Теоретические аспекты изучения документального потока

Понятие документопоток было введено в библиографическую науку в 60-х гг. XX в. И долгое время обозначало совокупность документов, поступающих на вход какой либо системы коммуникаций (автоматизированной ИПС, библиотеки) [62]. В каждый момент своего существования документопоток адекватно отражает накопленные знания об окружающем мире. Таким образом, анализ количественных и качественных характеристик документопотока дает возможность представить в статике и динамике результаты социальной деятельности.

Внимание, уделяемое исследователями документальным потокам, объяснимо. Во-первых, документальный поток является существенным элементом информационной среды. Ведущая роль документа в современной системе передачи знаний подробно обосновывалась учеными, представляющими различные отрасли науки (а именно Г.Ф. Гордукаловой, Л.А. Юдиной, О.М. Зусьмана). Используя данные о состоянии документального потока, можно следить за развитием того или иного научного направления, получать довольно точные сведения, характеризующие культурную среду в целом или отдельные ее сегменты, заниматься социальным проектированием и моделированием, строить прогноз поведения любого объекта, имеющего так называемый документальный шлейф.

Во-вторых, документальный поток можно очень детально охарактеризовать благодаря наличию устойчивых качеств, присущих каждому документу (содержание, тип, жанр, вид публикации, язык.), которые можно измерить, а количественные значения легко интерпретировать. Это дает возможность многоаспектного наблюдения за документальным потоком.

В-третьих, изучение документального потока дает о нем представления в комплексном виде: концептуальном, фактографическом и графическом. Такая подача результатов исследования является принципиально новой формой свернутого знания об объекте наблюдения. Это влияет на восприятие данных, полученных в ходе анализа, и расширяет возможности их внедрения в практику.

В-четвертых, документальный поток позволяет решать многие внутрисистемные задачи, связанные с повышением качества комплектования фондов, улучшением потребительских свойств создаваемых информационных продуктов и услуг, планированием и координацией работы информационных учреждений, оптимальным использованием имеющихся интеллектуальных и материальных ресурсов данной организации, усилением технологической дисциплины при обработке документального потока, проведением маркетинговых исследований, без которых в современных условиях невозможно занять устойчивые позиции на отечественном и мировом информационном рынке.

Наконец, процедура работы с документальными потоками достаточно точно отработана и описана во многих научных трудах библиографов, информатиков, математиков и других ученых.

Основные характеристики документопотока: содержание, структура, цикличность, направление, объем.

Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов. Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота.

Существует несколько направлений анализа системы научных документов.

Количественный анализ документопотока осуществляется по следующим аспектам: изменению по времени (по годам); по отраслям науки; научным направлениям; проблемам и конкурирующим решениям; по станам и группам стран; по взаимосвязи различных параметров (число документов – число авторов, число документов – страна – тематическое направление) [3].

Анализ структуры документопотока предполагает выявление соотношения между различными видами и типами документов, изучение потока по характеру публикаций (соотношение между теоретическими, прикладными, экспериментальными работами, фактами, методами и концепциями) [4].

Изучение информационных связей направлено на их выявление между отдельными научными дисциплинами, между странами, научными школами, учеными, на определение и интенсивности связей, каналов передачи информации.

В мировой науке накоплен значительный арсенал разнообразных методов, подходов и технологий, направленных на получение качественной картины состояния и развития того или иного научного направления, изучения эффективности научных исследований. Существенный вклад в исследование данной проблемы внесли представители различных областей знания – науковеды, социологи, библиотековеды и др. В первую очередь, это значительные работы Г.М. Доброва [34], В.В. Налимова и З.М. Мульченко [80], С.Д. Хайтуна, В.М. Мотылева, Г.Ф. Гордукаловой [22, 23, 24, 25, 26], В.И. Горьковой [27], В.А. Маркусовой, И.В. Маршаковой, Ю. Гарфилда и др. Все большей популярностью пользуются формализованные подходы к изучению наук, среди которых наиболее часто используемые и активно развивающиеся в последние десятилетия – библиометрические методы, сущность которых заключается в подсчете, сочетании, истолковании и сравнении некоторых элементов документопотока. Используя различные информационные ресурсы можно проводить анализ весьма оперативно и получать точные количественные индикаторы. Перспективы дальнейшего развития библиометрии бесспорны.

Первые попытки изучения тенденции роста документального потока привели к выводу о предельно высоких темпов увеличения его объема. Появилось понятие «информационный взрыв» и «информационный кризис».

Библиометрические подходы к изучению процессов распространения информации связаны с именами Дж. К. Ципфа («Распределение Ципфа»), С.К. Бредфорда («Закон рассеяния Бредфорда»), В.К. Брукса (уточненная математическая формулировка «закона рассеяния»), А. Лотка («закон обратного квадрата», описывающий распределение авторов в зависимости от количества опубликованных ими статей). Значение этих законов в том, что их основатели положили начало системному исследованию документопотоков, и, соответственно, сыграли значительную роль в становлении библиометрии [89]. Можно утверждать, что на сегодняшний день они являются методологической основой при изучении документопотоков. Закономерности концентрации и рассеяния информации позволяют сориентироваться в огромном количестве изданий и выбирать соответствующие изучаемой области знания; законы распределения характеризуют результаты научного труда с большой точностью. Применение этих методов в управлении массивами журналов или для оценки научного влияния периодики, авторов, статей, исследований, – важное условие получения объективной информации об эффективности научной деятельности и информационного сопровождения науки.

Изначально количественные исследования документопотока определяли как «статистическая библиография». Этот термин в 1923 году ввел Э. Халм, применив его к ранжированию стран по числу журнальных статей в определенных областях [85]. Термин не закрепился, т.к. недостаточно точно описывал предмет исследования и отличался семантической многозначностью (например, мог пониматься как библиография по статистике). Его заменил термин «библиометрия», введенный в 1969 году английским ученым А. Причардом, определяемый изначально как применение математических и статистических методов в области научной коммуникации [88]. В дальнейшем были предложены различные варианты определения библиометрии.

Термин «библиометрия» был введен в научную литературу в 1969 году. Библиометрические исследования документов построены на анализе библиографических данных (заглавие, автор). Библиометрия - применение математических и статистических методов к изучению книг, периодических изданий и проч. Следует еще раз констатировать, что на сегодняшний день не существует единой трактовки понятия «библиометрия». Несмотря на появление ряда теоретических работ, термин остается расплывчатым, формулировки нуждаются в уточнении.

Документальный поток – множество семантически взаимосвязанных документов разного типа, жанра, – книг, статей, опытно-конструкторских разработок, алгоритмов и программ, диссертаций.

Документальный поток отражает в каждый момент своего существования накопленные знания об окружающем мире – факты, гипотезы, теории о составе, структуре и взаимосвязях конкретных артефактов (объектов созданных человеком) и природных объектах познаваемых человеком. Благодаря этому документальный поток тематически структурирован. Его развитие (пополнение новыми элементами) вызвано получением в обществе каких-либо новых знаний об изучаемом, производимом или модернизируемом объекте [22].

Как и любая, длительно существующая система, документальный поток обладает собственной структурой и внутренними закономерностями развития (тенденции роста его объема, старения документов в нем, развитие структур). Документальный поток является множеством взаимосвязанных элементов только по существу, физически же они рассеяны по времени и в пространстве.

Каждый элемент документального потока может быть описан набором признаков – время выхода в свет, тематика, тип, вид и жанр документа, его объем создания и опубликования, частота использования, ценностные свойства.

Свойства микропотоков документов описываются также многими показателями – темпы старения в них документов, степень концентрации и рассеяния публикаций по научным журналам.

К структуре документального потока относятся:

Документ - это материальный носитель с закрепленной на ней социальной (функционирующей в обществе) информацией в т.ч. научной, учебной, производственной [67].

Документы подразделяются на: опубликованные и неопубликованные. Опубликованные документы - документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку. Неопубликованные документы - документы, не прошедшие редакционно-издательскую обработку и существующие на правах рукописи. Документов принадлежащих к этим двум группам много. Воспользовавшись нужным ему документом, пользователь (потребитель) уменьшает свое незнание, а документ, таким образом, выполняет свою информационную функцию.

Выделяют две основные разновидности документов: первичные и вторичные документы [54]. В первичных документах содержатся непосредственные результаты научных исследований и разработок, новые научные сведения или новое осмысление известных фактов и идей. Первичный документ – любой материальный носитель, непосредственно фиксирующий любой результат познания реального мира или духовной, творческой и информационной деятельности (в виде описания фактов, отношений между ними, выявленных закономерностей, концепций, гипотез). Уже само по себе определение первичного документа свидетельствует о признаках его дифференциации.

Первичные документы различаются в зависимости от материального носителя (формы), видов распространения, способов распространения (группы) и содержания, характеризуемого очень важными для селективных процессов отличительными особенностями (типы). Но самым важным признаком дифференциации первичного документа является их содержание. Оно определяет все практически селективные процессы, т.е. процессы предпочтения, оценки, экспертизы ценности, определяющие выбор информации. Содержание характеризуется следующими признаками: характер изложения; терминологические особенности; структура документа; вид фиксируемой информации и способ ее фиксации.

Все разнообразие первичных опубликованных документов зафиксировано в государственном стандарте (ГОСТ 7.60-2003 СИБИД. Издания. Основные виды. Термины и определения) [91]. Документы могут быть классифицированы по различным основаниям. В основном это выделение типов по: периодичности; составу основного текста; знаковой природе информации; характеру обращения.

Кроме первичных документов в системе научной информации существует понятие вторичного документа. Вторичные документы – результат различных процессов информационного анализа первичных документов с целью их комфортного, экономичного использования для выполнения разнообразных функций деятельности.

Специалист каждой предметной области должен четко представлять себе особенности «своего» сегмента документального потока по типо-видовым и хронологическим характеристикам, а также по языку (стране). Кроме этого специалист должен знать ядро научных журналов своего профиля и иметь представление об основных источниках вторичной информации.

Мера ценности и актуальности документов в значительной степени зависит от условий их функционирования, то есть создания, распространения и использования этих документов специалистом. В любом случае оценка конкретной информации и конкретного документа возможна только после того, как они найдены, на качественном уровне и конкретным пользователем.

Оценка группы документов, может быть осуществлена формальными способами с помощью специальных методов и специальных информационных источников количественными методами.