного лица.

4. Требование заинтересованности администрации. Функционирование системы КЭА не может быть эффективным без честности, должной заинтересованности и участия должностных лиц управления.

5. Требование компетентности, добросовестности и честности субъектов КЭА. Если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная система КЭА не сможет быть эффективной.

6. Требование приемлемости (пригодности) методологии КЭА. Рациональность ставящихся перед центрами ответственности контрольных целей и задач, целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов.

7. Требование непрерывности развития и совершенствования. Со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. Система КЭА должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее "настраивать" на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации.

8. Требование приоритетности. Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкие расходы) не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу "затраты – эффект".

9. Исключение ненужных этапов контрольных и аналитических процедур. Анализ необходимо организовывать рационально, так как это часто связано с дополнительными затратами труда и средств.

10. Требование оптимальной централизации (или адекватности оргструктуры). Динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы КЭА обусловливается единством и оптимальным уровнем централизации оргструктуры организации. Оргструктура должна соответствовать размерам и степени сложности организации. У каждого типа оргструктур есть свои недостатки. Например, "узкие места" – медленное движение информации и принятие решений в линейно-функциональной структуре или несовпадение интересов "верхов" и "низов" в многоуровневой иерархии дивизиональной структуры. Здесь необходимо оценить сильные и слабые стороны каждого варианта.

11. Требование единичной ответственности. Каждая отдельная аналитическая функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности. Во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности. Но закрепление нескольких контрольно-аналитических функций за одним центром ответственности вполне допустимо.

12. Требование регламентации. Эффективность функционирования системы КЭА прямо связана с тем, насколько в принципе подчинена регламенту аналитическая деятельность в организации. Это относится не только к контрольной сфере, а ко всему управлению организацией. Когда нет готового решения и его приходится изобретать по ходу дела, даже если результаты получаются приемлемыми, все равно возрастают затраты, теряется темп. Но самое главное, такой способ решения – интуитивно-импровизированный – срабатывает только при определенном масштабе бизнеса. С ростом этого масштаба ресурсов организации может не хватить для закрытия всех возникающих авральных зон. Насколько деятельность подчинена четкому регламенту – настолько можно ожидать от нее успеха. Конечно, все предусмотреть невозможно, приходится принимать решения в условиях неопределенности, но там, где это возможно, необходимо формально установить правила, регулирующие порядок деятельности.

13. Требование взаимодействия и координации. КЭА необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации. Необходима четкая координация их усилий для решения задач КЭА.