Системи управління документацією в ІС

Сьогодні швидкими темпами розвиваються засоби електронного формування і обробки зображень як різновид засобів управління документацією. У цих засобах здійснюється управління сканованими образами паперових документів. Ці засоби відносяться до класу перспективних засобів програмного зображення мереж з архітектурою «клієнт-сервер» і мають загальну назву Elektronic Imaging - EI. Засоби ЕІ zк важливі компоненти локальних обчислювальних мереж починають грати стратегічну роль у великій кількості корпорацій на Заході.

Електронна обробка образів паперових документів подібно до традиційних СУД передбачає організацію й управління зовнішньою пам'яттю та призначення імен файлам. Але системи ЕІ мають змогу працювати не тільки з файлами, створеними на ПЕОМ, а й з образами або зображеннями, створеними на папері.

Наскільки важливою буде область електронної обробки зображень? У чому привабливість цих засобів автоматизації? Виключається необхідність працювати з папером. Сканування та оптичне розпізнавання символів (машинне читання) виключають клавіатурне введення даних.

Головна перевага систем ЕІ — наявність засобів автоматизації документообороту. Вони дозволяють відмовитися від ручного розсилання документів і тим самим істотно підвищити ефективність роботи офісу. Застосування простих програм, написаних у стилі «якщо — то інакше», дозволяє користувачеві, який дістав документ, враховувати, що було зроблено попередніми користувачами. Програмні засоби ви­користовують ці дані для автоматичного встановлення порядку про­ходження документа робочими станціями. У результаті забезпечують­ся необхідні візи, узгодження і затвердження документів.

Як приклади практичної реалізації таких систем можна назвати пакети: Decument Administrtor, РС Docs, Кeyfile, Sjft Solutions.

Розглянемо принципи роботи з системою ЕІ на прикладі пакета Кeyfile, розробленого компанією Кeyfile.

Система працює у середовищі Windows. Документ, з яким має пра­цювати користувач, з'являється в його «кошику вхідних Іn» екранного середовища системи. Користувач працює з документами, вносить у відповідну клітинку форми ознаку своєї дії, «переносить» документ з допомогою «миші» у свій «кошик вихідних Оut».

Після цього документ передається каналам ЛОС до наступної станції, зазначеної у схемі документооборота.