Форма промежуточной аттестации (по итогам практики), с указанием форм текущего контроля

По итогам практики выставляется зачет. После прохождения учебно-производственной практики студенты сдают руководителю практики от вуза следующие документы:

1. Дневник практики.

2. Отчет о прохождении практики.

3. Характеристику.

Требования к оформлению дневника

Дневник включает в себя титульный лист и текст в табличной форме. На титульном листе указывается наименование министерства, вуза, кафедры, наименование вида документа (прописными буквами). Далее обозначается разновидность практики (учебно-производственная) и дисциплина (документоведение), затем дается полное наименование организации, в которой студент проходил практику. Ниже, справа указывается автор дневника и руководитель от вуза и кафедры (название должности, фамилия, имя отчество), место подготовки документа (Тюмень, 2012) (Приложения 1, 2).

Требования к оформлению отчета

Отчет не должен повторять дневник и программу практики. Элементы отчета располагаются в следующей последовательности:

- титульный лист;

- содержание;

- введение;

- текст отчета о выполнении практики и индивидуальных заданий;

- заключение;

- список источников и литературы;

- приложения.

Оформление титульного листа отчета

Титульный лист содержит элементы: наименование министерства, вуза, института, кафедры, напечатанные прописными буквами, наименование вида документа (ОТЧЕТ), заголовок к тексту (об учебно-производственной практике по дисциплине «документоведение»), наименование организации, в которой проходилась практика, сроки её проведения (Приложение 3).

Оформление содержания

Содержание располагается за титульным листом. Слово «СОДЕРЖАНИЕ» печатается прописными буквами, ниже располагается слово «Введение» без указания номера. Далее размещаются заголовки разделов (прописными буквами) через одинарный межстрочный интервал. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Между названиями разделов делается пропуск в 2 межстрочных интервала. Заголовки подразделов печатаются строчными буквам, начиная с прописной, порядковая нумерация арабскими цифрами (1.1, 1.2). Точки в конце названий глав и подразделов не ставятся. Затем в содержании указываются слова «Заключение», «Список источников и литературы», «Приложения» (прописными буквами). С правой стороны располагают номера страниц, с которых начинается изложение всех структурных частей содержания. Названия приложений не перечисляются в содержании. Пример оформления содержания в Приложении 4.

Оформление введения отчета о практике

Введение рекомендуется начинать с 2-3 вводных абзацев, желательно указать точное наименование организации, фамилию, имя, отчество руководителя организации, структурное подразделение, в котором студент проходил практику, дается краткая характеристика деятельности отдела (службы). Может быть кратко описана история, современные задачи, функции и структура организации, особенности управленческой деятельности. Обязательно следует сформулировать цель, задачи практики, описать основное содержание работ, выполненных в ходе практики.

Оформление основной части отчета о практике

Текст отчета рубрицируется на разделы и подразделы. Названия разделов во всех отчетах должны быть сформулированы следующим образом.

Раздел 1 Анализ организационно-правовых документов

Раздел 2 Нормативно-методические документы,

регламентирующие правила ведения делопроизводства

Раздел 3 Системы документации, анализ состава и

оформления документов

Раздел 4 анализ бланков служебных документов

Раздел 5 Организация документооборота и построение организационно-поисковой системы

Раздел 6 Систематизация, хранение, экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив

Методические рекомендации по составлению текста

Раздел 1 Анализ организационно-правовых документов

В данном разделе описываются организационно-правовые документы, изученные студентами в первые дни практики. Прежде всего следует рассмотреть документацию, регламентирующую деятельность организации, её юридический статус, организационно-правовую форму, структуру, систему управления. Затем нужно приступить к анализу организационно-правовой документации, закрепляющей должностной, численный состав, функции, права, обязанности, взаимодействия, ответственность структурного подразделения, где проходилась практика и его должностных лиц. Также следует использовать доступные положения по управлению персоналом «Об аттестации», «О повышении квалификации», «О персонале» и т. п. Объектом изучения должны стать следующие документы:

- устав (положение) организации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- коллективный договор;

- положение о структурном подразделении;

- положение о коллегиальных органах;

- положение по управлению персоналом;

- штатное расписание (оно является конфиденциальным документом, можно попросить только его часть, где указываются должности);

- структура и штатная численность

- должностные инструкции сотрудников, занимающихся ведением делопроизводства.

Анализ следует проводить по схеме: назначение документа, содержание, оформление, удостоверение, ошибки в тексте и других реквизитах. В процессе изучения документов студенты должны узнать дату создания организации, организационно-правовую форму, порядок управления. Необходимо графически изобразить структуру организации (схему оформить в виде приложения).

Раздел 2 Нормативно-методические документы,

регламентирующие правила ведения делопроизводства

В данном разделе отчета перечисляются документы, регламентирующие ведение делопроизводства, описывается их назначение, содержание, дата и порядок утверждения, делаются замечания по структуре текста и оформлению документов. Анализируются требования к ведению делопроизводства, установленные нормативно-методической документацией, их соответствие установленным правилам. Обязательно рассматриваются:

- инструкция по делопроизводству;

- номенклатура дел;

- тематические классификаторы;

- корпоративные стандарты по делопроизводству.

Дается оценка данным документам и системе делопроизводства, существующей в организации. Студенты анализирую способы создания документов, разграничение обязанностей по ведению документации между специалистами, техническими исполнителями, секретарями. Описывается использование программных средств, их функциональные возможности. Отмечается наличие баз данных, текстовых заготовок, табелей, альбомов унифицированных форм документов, дается их краткая характеристика, оценка эффективности, применение трафаретных текстов. Возможно рассмотрение состава унифицированных форм утвержденных соответствующими ведомствами (бухгалтерские, первичные учетные, кадровые, статистические документы и др.). Данные обобщаются, в конце раздела делаются выводы.

Раздел 3 Системы документации, анализ состава и

оформления документов

Анализируется состав систем документации, применяемых в управленческой деятельности организации:

- организационно-правовые документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы (в том числе плановая, отчетная, протокольная документация, особое внимание уделяется оформлению переписки);

- системы документации, связанные со спецификой деятельности организации (учебная, медицинская и т. п.).

Далее решается задача исследования порядка составления и оформления служебных документов в организации. Сопоставляется практика оформления документов с требованиями нормативно-методических документов. Анализ проводится по системам документации в следующей последовательности:

- состав документов по функциям управления;

- наличие всех необходимых реквизитов в документах определенного вида (разновидности);

- правильность оформления реквизитов

- порядок внутреннего визирования и внешнего согласования документов;

- состав и этапы удостоверения: подписание, утверждение, постановка оттиска печати.

Выявляются документы, на которые ставится оттиск печати, гриф утверждения. Выясняются виды печатей, используемых для заверения документов и их копий. Ошибки в оформлении обобщаются, систематизируются, корректно описываются.

Раздел 4 анализ бланков служебных документов

В данном разделе следует перечислить виды бланков, которые применяются в организации:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланки конкретного вида документа;

- бланки должностных лиц.

Изучается и определяется назначение, состав реквизитов каждого бланка, выявляются ошибки, которые описываются по следующей схеме: в каком реквизите (его название), что неверно оформлено (описывается отклонение от требований), как правильно следует оформить в соответствии с требованиями стандарта. Необходимо обратить внимание на расположение реквизитов.

Раздел 5 Организация документооборота и построение организационно-поисковой системы

Анализируется порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами, способы их получения, отправки, регистрации. Составляются схемы маршрутов документов, подсчитывается объем документооборота структурного подразделения или организации. студенты выясняют перечень нерегистрируемых документов, изучают регистрационные формы. практиканты обращают внимание на справочно-информационный фонд и оперативность поиска необходимых документов.

Раздел 6 Систематизация, хранение, экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив

Анализируется номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, значение этих нормативных актов для систематизации и текущего хранения документов. Изучается состав заведенных дел и их оформление. Отмечается наличие или отсутствие экспертной комиссии. Анализируются описи дел, листы-заверители, оформление обложки, нумерация листов, т. е. операции, проводимые при подготовке дел к архивному хранению.

Оформление заключительной части отчета

В заключении, которое располагается поле основной части отчета подводятся итоги практики, обобщаются результаты, перечисляются виды работ, осуществляемые студентом самостоятельно, особенности отдельных технологических операций.

В качестве приложений к отчету могут быть даны бланки, заверенные в организации копии документов (служебное письмо, приказ, протокол, служебная записка и др.), регистрационные формы и проч. (не менее 10 приложений). В приложения следует включить схему организационной структуры, график документооборота и др. Страницы отчета должны быть пронумерованы. На последней странице, после заключения составитель ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Оформление характеристики

Характеристику готовит руководитель практики от организации и оформляет её на бланке письма, адресуя в Тюменский государственный университет. Подпись руководителя заверяется печатью организации. в тексте характеристики указывается структурное подразделение в котором проводилась практика, вид практики, дисциплина, сроки прохождения. указывается какая работа выполнялась студентом самостоятельно, отмечается уровень его подготовки и отношение к работе. Характеристика прилагается к отчету и дневнику.