Организация исполнения конфиденциальных документов

При большом объеме поступающих д-в целесообразно осуществлять их распределение по уровням принятия решений. С этой целью руководители ор-ии определяются полномочия подчиненных должностных лиц по рассмотрению вопросов опр. тематики или уровня, без предварительного ознакомления с этими д-и непосредственно руководителя ор-ии.

Д-ы, передаваемые на рассмотрение руководителям, могут учитываться непосредственно в журнале учета поступивших д-в с последующим занесением туда фамилий исполнителей, к-м переадресован д-т, или записываться в спец. выделенный реестр временной передачи КДв.

В процессе рассмотрения д-в на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей); содержание поручения (предписываемое действие); срок исполнения (при необходимости); подпись; дата; отметка о контроле исполнения (при необходимости).

При получении д-а исполнитель должен проверить соответствие учетного № д-а и кол-ва его листов записям в учетных формах.

Если исполнение д-а поставлено на контроль, то для его осуществления изготавливаются спец. контрольные карточки: вид и заголовок д-а; от кого поступил; резолюция; ответственный исполнитель; контрольные отметки; отметка о снятии с контроля. При автоматизированном контроле исполнения д-в соответствующие данные вводятся в компьютер.

После исполнения д-а исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении д-а и направляет его в дело.

Отметка содержит следующие данные: ссылку на дату и № д-а, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого д-а краткую справку об исполнении; пометку «В дело»; № дела, в к-е должен быть подшит д-т; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен д-т; дату.

Д-ы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; с пометкой «Срочно» - в 3-дневный срок; по запросам граждан - в течение 15 дней; остальные - в срок не более месяца.