Аудит расчетов с подотчетными лицами. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно- хозяйственные и операционные расходы

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно- хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы на командировки. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение заработной платы, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории РФ и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет, Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным способом.

Состав первичных документов с одной стороны достаточно узок - авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы, С другой стороны, состав документов чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связан со многими другими разделами учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов, а подотчетными лицами являются:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- приказы о направлении сотрудников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представленных расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах:

- журнале-ордере 7 (аналитический и синтетический учет);

- главной книге;

- балансе предприятия (строка 236 - прочая Дт задолженность, платежи которой ожидаются в течение 12 месяцев; строка 626 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчете о движении денежных средств (Ф№4)