Вопрос 39. Требования к построению форм первичных и результатных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов

в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную

информацию, необходимую для решения экономических

задач и выработки управленческих решений. К числу основных

требований, предъявляемых к первичным документам, можно

отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для

решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой

информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались

требования удобства для последующей обработки данных

в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2)

должны учитываться следующие принципы:

• отсутствие в первичных документах постоянной информации,

для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

• отсутствие дублирования показателей в документах;

• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений

на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных

реквизитов;

• выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-

оснований;

• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки

должны предшествовать младшим (например, наименование

предприятия -» наименование цеха —» номер участка);

• согласование последовательности реквизитов в документе

с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в

файлах.

В результате решения задачи рассчитываются результатные

показатели, которые требуется выдать на материальный носитель

в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ

используется для осуществления процессов управления, то

он должен отвечать следующим требованиям:

• полнота информации, т.е. результатные документы должны

содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

• количество результатных показателей должно соответствовать

количеству группировочных признаков (количество итогов

должно быть равно количеству ключей сортировки);

• своевременность предоставления информации управленческому

персоналу;

• достоверность предоставляемой информации;

• хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие

хорошо отредактированного текста шапок документов);

• отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных

документов (рис. 5.4):

• выделение трех зон в документе;

• разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно

значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие

несколько значений в документе;

• выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую

зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке

убывания старшинства;

вопрос 40. Понятие «информационная база». Понятие файла и признаки классификации файлов в ЭИС.

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения

является информационная база. Информационная база

(ИБ) - это определенным способом организованная совокупность

данных, хранимых в памяти вычислительной системы в

виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные

потребности управленческих процессов и решаемых

задач.

Файл - это некоторое множество записей однородной структуры,

предназначенное для решения экономических задач.

Запись - это набор полей определенного формата, объединенных

по общему ключевому полю. Все файлы ЭИС можно классифицировать

по следующим признакам:

• по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

• по типу носителя (на промежуточных носителях - гибких магнитных

дисках и магнитных лентах и на основных носителях -

жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

• по составу информации (файлы с оперативной информацией и

файлы с постоянной информацией);

• по назначению (по типу функциональных подсистем);

• по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической

структурой записи, реляционные, табличные);

• по способу физической организации (файлы с последовательным,

индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода

данных или обновления базовых файлов.

Файлы с результатной информацией предназначаются для

вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат

долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе,

относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные

файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей

и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной

информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе

одного или нескольких входных файлов и отражать информацию

одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-

постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную,

табличную и другие виды информации, изменяющейся в

течение года не более чем на 40 %, а следовательно, имеющие

коэффициент стабильности (Кст) не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики

элементов материального производства (материалы,

сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило,

справочники содержат информацию классификаторов и

дополнительные сведения об элементах материальной сферы,

например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать

данные о нормах расхода и расценках на выполнение

операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических

показателях, считающихся постоянными в течение длительного

времени (например, процент удержаний, отчислений и

пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся

весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на

базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких

основных файлов с целью сокращения времени обработки

данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем,

что они образуются в результате решения экономических задач,

подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для

решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы,

при высокой частоте обращений могут быть также переведены в

категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска

информации в основных файлах и включают в себя справочники,

индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных

файлов, которые используются для решения аналитических,

например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться

для восстановления информационной базы при разрушениях.