Білет 8

1. Синтаксис (від грец. БуїіїахІБ - побудова, устрій, зв'язок) - це роз­діл граматики, що вивчає будову і значення словосполучень та речень, способи зв'язку слів у словосполученні й реченні.

Завдяки дотриманню синтаксичних норм досягається стрункості викладу, чіткості і логічності тексту. Основні синтаксичні норми - це прямий порядок слів, правильна побудова однорідних членів речення, точність у поєднанні словосполучень зв'язком керування, правильна координація присудка з підметом, нормативне вживання дієприслів­никових зворотів, непрямої мови.

Правила й закони ділового мовлення торкаються й побудови текс­ту. Характер побудови тексту у писемному діловому мовленні має свої особливості.

У діловій документації переважає розповідна форма викладу, адже стиль нейтральний, беземоційний, стандартизований. Речення вжива­ються і прості, і складні за структурою. Одна з основних вимог до речень будь-якого типу у діловому мовленні - „чітко і містко виражати значний за обсягом і складний за змістом матеріал. Речення має бути цілісним і передавати інформацію в усій складності залежностей і зв'яз­ків"1. У складносурядних реченнях сполучники, які врегульовують ці зв'язки, єднають (/ (й), та (у значенні і), не тільки...а й), зіставляють, протиставляють (а, але, та (у значенні але), зате, проте, однак), роз­діляють (або, чи, хоч), у складнопідрядних відтворюють різноманітні змістові відношення: причинові, наслідкові, умовні, допустові, озна­чальні, місця, часу, мети (через те що, оскільки, якщо...то, для того щоб, незважаючи на те що, перш ніж, після того як, коли, який) та ін. Реалізація усієї системи цих зв'язків робить мовлення логічно довер­шеним, чітким, послідовним, несуперечливим.

Для логічно послідовного викладу застосовують певні скріпи, які до­помагають поєднувати компоненти думки. Цю роль можуть виконувати вставні слова (по-перше, по-друге, отже, таким чином, як відомо, як зазначалось та ін.), початкові займенникові зв'язки (цей, такий, той), синтаксичні конструкції з початковими "канцелярськими прийменни­ками" (у зв 'язку з, відповідно до, незважаючи на), дієприслівникові звороти (Беручи це до уваги..., Взявши до відома..., Відповідаючи на ваш запит...) тощо. Поєднані у "ланцюжки", тісно пов'язані за смис­лом і граматично речення творять абзаци. Виділення абзаців, правиль­на рубрикація, перелік, система пунктуаційних знаків стандартизують текст, роблять його структуру чіткою і зрозумілою.

Типова ознака ділового стилю - використання віддієслівних іменни­ків. Вони створюють загальне уявлення про дію, забезпечують однозна­чність, надають документам офіційності, напр.: перевірка, здійснення, підвищення, знецінення, призначення, включення, створення, поліпшення. Вживаючи віддієслівні іменники, потрібно намагатися не створювати однотипних ланцюжків з цих іменників, які роблять речення громіздким, немилозвучним, напр.: питання вираження відношення поліпшення використання реінвестування. У таких випадках один із віддієслівних іменників можна замінити дієсловом в неозначеній формі (поліпшити використання) або замінити його підрядним реченням мети (щоб поліп­шити використання). Є ще одна причина широкого вживання в діловому стилі віддієслівних іменників. Дієслова на їхньому місці за допомогою властивих їм категорій виду, стану, часу створюють атмосферу вільної невимушеної розмови. Віддієслівні іменники, не маючи цих категорій, забезпечують потрібні діловому стилю однозначність, чіткість.

У ділових документах часто вживають розщеплені присудки. Роз­щеплення присудка - це заміна однослівного присудка двослівним, напр.: подякувати — висловити подяку, погодитись — висловити зго­ду, шукати — здійснювати пошук, перевірити — провести перевірку, сумніватися - виявити сумнів, рекомендувати — надати рекоменда­ції, пояснювати - дати пояснення. Переваги їхнього використання у діловому мовленні узагальнюють так:

а) не всі словосполучення "дієслово+іменник" мають однослівний відповідник, напр.: здійснити (провести) захід, виявити увагу, вести справу, визнати провину, відвернути правопорушення тощо;

б)"дієслово+іменник" та відповідник мають різні значення, напр.: провести операцію - оперувати, зробити огляд - оглянути, проводи­ти змагання — змагатися, надати допомогу - допомагати;

в) у розщеплених присудках допоміжне дієслово не просто вказує

на факт дії, а може виражати деякі додаткові смислові відтінки, пор.:

давати - надавати, вести - проводити, проводити—здійснювати;

г) іменник, який входить до складу розщепленого присудка, точно

кваліфікує певне явище, дає йому назву й наукове визначення, напр.:

наїхати — зробити наїзд, переговорити з кимось — вести переговори;

д) розщеплений присудок може бути поширений означеннями, напр.:

надати грошову (матеріальну, правову) допомогу;

е) багатослівний присудок краще фіксується в пам'яті, інформація

в цьому випадку не втрачається.

Однак не потрібно зловживати такими присудками, адже деколи вони порожні й беззмістовні, напр.: забезпечити поліпшення, ведуть підготовку, виявити пошану, здійснювати преміювання, відбулося зро­стання та ін.

Дієприслівникові (та дієприкметникові) звороти надають діловим документам стислості. Дієприслівникові звороти є засобом передачі дії, що відбувається у зв'язку з іншою дією, вони часто допомагають поєднати за змістом сусідні речення, цілі абзаци. Обов'язковою умо­вою вживання дієприслівникових зворотів є те, що дві дії, одна з яких виражена дієсловом-присудком, а інша дієприслівником, має здійсню­вати одна особа. Наприклад, правильно: Взявши за основу ці критерії, усі підприємства поділимо на такі групи...; неправильно: Зважаючи на світовий досвід, основою реформування системи оплати праці в Україні мусить бути бюджет прожиткового мінімуму. Отже, при використанні дієприслівникових зворотів можуть виникнути помил­ки: 1) у безособових реченнях, коли діяч - додаток, виражений фор­мою давального відмінка, напр.: Мені треба написати реферат, зі­бравши матеріал якнайшвидше; 2) у пасивних конструкціях, коли су­б'єкт дії присудка і суб'єкт дії дієприслівника не збігаються, напр.: Закінчивши університет, мене призначили на посаду програміста; 3) у ролі однорідних поєднуються дієприслівниковий зворот і підряд­не обставинне речення, напр.: Доводячи ціни на енергоносії до рівня їхньої реальної вартості і для того, щоб стимулювати економію енер­гії, уряд реалізує...

Паралельні конструкції - це функціонально близькі між собою, але різні за граматичною структурою конструкції, що можуть взаємо-замінюватися як синонімічні. Паралельними конструкціями є особові й безособові речення, активні й пасивні звороти мови, дієприкметнико­вий зворот і підрядне означальне речення, дієприслівниковий зворот і підрядні обставинні речення та ін. У їх вживанні потрібно зважати на відповідність стилю, контексту чи формі документа. Наприклад, безосо­бові речення часто використовують у рапортах, повідомленнях, інструк­ціях, де важливо наголосити на дії: Завдання виконано; Заходів вжито. Щодо використання активних і пасивних синтаксичних структур, то поширена така думка: пасивний стан вживають тоді, якщо факт здійс­нення дії має більше значення, ніж вказівка на особу, що вчинила дію (Оплата гарантується), активний — коли важливою є вказівка на особу і треба конкретизувати думку. Варто частіше надавати перевагу актив­ним конструкціям, оскільки вони є природними для української мови.

2. За допомогою документів здійснюється значна частина управ­лінських функцій, а і знаходить в них своє відображення. До кож­ного документа ставляться певні вимоги: відповідність своєму при­значенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зруч­ність в обробці.

Регламентують процес підготовки та оформлення документів за­тверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфі­кована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимо­ги до побудови формуляру-зразка документа, ДСТУ 4163-2003 Уніфі­кована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Реквізити - це елементи, з яких складається документ, без яких він неможе бути підставою для обліку та не має юриди­чної сили.

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити нано­сять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні - під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов’язкових елементів документів належать: дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у су­ворій відповідності до вимог Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається докумен­том, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максималь­ний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

· Державний Герб України, Автономної Республіки Крим;

· Емблема організації;

· Зображення нагород;

· Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО);

· Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД);

· Найменування міністерства чи відомства;

· Найменування організації;

· Найменування структурного підрозділу;

· Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефо­нів, номер розрахункового рахунка в банку;

· Назва виду документа;

· Дата;

· Індекс;

· Посилання на індекс і дату вхідного документа;

· Місце складання або видання;

· Гриф обмеження доступу до документа;

· Адресат;

· Гриф затвердження;

· Резолюція;

· Заголовок до тексту;

· Відмітка про контроль;

· Текст;

· Відмітка про наявність додатка;

· Підпис;

· Гриф погодження;

· Візи;

· Відбиток печатки;

· Відмітка про завірення копії;

· Прізвище виконавця і номер його телефону;

· Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

· Відмітки про наявність документа в електронній формі;

· Відмітка про надійдення документа до організації;

· Запис про державну реєстрацію.

З метою уніфікації та стандартизації документів у Радянському Союзі було розроблено та затверджено єдину державну систему документації (ЄДСД).

Зупинимося на особливостях відображення на документах окре­мих реквізитів.

НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ повинно відповідати на­йменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому разі, коли воно офі­ційно зафіксовано у положенні чи статуті організації. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.

НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА (наказ, розпорядження, рішення тощо) записується на бланку друкарським або машинописним спо­собом і має відповідати компетенції організації, змісту управлінсь­кої діяльності.

АДРЕСУВАННЯ. Є кілька способів адресування.

Якщо документ адресується організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то в цьому випадку адреса пишеться у називному відмінку,

Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то при його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, які стоять у давальному відмінку,

У випадку, коли документ адресується кільком посадовим особам (керівникам), то допускається зазначати в ньому не більше ніж чотири

Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то при адресуванні зазначається прізвище заявника та поштова ад­реса.

При адресуванні кореспонденції приватній особі - зазначаєть­ся зпочатку прізвище та ініціали одержувача, потім поштова адреса.

При адресуванні прийменники в адресах випускаються.

Документ адресується конкретній посадовій особі у тих випад­ках, коли від неї безпосередньо залежить вирішення питання. При цьому слід пам’ятати, що одне прізвище вказувати не прийнято, не­обхідно зазнгачити й ініціали.

Після прізвища зазначають адресу підприємства, яку пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв’язку.

ДАТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ. Датою створення документа вважається:

· день підписання та реєстрації листа або наказу;

· день затвердження плану, звіту, інструкції;

· день фіксації вчинків у протоколах, актах;

· день набрання чинності розпорядчого документа після одер­жання адресатом (якою документ її не обумовлює).

Стандарт встановлює два способи написання дат:

· традиційний - словесно-цифровий: 21 травня 2007 рік.

· цифровий: - 02.10.06.

Місце датування, як правило, визначено на бланка. Якщо доку­мент виконано на чистому аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під підписом. Дата затвердження документа проставляється у відповідній графі.

Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або за­тверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження доку­мента.

Обов’язковому затвердженню підлягають усі службові докуме­нти та відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та ви­конанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки провико­нання документа та направлення його до справи.

ІНДЕКСАЦІЯ ДОКУМЕНТА. Індексація - це присвоєння до­кументу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце його складання, виконання та зберігання. В кожній ор­ганізації повинна бути єдина і стабільна система індексування доку­ментів і простійне розташування складових частин індексу.

В основі індексування лежить номенклатура справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс скла­дається з порядкового номера документа й індексу справи заноме­нклатурою.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА. Тексту документа, що переви­щує 10 рядків, слід обов’язково давати заголовок, який складає ви­конавець. Заголовок до тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок означає зміст ділового папера. Нази­вається не лише поняття, про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на за питання: про що? Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника "Про". Заголовок зазвичай ставиться у лівому верхньому куті під номером і датою або посере­дині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно ско­рочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту, і полегшує його пошук.

ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ. Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне розв’язування комплексу питань, пов’язаних з документом, а саме щодо його:

· якості;

· своєчасності і доцільності;

· науково-технічного і економічного обґрунтування;

· відповідності чинному законодавству, правовим актам, що ви­значають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними з питань, що містяться у проекті документа.

Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування до­кумента. Віза - це підпис посадової особи на документі, який засві­дчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Вона включає особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує до­кумент, та дату візування. У разі необхідності може бути зазначена посада особи, яка візує документ.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не ви­стачає. Візи проставляються на примірниках, які залишаються в установі.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші паперу, про що робиться відповідний запис при візуванні

Із зауваженнями обов’язково знайомиться особа, яка підписує документ.

Крім того, проекти нормативно-правових актів організації пе­ревіряються працівниками юридичної служби на відповідність їх чинному законодавству і візуються ними у відповідності з існую­чими правилами.

Зовнішнє погодження здійснюється поставленням підпису у два способи:

· нижче реквізитів, якщо погоджень не багато;

· на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значним числом посадових осіб.

При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться під­пис і подається розшифровка підпису, наприклад:

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення доку­ментів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печа­тки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими ак­тами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, докумен­ти підписують керівник організації або його заступник, відповідно до повноважень. У деяких випадках документи можуть бути підпи­сані керівником певного структурного підрозділу, якщо це здійсне­но відповідно до компетенції керівника.

Реквізит "підпис".

складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться, повне найменування посади не вказується в тому випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адреса­та. Якщо таких відомостей немає, то найменування посади наводиться повністю;якщо документ підписують кілька осіб, то підписи розташо­вують один під іншим, у порядку субординації

у випадку, коли підписують документ керівники одного й того самого рівня, то підписирозташовують на одному рівні, на­приклад:

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті докумен­та, відсутня, то документ підписує її заступник або особа на яку по­кладено обов’язки відсутнього. При цьому обов’язково зазначаєть­ся посада особи, яка підписує документ, та вказується її прізвище (виправлення вносяться в текст чорнилом або на машинці, напри­клад: «В.О.», «Заст.» тощо.).

ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ. Ця процедура здійсню­ється у два способи, що мають однакову силу: грифом затверджен­ня і виданням відповідного розпорядчого документа - наказу, рі­шення, постанови.

Гриф затвердження проставляється у верхній частині доку­мента. Слово затверджую пишеться без лапок великими літерами,під ним вказується посада особи, яка затверджує документ, ста­виться підпис і наводиться його розшифровка, проставляється дата.

РЕЗОЛЮЦІЯ. Резолюція - це розпорядження керівника сто­совно виконання документа та призначення конкретного виконав­ця. Вона складається з таких елементів: прізвище виконавця (вико­навців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис кері­вника та дата.

ВІДМІТКИ ПРО ПРОХОДЖЕННЯ ТА ВИКОНАННЯ ДО­КУМЕНТА. Проходження документів в організації позначається такими реквізитами.

Про надходження (реєстрацію) документа робиться позначка на правому полі першого аркушадокумента. Вона проставляється у вигляді штампа, на якому зазначено скорочене найменування орга­нізації (установи), дата надходження документа та індекс.

Про взяття на контроль позначка проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) - пишеться слово «контроль» або літера «К».

Про виконання зазначають внизу документа зліва:

Про виконавця. Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, яка складається з прізвища та службо­вого телефону і зазначається зліва внизу на лицьовому боці остан­нього аркуша документа

ОФОРМЛЕННЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТІВ. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника підприємс­тва, організації або структурного підрозділу. Організація має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Однак це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні конто­ри та приватних нотаріусів. Також організація може вирішити пи­тання про копіювання документів про освіту, свідоцтва про наро­дження та одруження своїх працівників.

Копія документа виготовляється рукописним чи машинним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготов­лення копії рукописним і машинним способами текст документа ві­дтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії ори­гіналу.

Відмітка «копія» проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа.

НУМЕРАЦІЯ СТОРІНОК. Номери сторінок проставляються починаючи з другого аркуша вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв.

Згідно з основними положеннями єдиної державної системи документів (ЄДСД) складання і оформлення документів передбачає обов’язкову наявність таких їх атрибутів^[5]:

· зазначення установи-автора;

· найменування виду документа (включаючи лист);

· складання заголовка документа;

· адресування і датування документа;

· поставлення відміток про погодження тексту;

· засвідчення документа (підписання, затвердження, постав­лення печатки);

· поставлення відміток про проходження і виконання документа.

З переліку обов’язкових атрибутів документа видно, що кожен з них може включати в себе від одного до дев’яти реквізитів або взагалі вони можуть бути відсутні на бланку документа, але їх ная­вність дозволяє ефективно організувати рух документів. Напри­клад, зазначення установи автора може включати до дев’яти рекві­зитів; засвідчення документа - від одного до трьох; найменування виду документа - один.

Крім того, атрибути залежать від типів документів, тобто мо­жуть бути специфічними і зустрічатися лише у певної групи доку­ментів. Наприклад, вхідні документи поряд з базовими атрибутами мають такі специфічні: контрольний термін виконання, який чи за­значається безпосередньо у документі, чи вказується у чинному за­конодавстві щодо того або іншогодокумента, чи визначається кері­вником організації; контролююча особа (як правило, це керівник організації, який в резолюції призначає відповідального виконавця (виконавців) і терміни виконання документа). Слід зазначити, що даний атрибут не є характерним для всіх документів, а проставля­ється лише на найбільш важливих із них.

3. Пояснювальна записка — це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис­тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі рекві­зити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.