Microsoft Word: Создание формы

Использование форм

Формы — это Word-документы, состоящие, с одной стороны, из фиксированных неизменных элементов (текста, графики и т.п.), а с другой — из заполняемых пользователем полей форм. При заполнении поля формы можно вводить информацию с клавиа­туры или выбирать из списка доступных значений. С точки зрения обычного бумажного делопроизводства формы.— это электрон­ные аналоги бумажных бланков, процесс заполнения которых уп­рощен и нормализован благодаря ограничению возможностей некорректных действий пользователя.

Обзор. Формы

В большинстве случаев основу формы составляет обычная таблица, отформатированная в соответствии с потребностями пользователя. Формы рекомендуется создавать в виде шаблонов докумен­тов, чтобы используемые макросы или элементы Автотекста сохранялись вместе с формой и были доступны при заполне­нии. Вставка полей формы в таблицу превращает ее в форму. Су­ществует три разновидности полей формы:

Текстовое поле (в такое поле пользователь должен что-либо ввести с клавиатуры),

Флажок (пользователь может установить или сбросить это поле),

Со списком (в этом поле пользователь может задать значение, выбрав его из списка допустимых элементов).

Защитив документ-форму, разработчик исключает опасность случайных (или преднамеренных) изменений самой формы пользователем. Но защищенную форму можно заполнять, вводя значения в поля. С целью упрощения процесса заполнения формы можно для каждого поля при проектировании сформировать справку. В такую справку входит текст, выводимый в строке состояния во время обращения к данному полю в ходе заполнения формы, и текст, выводимый на экран по нажатию клавиши [F1] для активного поля формы. Форматирование, используемое для содержимого поля формы, назначается при создании формы и не может быть изменено пользователем во время заполнения формы.

При желании можно распечатать и сохранить только содер­жимое полей формы. Для создания форм в Word предусмотрена специальная па­нель инструментов Формы.

Обзор. Поля формы

В формах используются поля трех типов:

Текстовые поля. Это поля, в которые пользователь может ввести какую-либо информацию. Какова длина вводимых данных и каким критериям они должны отвечать, определяется с помощью опций.

Флажки. Это поля, существующие в двух состояниях: активизирован­ном (установленном) или неактивизированном (сброшенном).

Поля со списками При создании такого поля задается список допустимых зна­чений. При заполнении формы пользователь может выбрать зна­чение этого поля из списка.

Обзор. Параметры полей формы

При создании поля формы в диалоговом окне Параметры можно задать параметры поля. Структура окна Параметры и набор доступных для установки опций зависят от типа поля формы.

Некоторые опции можно задавать для поля формы любого типа. К таким опциям относятся, например, выполняемые макросы, за­кладки или текст справки.

Параметры полей формы, не зависящие от типа поля

Для любого поля формы можно задать автоматический запуск определенного макроса при активизации/деактивизации поля. Соответствующие установки выполняются в диалоговом окне Параметры в группе Выполнить макрос. Выбранная в поле при входе макрокоманда запускается, как только поле формы активизируется в режиме заполнения. Макрокоманда, заданная в поле при выходе, выполняется, как только вы покидаете поле формы. Обозначение поля формы закладкой. Для обращения к полям формы в макрокомандах необходи­мо, чтобы поля были обозначены закладками. В поле ввода Закладка следует ввести имя, отвечающее обычным требованиям, предъявляемым к наименованиям закладок.

Параметры текстовых полей

Поле Тип определяет тип содержимого текстового поля формы.

Простой текст следует выбирать во всех тех случаях, когда в поле должен быть разрешен ввод любых алфавитно-циф­ровых символов (включая специальные символы).

Число разрешает ввод только чисел.

Дата позволяет вводить в данное поле только значения даты.

Текущая дата, Текущее время вставляют соответствую­щие значения в поле формы и одновременно блокируют данное поле для пользователя.

Вычисление следует выбирать в тех случаях, когда в поле необходимо ввести математическое выражение {Форму­ла}.

Поле Текст по умолчанию позволяет ввести текст, который по умолчанию заносится в данное поле формы при заполнении.

Поле Формат текста определяет форматирование содержи­мого текстового поля формы.

Имя поля Формат текста и список доступных значений в нем зависят от типа содержимого текстового поля, выбранного в поле Тип. Поле Максимальная длина позволяет задать предельную длину цепочки символов, вводимой в текстовое поле формы. Для снятия ограничений на длину вводимой цепочки сим­волов задайте в этом поле значение «не ограничена». Сбросив флажок Разрешить изменения, пользователь за­прещает изменение содержимого данного поля при заполне­нии формы.

Параметры флажков

В группе Размер флажка задается размер изображения флажка в документе:

Опция Авто подгоняет размер к окружающему тексту, Точно устанавливает точный размер контрольного индикатора. В группе Состояние по умолчанию задается предустановка состояния флажка. Опция Снят задает сброшенное состояние, а Установлен установленное.

Параметры полей со списками

Поле Элемент списка позволяет ввести текст, который будет добавлен в список поля со списком посредством кнопки До­бавить. Кнопка Удалить удаляет элемент, выделенный в данный мо­мент в списке элементов. Кнопки Порядок (две кнопки со стрелками) позволяют пере­ставить выделенный в списке элемент. Сбросив флажок Разрешить изменения, пользователь за­прещает изменение содержимого данного поля при заполне­нии формы.

Создание формы

Прежде всего традиционным способом введите в Word-документ тот текст, который должен появиться в форме в качестве неиз­менного. Соответствующим образом отформатируйте его. Во многих случаях для построения формы лучше всего использовать таблицу.

Процедура. Создание формы

Введите неизменный текст формы и отформатируйте его. Выведите на экран панель инструментов Формы. Можно обойтись и без нее, но ее присутствие на экране значительно облегчает процедуру создания. Разместите необходимые поля формы в документе, задайте параметры этих полей (см. выше). При заполнении формы в эти поля пользователь должен вводить информацию. Осталь­ные составные части формы пользователь при заполнении не сможет изменить. Защитите форму от изменений, используя для этого в панели инструментов Формы кнопку Защита формы. Или: Выполните команду Сервис/Установить защиту и выберите опцию Ввод данных в поля форм. При необходимости можно ввести пароль: знающий его пользователь сможет снять защи­ту с документа.

Защищенный документ разрешает только заполнение полей формы, а изменение структуры документа, содержимого неиз­менной части текста и расположения/параметров полей за­прещено. Сохраните форму. Сохранить форму лучше всего в виде шаб­лона. Создание документа на базе такого шаблона открывает пустую форму.

Процедура. Вставка поля формы

Поместите курсор в ту позицию, где следует расположить поле формы. Выполните команду Вставка/Поле формы и в группе Тип поля выберите нужный тип (см. выше раздел «Обзор»). Нажав кнопку Параметры, задайте свойства поля формы. Набор доступных для задания параметров зависит от типа поля (см. выше). Вставьте сконфигурированное поле формы в документ, нажи­мая ОК или [Enter]. Поле формы вставляется в виде кода поля, который можно увидеть в режиме отображения кодов полей.

Вставьте описанным способом остальные поля формы в до­кумент.

Процедура. Заполнение формы

Выполните команду Файл/Создать и в качестве шаблона в берите требуемую форму.

Перейдите в первое подлежащее заполнению поле, щелки на нем мышью, и введите в него необходимое значение. Поля флажков устанавливаются/сбрасываются клавиш [пробел] или щелчком мыши на поле. Поля списков разворачиваются щелчком мыши на поле. Выбор значения из списка осуществляется мышью или клавишами управления курсором с последующим нажатием [Enter].

При необходимости запросите справочную информацию. Если для данного поля формы определен справочный текст он будет выведен в строке состояния или при нажатии [Ft

С помощью клавиши [Tab] или клавиш управления курсор) перейдите в следующее поле. Нажимая [Shift]+[Tab], можно вернуться в предыдущее поле.

Заполните остальные поля.

Сохраните документ или данные командой Файл/Сохранить Если задан режим сохранения только данных, Word автоматически устанавливает в диалоговом окне Сохранение доку­мента тип файла Только текст и предлагает расширение.имени файла.ТХТ.

При необходимости распечатайте форму. В зависимости от того, был ли перед печатью документа в диалоговом окне Сер­вис/Параметры на вкладке Печать установлен флажок Пе­чатать только данные для форм, будут отпечатаны либо только данные формы (флажок установлен), либо вся форма (флажок сброшен).

Закройте окно документа с формой.