Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную.
Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которая должна иметь каждая организация.
Индивидуальная номенклатура - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.
Назначение номенклатуры дел.
В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций:
1. Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.
2. Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.
3. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.
4. Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.
5. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.
Формирование дел - это группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.
Есть несколько правил, которыми нужно руководствоваться, чтобы оформление дел было упорядоченным и четким. Они установлены пунктом 3.5 Основных правил работы архивов организаций. Вот эти правила:
· подшивайте в дела только те документы, что предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появляются какие-либо не предусмотренные номенклатурой документы, формируйте их в отдельные дела (для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера, см. главу «Номенклатура дел»);
· подшивайте документы в дела только после их исполнения, ведь неисполненный документ может еще понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;
· подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
· подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Многочисленные экземпляры и копии засоряют дела. Исключение могут составлять экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;
· в деле должно быть не более 250 листов. Слишком объемными делами неудобно пользоваться. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части)
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:
· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
· какие документы ставятся на контроль;
· этапы контроля исполнения документов;
· сроки исполнения документов;
· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
Дата публикования: 2015-02-03; Прочитано: 336 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!