Contract # 5

¨ Текст письма (letter body). То, что и как вы напишите в письме будет предметом нашего курса, однако стоит сказать несколько слов о том, как в последнее время оформляются и какая пунктуация характерна для деловых писем. В связи с распространением компьютеров стало популярным оформление, когда текст в начале абзаца пишется без отступов, а абзацы отделяются друг от друга пустой строкой. При этом все части письма (ссылки, адрес, дата, вступительная и заключительная формы вежливости, тема письма) начинаются от левого края страницы. Запятые в конце каждой строки адреса, после вступительной и заключительной форм вежливости отсутствуют. Такое оформление получило название full block style.

Следует отметить, что в деловой практике каждой фирмы могут быть свои варианты оформления писем. Это касается и размещения различных частей письма в правой или левой стороне страницы, и пунктуации (наличия или отсутствия запятых в вышеназванных случаях).

¨ Заключительная форма вежливости (closing salutation). В основном в деловой корреспонденции используются следующие выражения. Если письмо начинается со слов Dear Sirs/ Dear Madam, то заканчивать его следует Yours faithfully или Faithfully yours. Если письмо носит менее официальный характер, то начиная со слов Dear Mr Smith / Dear Mrs Smith или Dear John, закончить его надо Sincerely yours. В американском английском предпочтителен вариант Truly yours.

Обратите внимание: при обращении к женщине кроме традиционных Miss/ Mrs Smith в последнее время используется еще одно обращение - Ms Smith. Изначально оно появилось среди феминисток, а позже стало использоваться в тех случаях, когда вы не знаете семейное положение адресата. Рекомендуем после имени в конце письма в скобках указывать предпочитаемое обращение, например:

¨ Подпись (signature). Под подписью следует дать расшифровку с указанием должности (см. выше).

¨ Приложения (enclosures). В левом нижнем углу указывается количество приложений, если с данным письмом отправляются различные документы. Эта практика может быть полезна, особенно, если письмо адресовано в крупную компанию, где оно будет вскрыто в канцелярии и затем передано в соответствующий отдел. Указывая количество приложений, вы обеспечиваете большую вероятность того, что все посланные вами документы достигнут адресата и не затеряются.