Пример. Необходимо вычислить средний оклад у работников бухгалтерии с именем Иван

Необходимо вычислить средний оклад у работников бухгалтерии с именем Иван. На рис. 6.23 продемонстрировано решение этой задачи.

6.7. Проверка вводимых значений

MS Excel предлагает специальное средство, позволяющее проверять, удовлетворяют ли заданным условиям вводимые в список значения. Можно задать допустимый тип данных (например, целые числа, даты, время или текст), диапазон разрешенных значений (например, целые числа от 1 до 31), указать перечень разрешенных значений (например, названия отделов предприятия). Следует отметить, что проверке подвергаются только значения, вводимые пользователем непосредственно в ячейки. Поэтому список может содержать некорректные данные, если они оказались там в результате операций копирования и вставки.

Чтобы задать условия проверки данных, нужно выделить диапазон ячеек, к которому должны применяться эти условия, затем воспользоваться командой Данные|Проверка…. На экране появится окно диалога Проверка вводимых значений, содержащее три вкладки: Параметры, Сообщение для ввода, Сообщение об ошибке.

Задание типа данных и допустимых значений

Вкладка Параметры позволяет задать тип и интервал значений, которые разрешается вводить. Тип значений выбирается из списка Тип данных:. Интервал значений задается с помощью списка Значение: и поля/полей ввода. Если выбрать в списке Значение операцию между или вне, то полей будет два, для остальных операций, как и на рис. 6.24, - одно. Надписи, сопровождающие поля, будут меняться в зависимости от выбранной операции.

Чтобы задать список допустимых значений, его нужно сначала сформировать на рабочем листе, а потом в раскрывающемся списке Тип данных выбрать вариант Список (рис. 6.25) и в поле Источник указать диапазон, в котором хранится список допустимых значений. Можно не создавать список на рабочем листе. Тогда значения для раскрывающего списка нужно указать в поле Источник, отделяя их друг от друга точкой с запятой:

Бухгалтерия; ПФО; ОК; Цех №1; Цех №2; Цех №3

Чтобы для проверки данных Excel использовал формулу, в раскрывающемся списке Тип данных нужно выбрать вариант Другой и затем ввести нужное выражение в поле Формула. Например, чтобы значение в ячейке А1 было больше значения в В1, нужно выделить ячейку А1, выбрать команду Данные|Проверка…, в раскрывающемся списке Тип данных указать Другой и затем ввести = А1 > В1 в поле Формула. Если перед выбором команды Данные|Проверка… выделен диапазон ячеек, то в формуле должны соответствующим образом использоваться относительные и абсолютные ссылки. Например, нужно обеспечить правильный ввод данных в ячейки из столбца А, и для проверки значений используется формула =А1 > В1. В этом случае Excel будет проверять условия А1 > В1, А2 > В2 и т. д. Если задать формулу =А1 > $В$1, то Excel будет проверять выполнение условий А1 > В1, А2 > В1, А3 > В1 и т. д.

Сообщение для ввода

Чтобы задать подсказку, которую Excel будет выводить при вводе значений в заданный диапазон, в окне диалога Проверка вводимых значений нужно воспользоваться вкладкой Сообщение для ввода. Здесь можно ввести заголовок и текст сообщения. Когда проверяемая ячейка будет выделена, это сообщение появится рядом с ней как примечание.

Задание сообщения об ошибке

Если в проверяемую ячейку введено неправильное значение, Excel выводит стандартное сообщение об ошибке и предлагает повторить или отменить ввод (в случае отмены восстанавливается прежнее содержимое ячейки). Вместо стандартного сообщения можно задать пользовательское. Для этого на вкладке Сообщение об ошибке (рис. 6.26) диалогового окна Проверка вводимых значений нужно ввести заголовок и текст сообщения.

Кроме того, в раскрывающемся списке Вид можно выбрать тип сообщения об ошибке:

- Останов,

- Предупреждение,

- Сообщение.

Эти три варианта отличаются значками, которые выводятся рядом с текстом сообщения, а также набором кнопок. Сообщение типа Останов позволяет пользователю повторить либо отменить ввод. Сообщение типа Предупреждение дает возможность пользователю наряду с этими возможностями сохранить введенное некорректное значение. Если выбран вариант Сообщение, то пользователь сможет сохранить введенное значение или отменить ввод, но ему не будет позволено повторить ввод.

Контрольные вопросы

1. Назовите элементы списка.

2. Какой список называют полнофункциональным?

3. Какие составляющие полнофункционального списка являются обязательными?

4. Что такое диапазон базы данных?

5. Что представляет собой диапазон критериев? Каково его назначение?

6. Что такое диапазон для извлечения? Каково его назначение?

7. Перечислите правила для определения местоположения списка.

8. Необходимо ли в диапазоне критериев указывать имена всех полей базы данных?

9. Необходимо ли в диапазоне для извлечения указывать имена всех полей базы данных?

10. Каким образом можно задать неограниченный (ограниченный) диапазон для извлечения?

11. Какие ограничения накладываются на имена полей базы данных в Excel?

12. Какими способами можно ввести данные в список? В чем сходство и в чем различие этих способов?

13. Как произвести сортировку полей списка по убыванию (по возрастанию)?

14. Что представляет собой сортировка в особом порядке?

15. Можно ли отсортировать список по шести полям?

16. Какими способами можно осуществить поиск и фильтрацию данных?

17. Назовите классификацию критериев поиска.

18. Как можно использовать форму данных для поиска и редактирования данных в списке?

19. Какими возможностями обладает автофильтр?

20. Можно ли использовать логическую операцию И при задании условия для автофильтра?

21. Можно ли использовать логическую операцию ИЛИ при задании условия для автофильтра?

22. Можно ли при использовании автофильтра задавать условия связанные одновременно логическими операциями И и ИЛИ?

23. Назовите особенности использования расширенного фильтра.

24. Можно ли использовать логическую операцию И при задании условия для расширенного фильтра?

25. Можно ли использовать логическую операцию ИЛИ при задании условия для расширенного фильтра?

26. Можно ли при использовании расширенного фильтра задавать условия связанные одновременно логическими операциями И и ИЛИ?

27. Укажите правила использования вычисляемых условий в расширенном фильтре.

28. Назовите особенности задания текстовых условий в расширенном фильтре.

29. Каким образом можно использовать подведение промежуточных итогов для анализа списка?

30. Опишите назначение функций СЧЕТЕСЛИ и СУММЕСЛИ.

31. Назовите известные Вам функции баз данных.

32. Можно ли каким-либо образом контролировать вводимые в список данные?

Варианты заданий

В соответствии с вариантом выберите из табл. 6.2 предметную область. Создайте на отдельном листе список, который должен содержать не менее 60 - 80 записей. Затем над созданным списком необходимо выполнить следующие действия:

- сортировку,

- поиск информации с помощью автофильтра,

- поиск информации с помощью расширенного фильтра,

- подведение итогов,

- анализ списка с помощью функции,

- проверку вводимых значений.

Рекомендуется каждое задание выполнять на отдельном листе; листы именовать в соответствии с выполняемым заданием (например, «Автофильтр», «Сортировка в особом порядке» и т.п.). Для этого потребуется копировать список на нужное количество листов.

Формулировка заданий для поиска информации с помощью автофильтра и расширенного фильтра, а также для анализа списка с помощью функций дана в общем виде. Например: «Найти всех сотрудников с фамилией на букву Буква». При решении задачи вместо Буква нужно подставить конкретное значение в соответствии с данными в списке.

1. Сортировка (табл. 6.3). Это задание состоит из двух пунктов: 1) сортировка по 4-м и более полям и 2) сортировка в особом порядке. Во втором столбце таблицы указаны поля, по которым нужно осуществить сортировку. В третьем столбце указано поле, для которого нужно осуществить сортировку в особом порядке. Порядок сортировки задать самостоятельно, но этот порядок должен отличатся от порядка «по убыванию» и «по возрастанию».

2. Автофильтр (табл. 6.4).

3. Расширенный фильтр (табл. 6.5). При формировании некоторых критериев отбора следует использовать вычисляемые условия.

4. Подведение промежуточных итогов (табл. 6.6). Итоги во многих вариантах нужно проводить в несколько этапов. При этом заменять текущие итоги не нужно.

5. Функции для анализа списка (табл. 6.7).

6. Проверка вводимых значений (табл. 6.8). В таблице указано поле, для которого требуется задать проверку вводимых значений. В некоторых вариантах даны рекомендации для реализации задания. В других нужно самостоятельно определить допустимые значения для указанного поля.

Таблица 6.2. Предметные области

№	Предметная область	Пояснения
1-4	Отдел кадров (Фамилия, Имя, Отчество, Отдел, Оклад, Пол, Дата рождения, Возраст, Дата приема на работу)	Поле Возраст необходимо рассчитывать по формуле
5-8	2. Деканат (Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Группа, Факультет, Предмет, Дата сдачи экзамена, Оценка (цифрой), Оценка (прописью))	Значения поля Оценка (прописью): Отлично, Хорошо и т.д. Это поле нужно заполнять с помощью формулы с использованием функции ЕСЛИ и значений поля Оценка (цифрой)
9-12	3. Нагрузка преподавателя (ФИО, Ученая степень, Должность, Кафедра, Название предмета, Специальность, Группа, Факультет, Вид занятия, Количество часов)	Значения поля Вид занятия: лекции, лабораторные работы, курсовая работа и т.д.
13-16	4. Продажи (Менеджер, Клиент, Вид сделки, Товар, Количество, Цена, Сумма, Дата)	Значения поля Вид сделки: поставка, продажа
17-20	Поставки (Дата поставки, Поставщик, Количество поставленной продукции, Способ перевозки, Транспортные издержки на единицу товара, Цена единицы продукции без транспортных издержек, Стоимость перевозимого товара, Общие транспортные расходы)	Значения поля Способ перевозки: ж/д, самолет и т.п. Поле Общие транспортные рас ходы необходимо рассчитывать по формуле

Таблица 6.3. Сортировка

№	Сортировка по 4-м и более полям	Сортировка в особом порядке
	Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения	Отдел
	Отдел, Фамилия, Имя, Отчество	Фамилия
	Дата рождения, Фамилия, Имя, Отчество	Отдел
	Оклад, Фамилия, Имя, Отчество, Отдел	Возраст
	Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Факультет	Факультет
Окончание табл. 6.3
№	Сортировка по 4-м и более полям	Сортировка в особом порядке
	Предмет, Дата сдачи экзамена, Фамилия, Имя, Отчество	Предмет
	Предмет, Оценка, Фамилия, Имя, Отчество	Группа
	Факультет, Предмет, Оценка, Группа, Фамилия, Имя, Отчество	Оценка
	Кафедра, Должность, Ученая степень, ФИО	Ученая степень
	Кафедра, ФИО, Факультет, Группа	Должность
	Название предмета, Кафедра, Должность, Ученая степень, ФИО	Вид занятия
	Вид занятия, Название предмета, Факультет, Группа, ФИО	Название предмета
	Менеджер, Клиент, Товар, Количество	Товар
	Клиент, Менеджер, Товар, Дата	Клиент
	Товар, Менеджер, Клиент, Сумма	Менеджер
	Дата, Менеджер, Товар, Клиент, Количество	Товар
	Поставщик, Способ перевозки, Стоимость перевозимого товара, Дата поставки	Способ перевозки
	Способ перевозки, Поставщик, Дата, Общие транспортные расходы	Поставщик
	Поставщик, Способ перевозки, Дата, Транспортные издержки на единицу товара	Способ перевозки
	Дата, Способ перевозки, Поставщик, Общие транспортные расходы, Количество поставленной продукции	Поставщик

Таблица 6.4. Автофильтр

№	Запрос
	Получить информацию о сотрудниках двух конкретных отделов, родившихся в период [ Дата1; Дата2 ] и принятых на работу позднее даты Дата3
	Получить информацию о мужчинах, имя которых начинается на букву Буква, отчество - «Иванович», с окладом ниже значения Оклад
	Получить информацию о женщинах, фамилии которых заканчиваются на «их» или «ко», в возрасте от 35 до 40 лет, работающих либо в отделе Отдел1, либо в отделе Отдел2
	Определить, есть ли в отделах Отдел1 и Отдел2 мужчины, размеры окладов которых относятся к пяти наибольшим на всем предприятии
	Отобразить информацию о студентах групп Группа1 и Группа2 по предмету Предмет с оценками Хорошо и Отлично
Окончание табл. 6.4
№	Запрос
	Найти информацию о студентах, сдавших экзамены по предметам Предмет1 и Предмет2 на оценку Отлично либо раньше даты Дата1, либо позже даты Дата2
	Найти студентов-отличников с двух факультетов Факультет1 и Факультет2, родившихся в период [ Дата1; Дата2 ]
	Найти информацию о студентах групп Группа1 и Группа2, сдавших экзамен по предмету Предмет либо на Неудовлетворительно, либо на Отлично
	Определить, читают ли лекции по предмету Предмет на факультетах Факультет1 и Факультет2 профессора
	Определить, в каких группах читает лекции и ведет лабораторные работы преподаватель Преподаватель
	Найти информацию о доцентах и ассистентах с фамилией Фамилия, которые проводят занятия по предмету Предмет на факультетах Факультет1 и Факультет2
	Найти всех преподавателей с кафедры Кафедра, которые ведут лабораторные работы и практические занятия в группах Группа1 и Группа2
	Найти информацию о деятельности менеджера Менеджер в период [ Дата1; Дата2 ]
	Определить клиентов, покупающих или поставляющих товары Товар1 и Товар2 в количестве больше Количество
	Найти информацию, связанную с покупкой или продажей товаров Товар1 и Товар2 клиентом Клиент на сумму С у мма и выше
	Определить 4 самые крупные сделки за последний месяц
	Найти информацию о поставках от поставщика Поставщик в период с Дата1 по Дата2
	Получить информацию о поставках от поставщика Поставщик способом перевозки Способ _ перевозки после даты Дата
	Определить, какими способами перевозки поставлялся товар от поставщиков Поставщик1 и Поставщик2 в период с Дата1 по Дата2
	Определить, какие поставщики использовали способы перевозки Способ_перевозки1 и Способ_перевозки2 с общими транспортными расходами меньше Сумма

Таблица 6.5. Расширенный фильтр

№	Запрос
	Найти работников отделов Отдел1 и Отдел2 с фамилиями, начинающимися на буквы Буква1 и Буква2, и окладами выше среднего оклада на предприятии
Продолжение табл. 6.5
№	Запрос
	Найти информацию о мужчинах из отдела Отдел1 в возрасте от Возраст1 до Возраст2 и о женщинах из отдела Отдел2 в возрасте от Возраст3 до Возраст4
	Определить, принимались ли на работу в отделы Отдел1 и Отдел2 несовершеннолетние
	Найти женщин из отдела Отдел1, родившихся в период [ Дата1; Дата2 ], и мужчин из отдела Отдел2, родившихся в период [ Дата3; Дата4 ]
	Найти информацию о студентах факультетов Факультет1 и Факультет2, сдававших экзамены в период с Дата1 по Дата2
	Определить студентов факультетов Факультет1 и Факультет2, сдавших экзамены по предмету Предмет на оценки Удовлетворительно или Хорошо
	Найти информацию о студентах в возрасте от Возраст1 до Возраст2, сдавших экзамены по предметам Предмет1 и Предмет2 на оценку Отлично
	Найти информацию о студенте Фамилия, сдавшем экзамен по предмету Предмет на оценку выше средней оценки по этому предмету по вузу
	Отобразить лекционные курсы, которые обеспечивает кафедра Кафедра, на которые отводится количество часов больше среднего количества часов, отводимых на лекционный курс
	Найти информацию о доцентах и ассистентах кафедр Кафедра1 и Кафедра2, которые проводят практические занятия и лабораторные работы на факультетах Факультет1 и Факультет2
	Найти дисциплины, изучаемые на факультете Факультет с минимальным количеством часов, отводимых на практические занятия
	Найти дисциплины, изучаемые на факультетах Факультет1 и Факультет2 с максимальным количеством часов, отводимых на практические занятия
	Отобразить информацию о сделках, проведенных менеджером Менеджер, с суммой, превышающей среднюю сумму сделки
	Найти информации о деятельности менеджера Менеджер1 по товару Товар1 и менеджера Менеджер2 по товару Товар2 в период [ Дата1; Дата2 ]
	Найти поставки от клиентов Клиент1 и Клиент2 на суммы, равные средней сумме поставки ± N руб.
	Отобразить информацию о сделках за период с Дата1 по Дата2, проведенных менеджерами Менеджер1, Менеджер2 и Менеджер3 по товарам Товар1, Товар2 и Товар3 на сумму, превышающую Сумма.
Окончание табл. 6.5
№	Запрос
	Найти поставки от поставщиков Поставщик1, Поставщик2 и Поставщик3 в период от Дата1 до Дата2 на суммы, превышающие среднюю сумму поставки в 1,2 раза
	Найти поставки от поставщиков Поставщик1, Поставщик2 и Поставщик3 способами перевозки Способ_перевозки1 и Способ_перевозки2 со стоимостью перевозимого товара от Сумма1 до Сумма2 рублей
	Пусть самые крупными поставки являются те, у которых количество поставленной продукции находится в пределах: максимальное количество поставленной продукции минус минимальное количество поставленной продукции. Определить, производились ли крупные поставки в период с Дата1 по Дата2 способами перевозки Способ_перевозки1 и Способ_перевозки2
	Для каждого способа перевозки в период с Дата1 по Дата2 найти поставки с транспортными издержками на единицу продукции ниже средней для соответствующего способа перевозки

Таблица 6.6. Подведение промежуточных итогов

№	Задание
	Определить средний оклад и сумму всех окладов в каждом отделе
	Определить количество и средний возраст сотрудников в каждом отделе
	Определить количество мужчин и женщин на предприятии и средний оклад мужчин и у женщин
	Определить минимальный и максимальный оклад в каждом отделе
	Определить среднюю оценку в каждой группе по каждому предмету
	Определить количество студентов в каждой группе и на каждом факультете
	Определить количество экзаменов, сданных каждым студентом, и средний балл студента
	Определить, сколько оценок Отлично, Хорошо, Удовлетворительно и Неудовлетворительно в каждой группе по каждому предмету
	Определить, сколько часов отводится на каждый предмет в каждой группе
	Определить для каждой кафедры общий объем нагрузки и объем нагрузки по видам занятий
	Определить общую нагрузку в часах и нагрузку по видам занятий для каждого преподавателя
	Определить, какие предметы ведет каждый преподаватель, и подсчитать его общую нагрузку в часах
Окончание табл. 6.6.
№	Задание
	Определить, на какую сумму каждый менеджер провел сделок, и на какую сумму каждый менеджер провел сделок с каждым клиентом
	Определить общую сумму сделок каждого менеджера, а также сумму поставок и продаж, проведенных каждым менеджером
	Определить, сколько каждого товара поставлено и отпущено
	Определить, какое количество товара поставил и закупил каждый клиент
	Определить общее количество поставленной продукции от каждого поставщика, а также количество поставленной продукции каждым способом перевозки
	Определить количество поставленной продукции каждым способом перевозки и среднюю стоимость транспортных расходов
	Определить транспортные расходы для каждого способа перевозки, а также транспортные расходы каждого поставщика
	Определить общую стоимость перевозимого товара от каждого поставщика и стоимость перевозимого товара каждым способом перевозки

Таблица 6.7. Функции для анализа списка

№	Задание
	Подсчитать средний оклад мужчин старше 50 лет
	Подсчитать минимальный оклад у женщин, работающих в отделе Отдел
	Подсчитать количество человек, принятых на работу после даты Дата
	Подсчитать количество сотрудников отдела Отдел
	Подсчитать количество студентов, обучающихся на факультете Факультет
	Подсчитать, сколько студентов группы Группа получили по предмету Предмет оценку Отлично
	Подсчитать средний балл в группе Группа по предмету Предмет
	Подсчитать средний балл студента Фамилия по всем предметам
	Подсчитать, сколько курсовых работ у группы Группа
	Подсчитать общую нагрузку преподавателя Преподаватель
	Определить, сколько лекционных курсов у преподавателя Преподаватель
	Подсчитать, какой объем времени отводится преподавателю Преподаватель на проведение курсовых работ
	Определить, на какую сумму был поставлен товар Товар от клиента Клиент
	Определить, на какую сумму был отпущен товар Товар клиенту Клиент
	Определить среднюю цену, по которой поставлялся товар Товар
Окончание табл. 6.7.
№	Задание
	Определить максимальную цену, по которой был продан товар Товар
	Определить общую стоимость товара, перевозимого от поставщика Поставщик способом перевозки Способ _ перевозки
	Определить среднюю стоимость транспортных расходов для поставщика Поставщик
	Определить среднюю стоимость транспортных расходов для способа перевозки Способ_перевозки
	Определить максимальную стоимость перевозимого товара от поставщика Поставщик

Таблица 6.8. Проверка вводимых значений