Классификация документов. Деятельность организаций, предприятий, фирм так или иначе связана с документацией

Деятельность организаций, предприятий, фирм так или иначе связана с документацией. Классификация документов осуществляется по различным основаниям [50, с. 12].

По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы: (1) документы по общим и административным вопросам; (2) документы по функциям управления. Первая группа документов — по вопросам общего руководства организацией (предприятием) и его деятельности — может составляться работниками всех подразделений. Вторая группа документов составляется работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и др.

Документы классифицируются также

• по наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры и т.д.;

• по месту составления, внутренние (документы, составляемые между должностными лицами одной организации) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций, от частных лиц);

• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);

• по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);

• по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

• по происхождению: служебные (затрагивающие интересы предприятия, организации, фирмы) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);

• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

• по средствам фиксации: письменные, графические, фото- и кинодокументы и др.

• по форме отправления, традиционные почтовые пересылки, электронная почта, факсовые отправления.

В основном все эти официальные документы следуют по вертикали управления, снизу вверх: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения — к руководителю организации, от подведомственной организации — к вышестоящей.

Основа служебной документации — управленческие документы — организационные и распорядительные. Принято также выделять инструктивно-методические документы и коммерческую корреспонденцию.

Для всех видов служебных бумаг общим является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими государственными стандартами.