Контроль и контроллинг

Исполнение всякой работы должно быть проверено. Это одна из важнейших составных частей работы менеджера ― контроль за исполнением.

Контроль ― это проверка исполнения поставленных задач.

Контроль как процесс деятельности состоит из трехэтапов: установка нормативов, сравнение и выводы.

Установка нормативов означает определение индикаторов ― то есть тех критериев, по которым будет производиться контроль. Это могут быть точность (величина отклонений от заданного размера), количество, объем и многое другое.

Сравнение означает сопоставление нормативов и фактически выполненной работы. Есть допустимые величины отклонений. Качество работы определяется тем, не превышены ли допустимые величины отклонений от норматива.

Выводы, как правило, содержат те меры, которые рекомендуются для недопущения отклонений. Это могут быть предложения по поощрению или наказанию работников, а также по возможной корректировке планов или нормативов. Фактически выводы обеспечивают «обратную связь» в процессе контроля.

Различают три разновидности контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный содержит проверки на этапе планирования. Текущий контроль означает наблюдения и проверки по ходу деятельности (исполнения). Заключительный контроль осуществляется по конечному результату.

Цель контроля состоит не в том, чтобы «уличить», «поймать с поличным». Цель состоит в том, чтобы не допустить, предупредить возможные ошибки и упущения.

Примером может стать сравнение работы недавнего советского ГАИ (Госавтоинспекции) с западной дорожной полицией. Сотрудник ГАИ прятался в кустах и своей целью видел собрать побольше штрафов. Западный же полицейский стоял на видном месте и своим видом дисциплинировал движение на сложных и опасных участках. Его целью были не штрафы, а предупреждение дорожно-транспортных происшествий.

Контроль направлен на два типа объектов: качество и количество (производительность). Причем второе контролируется только при условии обеспечения качества. Контролировать количество выпускаемой продукции, если она некачественна, абсурдно.

Проблема качества в современной теории менеджмента является острейшей. Ей уделяется огромное влияние. Управление тотальным качеством (УТК) как новейшая тенденция менеджмента будет рассмотрена нами несколько ниже.

В современной теории менеджмента различают три вида контроля: традиционный бюрократический, децентрализованный и управление тотальным качеством (УТК). Внутри каждого вида существуют свои способы контроля. Рассмотрим их.

К первому виду ― традиционному бюрократическому ― относят следующие способы контроля: нормирование, властная иерархия, отделы технического контроля (ОТК).

Нормирование как способ контроля включает организационные системы предприятия, его бюджет, отчеты, планы и т.д. Сотрудники в рамках исполнения своих обязанностей находятся под различными контрольными воздействиями.

Властная иерархия рассматривает контроль как одну из функций менеджмента. В обязанности руководителей всех рангов входит контроль за исполнением планов, приказов, заданий.

Отделы технического контроля ― это специальные подразделения, в задачи которых входит исключительно контроль, то есть недопущение выпуска бракованной продукции. В составе ОТК работают соответствующие специалисты. Они снабжены необходимыми контрольными приборами и оборудованием.

Второй вид ― децентрализованный контроль ― состоит из следующих способов: корпоративные традиции, «группы равных», самоконтроль, профотбор и специализация персонала.

Корпоративные традиции содержат элементы обязательных действий и группового сознания, которые не допускают некачественной работы. Все это является весьма эффективным способом децентрализованного контроля.

«Группы равных» ― это взаимный контроль профессиональных бригад, команд по «горизонтали». Этот контроль воспринимается как дружеская поддержка, а не «шпионаж» друг за другом.

К указанному способу относят и «командную ответственность» за качество выпускаемой бригадой или участком продукции. В этом случае взаимный контроль у работников является совершено естественным явлением. Ведь ответственность за ошибку одного будет нести вся бригада.

Самоконтрольозначает, что сотрудники сами контролируют качество и интенсивность своего труда. «За всем не уследишь», ― гласит русская поговорка. Поэтому чрезвычайно важно, чтобы сотрудники проявляли личную ответственность.

Отбор и специализация персонала позволяют наиболее полно использовать квалификацию и способности каждого сотрудника. С помощью «профессиограмм» производится профессиональный отбор. Адаптация и закрепление за конкретными видами деятельности позволяют опираться на постоянно накапливающийся опыт сотрудников. Это становится основой качественной работы.

Третий вид ― управление тотальным качеством (УТК) ― это наиболее современная форма контроля. Фактически это целая философская система. Она включает: максимальную психологическую ответственность каждого работника; непрерывное совершенствование всех видов деятельности; ориентацию на повышение удовлетворенности потребителей; стремление сделать интересной свою профессиональную жизнь.

В соответствии с философией УТК сложились и свои специфические способы контроля: кружки качества, делегирование контрольных полномочий, контрольные сравнения, внешние источники, сокращение продолжительности цикла, непрерывные усовершенствования.

Кружки качества ― это добровольные объединения работников с целью совместного обсуждения идей и предложений по совершенствованию своей деятельности. Те идеи и предложения, которые кружок признает целесообразными, передаются для дальнейшей доработки в специальные инновационные подразделения.

Делегирование контрольных полномочий обозначает передачу части прав по проведению проверок из высоких на более низкие уровни властной иерархии.

Контрольные сравнения состоят в постоянном сопоставлении своего труда с конкурентами и лидерами отрасли. Это позволяет не отстать, не стать «аутсайдером» в своей профессиональной сфере.

Внешние источники как способ УТК обозначают передачу части операций специализированным внешним фирмам.

Например, компьютерное обеспечение или обслуживание лифтов. Несомненно, специализированные фирмы сделают это более качественно, чем «самотужным» образом.

Сокращение продолжительности цикла как способ УТК обозначает концентрацию ресурсов на конкретных важных проектах. Это позволяет сделать дело быстро, не «распыляться», не создавать «долгострой».

Непрерывные усовершенствования предполагают большое число малых улучшений. Следует стремиться к тому, чтобы сегодня сделать хотя бы чуть-чуть лучше, чем вчера. Это очень эффективный способ повышения качества. Не случайно японская народная мудрость гласит: «Для прогресса не следует рушить старое. Надо лишь подстраивать новое. А старое со временем само отомрет».

За последние десятилетия функция контроля в менеджменте получила расширительное толкование. Появилась фактически новая интегральная функция, получившая название контроллинга.

Контроллинг ― постоянный анализ и необходимая коррекция всех элементов системы достижения цели.

Схема № 4.10. Модель контроллинга

	Цель			Коррекция

Эффективная обратная связь ― главная особенность контроллинга. В отличие от контроля, установление разницы между планом и фактом в контроллинге есть лишь первый этап деятельности. Затем следует анализ причин установленных расхождений. И, наконец, необходимая коррекция с тем, чтобы расхождения впредь не было.

Контроллинг не только корректирует процессы. Изменениям могут подвергнуться и измерения, и нормативы, и даже планы. Последние также могут оказаться неудачными, утратить актуальность, не обеспечивать достижения цели. Поэтому возникает закономерный вопрос: нужно ли дотошно выполнять такие планы? «Не цепляйтесь за свои планы, они могут устареть», ― напоминает призыв М. Фоллетт.

Таким образом, контроллинг можно назвать обобщающей интегральной функцией менеджмента.

В ряде западных университетов существуют целые кафедры и специальности контроллинга.