Создание таблиц и редактирование средствами Microsoft Word

Текстовый процессор Microsoft Word предоставляет пользователям усовершенствованные средства обработки таблиц. Таблица служит для размещения данных в строках и столбцах. Прямоугольная область на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Ввод текста в ячейки не отличается от ввода текста в другие части документа за исключением того, что при нажатии клавиши Tab или при помощи курсора можно переместиться к следую­щей ячейке. Для таблиц реализован такой же интерфейс как для текстов, формул и т.п. Ширину столбцов можно изменять с помощью мыши или специальных клавиш после создания таблицы, а высота строки приводится в соответствие с введенными данными; верстка строк выполняется автоматически.

Для создания таблиц Word предоставляет две возможности: создать пустую таблицу и затем заполнить её графы; преобразовать в таблицу существующий текст. Создать пустую таблицу можно при помощи команды меню Таблица / Добавить таблицу ... или используя кнопку на панели инструментов Стандартная, после чего мышью устанавливают размер таблицы.

После создания ячейки таблицы пусты и имеют одинаковый размер, определяемый стилем абзаца, в котором находится курсор. Согласно стандарту столбцы и строки таблицы на экране разделяются пунктирными линиями, которые предназначены для ориентировки и на печать не выводятся. Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором. Данные обычно вводятся в ячейки последовательно. При создании новой таблицы с помощью команды меню Таблица / Добавить Таблицуможно задать ширину столбцов посредством выбора опции Авто. При этом Word будет сам вычислять ширину столбцов в зависимости от их количества и размера страницы документа. Преобразование текста в таблицу осуществляется следующим образом: выделить строки в тексте, которые нужно преобразовать в таблицу; включить изображение сетки таблицы с помощью команды меню Таблица / Линии сетки; выбрать команду Таблица / Преобразовать текст. Для преобразования таблицы в текст необходимо мышью щелкнуть по таблице и выполнить командуТаблица / Выделить таблицу, затем Таблица / Преобразовать в текст, далее выделить символ, который будет использован в качестве разделителя текста в ячейках и щелкнуть ОК.

В готовую таблицу всегда можно внести изменения: вставить или удалить строку, столбец или ячейку, изменить ширину столбца, высоту строки, расстояние между столбцами. В редакторе Word предусмотрены два альтернативных способа редактирования таблиц: с помощью мыши и с помощью команд меню. В некоторых ситуациях использование мыши ускоряет работу, да и сам процесс внесения изменений с помощью мыши нагляднее. Если необходимо дополнить таблицу новыми данными или удалить лишнюю информацию, объединить несколько ячеек в одну, вставить или удалить столбцы и(или) строки, целесообразно применять команды меню, предназначенные для создания и редактирования таблиц, которые содержатся в пункте меню Таблица. Каждая таблица состоит из определенного числа ячеек. Если включено изображение разделительных линий таблицы с помощью команды Таблица /Отображать сетку, то хорошо видно все ячейки таблицы. Для перемещения текстового курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab.Выделить текст в таблице можно с помощью мыши или с помощью клавиш. Для того, чтобы выделить отдельные символы в таблице, можно использовать комбинации клавиш Shift в сочетании с клавишами управления курсором. Выделение начинается по текущей колонке и может быть продолжено по всей таблице.Для выделения отдельной ячейки таблицы с помощью мыши можно три раза щелкнуть мышью в этой ячейке или использовать полосу выделения, которая есть у каждой ячейки таблицы между линией сетки и текстом ячейки.

Для того, чтобы выделить отдельную колонку таблицы с помощью мыши, необходимо переместить указатель мыши наверх таблицы, где он примет форму черной стрелки, направленной вниз, а затем щелкнуть мышью. Выделение строки таблицы происходит аналогично выделению строки текста: с помощью полосы выделения слева от границы документа. Также для выделения отдельных строк и колонок таблицы можно воспользоваться командами меню Таблица/Выделить строку и Таблица / Выделить столбец. Для того, чтобы добавить новую строку к ранее созданной таблице, необходимо выделить строку, над которой нужно вставить новую, перетащить указатель мыши вниз, чтобы выделить столько строк, сколько нужно вставить, щелкнуть кнопку на панели инструментов Стандартная. Для вставки столбцов достаточно выделить столбец, слева от которого нужно вставить новые столбцы, перетащить указатель мыши вправо, чтобы выде­лить столько столбцов, сколько необходимо вставить и щелкнуть кнопкуДобавить столбцы на панели инструментовСтан­дартная. При удалении ячеек необходимо указать, куда будут сдвигаться оставшиеся ячейки. Для этого необходимо установить текстовой курсор в ту ячейку, которую нужно удалить, выбрать команду Таблица / Удалить ячейки. В появившемся диалоговом окне выбрать соответствующую опцию, (например, со сдвигом влево) и нажать кнопку ОК. Для удаления строк и столбцов выделить строки или столбцы, которые нужно удалить, щелкнуть по ним правой кнопкой мыши, выбрать команду Удалить строки или Удалитьстолбцы. Редактирование таблицы заключается не только в добавлении и удалении строк и столбцов, но и в изменении их размеров в соответствии с вводимым в таблицу текстом. Например, чтобы расположить в первой строке таблицы заголовок, который не умещается в одной ячейке, нужно объединить ее с соседней ячейкой. Иногда, наоборот, ячейку необходимо разбить на две ячейки. Также можно изменять ширину столбца и высоту строки. Для разбиения одной ячейки на несколько достаточно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать командуРазбить ячейки или команду меню Таблица / Разбить ячейки. Далее указать, на сколько строк и столбцов нужно разбить выделенную ячейку, и щелкнутьОК. Для объединения двух или нескольких ячеек в одну необходимо выделить эти ячейки, затем выполнить команду Таблица/Объединить ячейки или воспользоваться аналогичной командой из контекстное меню.Для регулировки ширины столбцов нужно выделить столбцы, ширину которых нужно изменить, затем выбрать менюТаблица/Высота и ширина ячеек, щелкнуть вкладкуСтолбец. Для указания точной ширины ввести нужное значе­ние в поле Ширина столбца, щелкнуть ОК. С помощью этой команды можно устанавливать ширину, как отдельного столбца, так и всех столбцов таблицы. Выбор нужных столбцов осуществляется с помощью кнопок Следующая строка и Предыдущая строка. Значение в поле Интервал Между столбцами, относится всегда ко всей таблице и задает расстояние между столбцами таблицы. Для регулировки высоты строк необходимо выделить строки, высоту которых нужно изменить; выбрать в меню Таблица/Высота и ширина ячеек, щелкнуть вкладку Строка из списка Высота строк для указания точного значения. Если таблица занимает несколько страниц документа, можно установить автоматическое повторение первой строки таблицы, в которой обычно содержатся заголовки столбцов, в начале каждой новой страницы. Для этого необходимо выбрать команду меню Таблица/Заголовки.