Проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений

Совещание ведёт руководитель группы по аудиту, который представляет аудиторов руководителям и специалистам проверяемых подразделений, объясняет цель аудита, делает краткий обзор области и критериев аудита, объясняет непонятные детали плана.

Участники совещания определяют дату заключительного совещания.

В тех случаях, когда предварительное совещание не проводится, руководитель группы по аудиту согласовывает с руководителями проверяемых подразделений конкретное время проведения аудита в подразделениях.

3.2.2 Проведение аудита «на месте»

Проведение аудита осуществляется в сроки, установленные планом.

Руководитель проверяемого подразделения назначает лицо, ответственное за сопровождение аудиторов в процессе аудита.

В ходе работы аудитор должен получить достаточную и необходимую информацию и данные, которые позволяют сделать обоснованные выводы о функционировании процессов, выполнении документированных процедур и т.п.

Методы сбора информации включают:

- опрос персонала;

- анализ документов, устанавливающих требования к процессу;

- анализ записей;

- наблюдения за деятельностью, производственной средой и условиями в проверяемых подразделениях.

Вся информация, указывающая на возможность несоответствия, должна фиксироваться независимо от того, входит область выявленного несоответствия в план аудита или нет.

Аудиторы в обязательном порядке должны фиксировать сильные стороны подразделения с точки зрения соответствия ИСМ (интегрированная система менеджмента) критериям оценки.

Информация, полученная в ходе аудита, должна быть объективной и, при необходимости, подтверждена из других источников. Результаты опроса обобщаются аудитором и анализируются вместе с опрашиваемым лицом.

При необходимости руководитель группы по аудиту проводит с аудиторами промежуточные совещания, на которых он знакомится с предварительными результатами проверки.

Руководитель группы по аудиту и аудиторы анализируют полученную информацию, принимают решение об отражении её в отчете о результатах внутреннего аудита, классифицируют выявленные замечания по категориям несоответствий.

Все выявленные замечания, включая устраненные во время аудита, оформляются актами несоответствия или уведомления. На каждое несоответствие оформляется свой акт.

Акты несоответствий имеют сквозную нумерацию в течение года. Актам уведомлений присваиваются порядковые номера в рамках одного аудита.

В случае, если в подразделении выявлены замечания, связанные с ненадлежащим выполнением процедур со стороны другого подразделения, участвующего в процессе, то такие замечания в обязательном порядке отражаются в актах несоответствия или уведомления по проверяемому подразделению.