Оформление распорядительных документов

В деятельности организации различают: приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях:

· создания, реорганизации или ликвидации учреждения;

· при утверждении структуры и штатов;

· в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов;

· при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, правлений, комиссий и др.) и других случаях.

Приказ оформляется на специальном бланке – бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых
реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект».

К реквизитам, которые помещены на всех формах приказов (распоряжений), относятся: наименование организации; номер документа; дата документа; вид и разновидность документа; табельный номер; основание; подпись; ознакомительная отметка.

Номер документа проставляется по существующим правилам регистрации приказов, то есть ставится порядковый номер подписанного приказа. Нумерация приказов по личному составу осуществляется в пределах календарного года. Они в отличие от приказов по основной деятельности могут иметь литерные (буквенные) знаки, указывающие на то, что это кадровый приказ, например л/с, ОК и т.п. Хотя использование унифицированных форм делает отличие кадровых приказов от приказов по основной деятельности бесспорным.

Дату приказа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 31.01.2014 г.

Текст состоит, как правило, из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимость совершения распорядительных действий.

В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии...», «На основании....», содержит название вида документа, наименование организации-автора, полный заголовок к тексту, дату, индекс документа, во исполнение которого издается данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например.

«В соответствии с Постановлением Правительства РФ «О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы» от 30.06.96 г. № 870».

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т.п.).

Завершается констатирующая часть словом «п р и к а з ы в а ю:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки и излагается в повелительной форме.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формируются по примерной речевой модели: что (с) делать – с какого срока (или на какой срок). Например:

«Утвердить штатное расписание аудиторской фирмы на I квартал 2014 года» или «Внести с 0.07.2014 г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия...».

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому – что (с) делать – когда (к какому сроку). Например:

«коммерческому директору И.Ю. Скибицкой разработать Положение об отделе маркетинга к 25.06.2014» или «Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 2014».

Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты.

В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные.

В случае необходимости руководитель предприятия делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу: «Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора В.В. Колпакова». Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера, то в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «Приложение 1» или «Согласно приложению»

На самом приложении на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается:

Приложение к приказу от 00.00.0000 № 00

Если приложением к приказу является утвержденный им документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа, то на нем в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:

УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) приказом директора от 00.00.0000 № 00

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ руководителя может быть отменен в случае изменения ситуации, по поводу которой он издан, или изменения распорядительных действий. Отмена ранее изданного приказа осуществляется изданием нового приказа руководителя, одним из пунктов которого будет содержать формулировку: «Отменить приказ ….от ….№…..».

Отмененный приказ хранится в деле приказов; поскольку он уже зарегистрирован, его уничтожение представляется неправомерным, иначе будет нарушен принцип систематизации приказов в деле. Они располагаются в прямой хронологической последовательности и по номерам.

Вопросы для самостоятельной подготовки:

1. Каково основное назначение распорядительных документов?

2. Из чего складывается процедура издания распорядительных документов?

3. Каковы особенности составления приказов по основной деятельности?

Тема 6
Система документации по личному составу (кадровой)